活动邮件泄露其他代表联系方式
一封发给代表的邮件刚刚发出，每个邮箱地址都显示在收件人或抄送栏里。
简要回答
立即停止继续发送，记录事实，并马上通知贵机构的数据保护负责人。这是否属于须报告的事件、必须通知谁以及如何通知，由该负责人和法律顾问决定，而不是活动团队。
活动团队的任务是控制扩散、保存证据，并向负责人提供作决定所需的信息。
已知与未知
虚构情景：Persatuan Fiktif Perunding Kejuruteraan 秘书处向140位代表发提醒，却把所有地址放进了抄送栏。十一分钟后才发现错误。
写下确定的事，并把猜测标明为猜测。
- 已知：该邮件、发送时间、收件人数量、发送人及所用账号。
- 已知：可见内容：只有邮箱地址，还是也包括姓名、机构或邮件及地址中的其他信息。
- 未知：是否有收件人回复了全部、转发了邮件或保存了名单。
- 未知：名单中是否有人因曝光而特别敏感，例如讲者或要求保密的代表。请询问负责人如何处理。
谁有权决定
事件如何定性、通知谁、何时通知，由数据保护负责人决定。法律顾问就义务提供意见。两人可能都需要在非办公时间联系，请确认您有他们的联系方式。
不要让发送人或活动团队单独判断事情是否严重。
- 数据保护负责人：定性、通知决定及任何通知的措辞。
- 法律顾问：义务、与监管机构的联系及合同问题。
- IT或邮件管理员：日志、撤回选项和账号安全。
- 活动负责人：暂停其他信息，并在获批后协调面向代表的措辞。
紧急步骤与选项
前两项现在就做；其余需要数据保护负责人决定。
| 步骤或选项 | 做法 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 停止继续发送 | 暂停所有代表邮件，包括已排定的，直到弄清原因。 | 防止再次发生；其他信息会延迟。 |
| 保存证据 | 保存已发邮件、邮件头、收件人名单和时间线。不要删除。 | 让负责人获得所需信息；只需几分钟。 |
| 询问IT能否撤回 | IT检查邮件能否撤回或减少访问。 | 撤回并不可靠，除非确认成功，否则不要告诉代表已撤回。 |
| 向收件人发通知 | 一条简短、平实的信息，由负责人撰写并批准。 | 透明；措辞很重要，未经批准不要发送。 |
| 请收件人删除 | 在负责人同意的前提下，请求删除邮件且不转发名单。 | 可能减少扩散；无法强制执行。 |
| 通知受影响的个人 | 由负责人决定是否以及如何通知信息被看到的人。 | 诚实且尊重；需要恰当的措辞和时机。 |
沟通
每条信息都要基于事实、保持简短。不要猜测原因或影响。
- 对数据保护负责人（立即）：“[时间]我们向[数量]位代表发送了[主题]，所有地址可见。发送账号为[账号]。证据保存在[位置]。请就定性、须通知的对象和通知措辞给出意见。我们已暂停其他代表邮件。”
- 对团队：“[负责人]确认之前，请勿发送或回复代表邮件。请勿删除已发邮件。”
- 对IT：“请检查日志并告知能否撤回。负责人确认之前，请勿改动邮箱。”
- 对代表，仅在获批后：使用数据保护负责人提供的措辞。
后续跟进与预防
实例演示 · 虚构示例
抄送栏里有140个地址
虚构机构与数字，仅作说明。
秘书处负责人暂停所有已排定的邮件，保存已发邮件，并在几分钟内致电数据保护负责人。IT确认无法撤回。
负责人决定对收件人说什么并拟好措辞。秘书处负责人按批准的内容发送，并记录时间和决定。
可直接使用
给数据保护负责人的事件事实表
在第一个小时内尽量填写并发出。不知道的可以留空。
- 发送日期和时间；发现日期和时间：
- 发送人和所用账号：
- 主题及保存的邮件副本：
- 收件人数量；是抄送、收件人还是可见名单：
- 可见内容：地址、姓名、机构、其他信息：
- 目前所见的回复全部或转发：
- 有特别敏感情况的收件人（向负责人询问）：
- 已采取的措施（暂停发送、联系IT、保存证据）：
- 向负责人和法律顾问提出的问题：定性、通知对象、措辞、时机：
- 决策日志记录：谁在何时决定了什么：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您能很快联系到数据保护负责人，且对方有处理程序。
- 曝光范围有限，事实清楚。
- IT可在当天提供日志。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 没有人负责数据保护决定，团队不确定该联系谁。
- 多个系统或供应商发出了邮件，或名单很大。
- 希望在下次活动前检查邮件处理、供应商交接和报名流程。
需要协调应对吗？
会议项目负责人可以协调已约定的恢复任务：为您的负责人汇集事实，保持暂停与审批有序进行，并在获批后管理面向代表的信息。筹划诊断可检查代表沟通是如何管控的。数据泄露与通知方面的决定仍由您的数据保护负责人和法律顾问作出。
主办方常见问题
必须报告吗？
这由数据保护负责人和法律顾问决定。请尽快向他们提供事实，并询问对贵机构适用哪些要求，包括马来西亚官方数据保护主管机构的说明。
需要向代表道歉吗？
由负责人决定是否以及如何通知，并批准措辞。简短、基于事实的信息通常比长篇大论更好。
可以请收件人删除邮件吗？
只有在数据保护负责人同意的情况下。这样的请求无法强制执行，所以不要承诺它能解决问题。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。