Langkau ke kandungan
EventConsultant.com.my
ENBM中文
Menu

Menggabungkan AGM dengan persidangan profesional

Jawatankuasa anda mahu mengadakan AGM semasa persidangan tahunan supaya ahli hanya bermusafir sekali.

Rancang AGM dan persidangan bersamaMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Menggabungkan kedua-duanya boleh meningkatkan kehadiran AGM dan menjimatkan perjalanan ahli. Ia juga meletakkan mesyuarat rasmi tertutup dalam acara awam dan komersial, dan kedua-duanya mempunyai peraturan, khalayak dan masa berbeza.

Tentukan urutan, bilik dan peraturan akses dahulu. Kemudian sahkan dengan setiausaha bahawa keperluan AGM, seperti notis dan siapa boleh hadir, tidak terjejas kerana menjadi sebahagian program lebih besar.

Pilihan untuk menggabungkan

Tiga cara meletakkan AGM
PilihanCara berfungsiPertukaran
Sebelum persidanganAGM dahulu, kemudian persidangan dibukaKuorum tidak bergantung pada ketibaan perwakilan; permulaan awal untuk yang bermusafir
Dalam programAGM sebagai slot tetap antara sesiMudah untuk hadirin; bilik mesti ditutup untuk ahli, dan masa rehat ketat
Selepas persidanganAGM menutup hari ituAhli mungkin pulang awal; kuorum boleh tidak pasti

Apa yang berubah apabila berkongsi program

  • Khalayak: perwakilan persidangan termasuk bukan ahli, tetamu dan penaja. AGM mungkin untuk ahli sahaja; tanya setiausaha siapa boleh hadir.
  • Bilik: AGM mungkin memerlukan bilik berasingan atau yang boleh ditutup. Lihat akses ahli sahaja.
  • Notis: notis AGM ialah dokumen persatuan sendiri. Program persidangan tidak menggantikannya.
  • Dokumen: kertas AGM dan bahan persidangan awam perlu dikendalikan berasingan. Lihat memisahkan dokumen mesyuarat.
  • Masa: mesyuarat rasmi boleh melebihi masa. Rancang penampan dan tanya pengerusi cara menanganinya.

Urutan keputusan

  1. Tanya setiausaha apa kata perlembagaan tentang masa, notis dan kehadiran AGM, dan catat sebarang kekangan tarikh.
  2. Pilih slot bersama pengerusi: sebelum, dalam atau selepas.
  3. Tentukan bilik dan akses: bilik berasingan, atau dewan utama dengan bukan ahli keluar sementara.
  4. Sediakan pendaftaran supaya kehadiran AGM direkodkan berasingan daripada pendaftaran persidangan.
  5. Setujui aturcara hari yang permulaan, penampan dan penutup AGM ditetapkan pengerusi, dan sesi persidangan menyesuaikan diri.
  6. Senaraikan apa yang penaja dan pempamer akan buat semasa AGM, dan beri taklimat kepada mereka.

Perangkap

  • Memberitahu perwakilan AGM sebahagian persidangan tanpa memberitahu ahli bahawa ia mempunyai notis sendiri.
  • Tiada penampan selepas AGM, jadi ucaptama seterusnya bermula lewat atau AGM dipendekkan.
  • Papan tanda atau sesi penaja diletakkan dalam bilik mesyuarat rasmi.
  • Menganggap pendaftaran persidangan sebagai kehadiran AGM.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Institut rekaan menetapkan slotnya

Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.

Institut Fiktif Penilai Hartanah menjangka 260 perwakilan, dan kira-kira 170 ialah ahli. Ia meletakkan AGM pada 8.30 hingga 10.00, sebelum ucaptama pembukaan, di bilik sisi untuk ahli sahaja.

Persidangan dibuka pada 10.30, meninggalkan penampan 30 minit. Pendaftaran persidangan dibuka pada 7.30 dengan meja AGM berasingan. Pengerusi berkuasa melanjutkan AGM ke dalam penampan, dan ucaptama pembukaan menyesuaikan diri.

Gunakan sendiri

Garis hari gabungan AGM dan persidangan

Salin dan isi masa serta bilik bersama pengerusi dan setiausaha anda.

  1. Slot AGM (sebelum / dalam / selepas), mula dan tamat dirancang:
  2. Penampan selepas AGM, dan siapa memutuskan untuk menggunakannya:
  3. Bilik AGM dan keperluan kapasiti (ahli sahaja: ya atau tidak):
  4. Cara bukan ahli diminta keluar atau menunggu:
  5. Meja pendaftaran AGM berasingan dan pemiliknya:
  6. Notis AGM dihantar oleh dan pada tarikh bila (mengikut perlembagaan):
  7. Kertas AGM: siapa menyediakan, siapa mengedar, di mana disimpan:
  8. Sesi persidangan yang terjejas oleh masa:
  9. Pengaturan penaja dan pempamer semasa AGM:
  10. Keputusan pengerusi tentang lebih masa:

Buka alat: Pembina matriks tanggungjawab acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

  • AGM ringkas dan rutin, dan bilik sisi tersedia.
  • Kebanyakan perwakilan ialah ahli dan menghadiri kedua-duanya.
  • Setiausaha dan pengerusi bersetuju tentang slot dan masa.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

  • Perwakilan awam, penaja dan ahli berkongsi ruang yang sama.
  • Mesyuarat rasmi dan program berbilang trek mesti diatur masanya bersama.
  • Beberapa jawatankuasa tidak bersetuju tentang slot.

Perlukan AGM dan persidangan dirancang sebagai satu program?

Ketua projek persidangan boleh melukis kedua-dua agenda pada satu garis masa, menyelaras bilik dan akses dengan venue, memberi taklimat kepada penaja dan pendaftaran, serta memastikan keputusan masa pengerusi kelihatan kepada pasukan. Tadbir urus AGM kekal pada setiausaha anda. Mulakan dengan matriks tanggungjawab.

Rancang AGM dan persidangan bersamaMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Ketua projek persidangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Patutkah AGM didahulukan atau diakhirkan?

Tiada satu jawapan. Sebelum lebih stabil untuk perancangan kuorum; selepas berisiko orang pulang awal. Tanya setiausaha sama ada perlembagaan menetapkan sebarang kekangan.

Bolehkah bukan ahli kekal dalam bilik?

Itu bergantung pada peraturan persatuan. Tanya setiausaha. Rancang untuk kedua-dua kemungkinan dalam reka bentuk bilik dan pendaftaran.

Adakah yuran pendaftaran persidangan meliputi AGM?

Persatuan memutuskan bagaimana kehadiran dan yuran AGM berkaitan. Anggap pendaftaran AGM sebagai rekod tersendiri, walaupun yurannya digabungkan.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.