活动播放素材登记表
幻灯片、视频和音乐从许多人那里通过邮件和聊天软件传来，到了当天没有人确定播放电脑上是哪一个版本。
讨论内容协调将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
播放素材登记表是一份清单，列出将在台上展示或播放的所有内容：每份幻灯片、视频、音频片段、标志和等候页，并写明负责人、版本、文件格式、截止日期和状态。主办方一眼就能看出哪些已到、哪些是最终版、哪些还缺。
文件由视听供应商播放。登记表和内容决定归主办方，包括截止日期后谁可以修改文件。
哪些算播放素材
- 讲者的演示文稿，包括内嵌的视频或音频。
- 开幕和闭幕视频、赞助商或合作伙伴视频、颁奖片段。
- 入场循环画面、休息页、等候页和活动标题页。
- 入场、观众进场和休息时的音乐，以及确认可以播放的负责人。
- 如在屏幕上显示，则包括字幕或传译页面。
登记表需要的字段
| 字段 | 记录内容 |
|---|---|
| 素材与场次 | 文件名称，以及使用它的场次或提示点。 |
| 负责人 | 提供并批准该素材的人，而不是转发的人。 |
| 版本与收件日期 | 版本标签，以及最终文件到达的日期。 |
| 格式与屏幕比例 | 文件类型，以及按宽屏还是方屏制作；参见画幅比例检查。 |
| 版权与许可 | 谁确认主办方可以播放音乐、图片或视频；请向负责人询问，不要假设。 |
| 状态 | 待收、已收、已检查、最终版、已锁定。 |
| 存放位置 | 共享文件夹以及备份副本的位置。 |
简单的截止与锁定流程
- 在活动前较早的日期设定内容截止日，并告知讲者逾期文件如何处理，例如由供应商酌情决定是否用讲者自己的电脑播放。
- 在播放系统的副本上检查每个文件，记录问题，例如缺少字体或视频无法播放。
- 技术彩排后把文件标为已锁定。之后任何更改都需要负责人提出请求并经主办方批准。
- 把锁定的文件复制到备用播放协调中商定的备用设备。
登记表能发现的常见问题
- 同一份文稿有两个日期不同的版本。
- 视频在讲者电脑上能播，在播放电脑上不能播。
- 赞助商标志页按错误的屏幕比例制作。
- 音乐没有确认是否可以在场地内播放。
- 讲者在彩排之后才发来最后一刻的修改。
实例演示 · 虚构示例
有14位讲者的一天会议
虚构机构与数字，仅作说明。
一个虚构的医疗行政人员协会有14位讲者、一段开幕视频和一段赞助商视频。活动前三天，登记表显示两份文稿仍未收到，另有一段视频在供应商电脑上播放时被标记有故障。
秘书处联系了这两位讲者，请视频负责人重新导出，并与视听供应商商定：两份迟到的文稿在彩排时以U盘交付。到了活动当天，除一份记录为已知例外的文件外，其余均已锁定。
可直接使用
播放素材登记表模板
在共享表格中，每个素材复制一行，并在每次与供应商核对时检查。
- 素材名称与文件类型：
- 使用的场次或提示点（链接到舞台提示单）：
- 提供并批准的负责人：
- 版本、收件日期：
- 按何种屏幕比例制作：
- 是否含内嵌视频、音频、字体或链接（是或否，哪些）：
- 播放许可确认人（姓名、日期）：
- 状态：待收 / 已收 / 已检查 / 最终版 / 已锁定：
- 存放位置（共享文件夹）与备份副本位置：
- 在播放系统上检查人（姓名、日期）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 讲者不多，且有一个人能负责催收文件。
- 视听供应商提供接收流程和上台前检查。
- 内容主要是静态幻灯片，没有内嵌媒体。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 讲者、赞助商或内容提供者很多，来自不同机构。
- 议程依赖需要测试的视频、音乐或现场链接。
- 后期更改频繁，需要有人有权决定同意或拒绝。
需要有人催收并锁定内容？
会议项目负责人可以建立登记表，向讲者和赞助商催收文件，对照执行流程表核对收件情况，并把锁定的文件交给视听供应商。播放设备和操作仍由供应商负责。
主办方常见问题
谁应该保管登记表？
主办方一侧的一个人，通常是议程协调员。可以给视听供应商查看权限，但不应只由供应商保管。
什么时候锁定文件？
在技术彩排之后，这样检查过的就是播放的。请与讲者书面约定这项规则。
讲者坚持用自己的电脑怎么办？
事先与视听供应商商定安排，在登记表中注明，并在彩排时测试连接。参见屏幕需求。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。