活动文字错误更正流程
有人刚发现讲者姓名在印刷手册、网站和幻灯片上都拼错了。
简要回答
记录错误、判断严重程度、先改主文件，再按各副本多快触达观众的顺序逐一更正。每种语言都要检查同一行是否也要改。
印刷品上的错误是重印、附更正纸条还是口头通知，由一位指定人员决定。
先分级，再修改
并非所有错别字都需要同样的处理。姓名、头衔、日期、房间或赞助方出错，与少了一个逗号是两回事。
用下表为每个级别指定负责人和目标时间，让处理不取决于碰巧是谁发现了错误。
| 级别 | 示例 | 负责人 | 目标 |
|---|---|---|---|
| A级：身份或事实 | 姓名、头衔、日期、场地、场次时间、赞助方 | 活动负责人 | 当天改主文件；决定是否重印 |
| B级：影响理解 | 数字错误、指示不清、链接错误 | 项目负责人或秘书处 | 先改电子副本 |
| C级：外观 | 不影响含义的拼写小错 | 秘书处 | 并入下一次计划更新 |
先改主文件
- 记录错误发现位置、发现人以及哪些文件含有该错误。
- 更正主文件，并给出新版本和日期。
- 列出所有衍生副本：幻灯片、手册、网站、活动应用、标识、名牌、各语言版本。
- 按曝光程度更新电子副本：先网站和应用，再幻灯片，最后是印刷品。
- 替换共享文件夹中的过期文件，并把旧文件标为撤回，避免有人继续使用。
每种语言都要复核
主文件一改，英文、马来文和中文版本都要检查，因为同一事实可能出现在三个版本中。更正后的姓名或时间必须在各版本一致。不要自行翻译姓名或品牌，应询问当事人或机构他们如何书写。
会议资料与翻译版本检查器会列出变更后已过期或未获批准的副本。各语言副本在重新核对前，一律标为未批准。
印刷品上的错误怎么处理
对于已印出的A级错误，批准人在四个选项中选择并记录理由：重印、附更正纸条或贴纸、口头通知加屏幕提示，或维持原样并告知相关人员。决定前先向印刷商询问各方案的费用和时间。
若错误涉及某个人，例如姓名或头衔，选择方案前先询问本人。原始样张的流程见印刷规格确认。
实例演示 · 虚构示例
开门前一天发现的虚构讲者头衔错误
机构与数字均为虚构，仅作示意。
某虚构行业论坛发现300本手册把主讲嘉宾的头衔印错了。活动负责人将其定为A级，询问了讲者，一小时内改好主文件并更新网站和应用。马来文和中文幻灯片因同样出现该头衔而重新核对。
印刷商报价的重印赶不上开幕，批准人于是选择在签到时往每本手册夹一张更正纸条，并在开场幻灯片上加注。
可直接使用
更正记录与决定表
在共享表格中每个错误一行。以下为最少应有的栏目。
- 错误描述、发现位置、发现人、日期：
- 级别（A身份或事实、B影响理解、C外观）及负责人：
- 主文件已更正：新版本与日期：
- 已列出并更正的副本（按曝光程度排序）：
- 已复核的语言（英、马、中）及复核人：
- 印刷品：所选方案、费用、时间及批准人：
- 是否已告知相关人员，及方式：
- 原因及一项防止再发生的改动：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 副本不多，且一人掌管主文件。
- 错误属外观类，且发现得早。
- 只涉及一种语言。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 内容分散在多家供应商、多种语言和多个平台的副本中。
- 错误在临近开幕时才出现在印刷品或舞台上。
- 没人负责决定重印还是通知。
想让一位负责人统筹更正吗？
会议项目负责人可以维护更正记录，追查主文件在各供应商处的每个副本，复核三个语言版本，并把印刷商的费用方案交给您的批准人。文字内容和决定仍由您负责。
主办方常见问题
谁可以编辑主文件？
指定一两位编辑。其他人把更正意见交给他们，版本记录才清晰。
每次更正都要告诉参会者吗？
影响参会者行动或阅读的A、B级错误应告知。外观类更正可悄悄并入下次更新。
怎样避免旧文件让同一错误再次出现？
把旧文件标为撤回，移入归档文件夹，并在每个文件名中保留版本和日期。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。