活动备用播放协调

如果开幕视频播放时播放电脑出了故障，必须有人知道接下来的十秒该怎么办。

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简要回答

备用播放协调，是指在活动前商定幻灯片、视频和音频的第二来源是什么、实际放在哪里、由谁决定切换，以及可以容忍多长时间的故障。备用方案由视听供应商设计和操作；主办方决定哪些内容必须受到保护，以及由谁决定。

备用只有在存有与主系统相同的锁定文件，并已在彩排中测试过时才有用。

决定需要保护什么

开幕和闭幕视频以及颁奖环节，这些地方出故障最明显。
没有替代材料的主题演讲者的幻灯片。
入场音乐等音频，以及远程讲者的预录片段。
风险较低的内容，例如休息页，可能不需要备用。
如有直播或录制来源，参见直播与录制交付内容。

向视听供应商提出的问题

备用相关问题
问题	为什么重要
供应商建议什么备用方式：第二台电脑、第二台播放设备，还是其他？	主办方需要理解该方案，而不是自己设计。
备用系统是否存有素材登记表中相同的锁定文件？	版本不一致会在故障时造成混乱。
由谁操作，放在哪里，与舞台监督的相对位置如何？	切换是共同决定，所以双方要能互相看到。
它多快能接手？切换期间观众会看到什么？	为舞台监督和讲者设定预期。
彩排时测试什么？	没有在彩排中测试过的备用只是一个假设。

决定由谁喊切换

指定一名决策人（通常是舞台监督）和一名副手。
商定视听台与舞台监督之间的信号，例如对讲机上的一句短话。
写明触发条件：例如视频在主办方与供应商约定的时间内没有播放。
把该指令加到每个受保护提示点的舞台提示单上。
向讲者说明幻灯片失灵时怎么办：暂停、等待或继续讲。

测试一下

在技术彩排时，与视听供应商一起演练一次故意制造的故障：例如在受保护的提示点停止主播放并切换到备用。把所用时间和观众会看到的画面记录在彩排问题记录中。不要接受“备用没问题”这种口头说法。

实例演示 · 虚构示例

带短片的颁奖晚宴

虚构机构与数字，仅作说明。

一个虚构的行业协会在颁奖晚宴上有一段4分钟的致敬短片。主办方请视听供应商在主台旁的第二台播放设备上存放同一个锁定文件。

彩排时故意停止短片；因为备用设备放在会场一侧，切换所用的时间比主办方期望的长。供应商把它移到主台。舞台监督拿到一句用来衔接切换的台词，提示单也记录了这项决定。

可直接使用

备用播放计划

每个受保护的提示点填写一份计划。技术方面的答案请视听供应商确认。

受保护的提示点及原因（链接到提示单）：
主来源与备用来源（按视听供应商的描述）：
两个来源上的锁定文件、版本和日期：
备用设备的位置及操作人：
切换的触发条件：
决策人和副手：
视听台与舞台监督之间的信号：
切换期间讲者或主持人说什么、做什么：
彩排时测得的切换时间：
视听供应商确认（姓名、日期）：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

议程较短，媒体提示点很少，视听供应商经验丰富。
讲者必要时可以不用幻灯片继续。
团队成员可以出席彩排并测试故障。

以下情况，外部策划协助更有价值

视频较多的议程、颁奖或混合形式的场次，故障非常显眼。
有多个播放来源：会场、直播、远程讲者。
团队里没有人能设定触发条件并在彩排中测试。

需要有人把备用方案商定并测试？

会议项目负责人可以列出需要保护的提示点，向视听供应商提出问题，把触发条件和决策人写入提示单，并确保故障测试在彩排中进行。备用方案的设计和操作仍由视听供应商负责。

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主办方常见问题

每个提示点都需要备用吗？

不需要。选择故障最显眼或最难补救的提示点，并请视听供应商就风险提出意见。

备用设备由谁付费？

这是与视听供应商之间的商务事项。请要求单独报价，以便自行决定。

讲者可以带自己的电脑作为幻灯片备用吗？

可以有帮助，但必须事先与视听供应商商定并测试，因为连接方式和屏幕比例可能不同。参见画幅比例检查。