赞助商要求超出授权的代表数据怎么办
赞助商要求提供附手机号码的完整代表名单，而报名表只提到自愿选择分享。
简要回答
先不要发送任何内容。找出报名表措辞、赞助协议，以及代表被告知的内容，再与赞助商的具体要求逐项对照。
能否分享是隐私问题，应由您的数据保护负责人或法律顾问回答。您要做的是向他们提供事实，并向赞助商提出已授权范围内可行的方案。
已知与未知
回复前先写下记录显示的内容。中间一列都是需要有权者回答的问题。
| 已知 | 未知 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 赞助商要求的具体数据，以其原话为准 | 赞助商为何需要，以及打算如何使用 | 赞助商联系人，以书面询问 |
| 报名表上的措辞和任何隐私声明 | 这些措辞是否涵盖赞助商的要求 | 数据保护负责人或法律顾问 |
| 赞助协议对代表数据和销售线索分享的规定 | 是否曾另行签署数据协议 | 协议签署人；法律顾问 |
| 如有同意框，哪些代表勾选了 | 同意记录是否完整、能否可靠导出 | 报名平台管理员 |
| 代表数据存放在哪里、谁有权访问 | 报名供应商是否有自己的条件 | 报名供应商，以书面询问 |
谁有权决定
主办方决定分享什么，但必须先由合适的人回答隐私问题。小型协会可由秘书处主管与数据保护负责人一起处理，公司则通常是隐私或法务团队。
项目负责人可以收集证据并起草问题清单。是否允许分享的决定，不由项目负责人或赞助商作出。
- 可以分享什么：数据保护负责人或法律顾问。
- 赞助权益是否变动：委员会主席或会议负责人。
- 对赞助商说什么：秘书处主管，审阅后发出。
- 如有变动，对代表说什么：主席和数据保护负责人。
现实的选项，包括暂停或缩小规模
下列选项由最窄到最宽排列。在审阅问题期间，暂缓处理要求本身就是真实的选择。
| 选项 | 涉及的工作 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 暂缓要求并询问用途 | 回复要求正在审阅，并询问需要什么数据及原因。 | 赞助商可能因延迟不满。期间不分享任何数据。 |
| 只分享代表已同意的部分 | 只导出有同意记录的资料，字段按约定。 | 名单可能比赞助商预期的少。 |
| 提供现场途径 | 让代表自愿在赞助商展位留下资料，例如平台支持的话可扫描胸牌。 | 需要面向代表的说明文字和记录选择的方法。 |
| 提供汇总信息 | 提供按职级或行业汇总的数字，而非姓名。 | 对部分赞助商有用，对其他则不然。须确认小群体不会泄露个人身份。 |
| 婉拒要求 | 说明协议和报名措辞允许的范围，到此为止。 | 可能影响关系。先与顾问确认立场。 |
谁对谁说什么
回复要简短、讲事实。不要说分享合法或不合法，也不要承诺自己无法掌控的答复日期。
给赞助商的简短模板：
- 感谢您于[日期]提出的[所要数据]要求。我们正对照报名表措辞和赞助协议审阅。
- 为方便我们处理，请说明数据的用途、谁会接触，以及保存多久。
- 我们将于[日期]前确认可提供的内容。在此期间，协议中的线索分享方式仍然可用。
后续跟进与防止再发生
实例演示 · 虚构示例
虚构的数据工程师协会询问可以分享什么
机构和数字均为虚构，仅作说明，并未描述任何真实的赞助商、表格或协议。
这家虚构协会举办两天论坛，共有420名已登记代表。金级赞助商在活动后来函，要求提供附手机号码的完整名单。报名表有一个自愿勾选的框，允许赞助商联系，共138位代表勾选。
秘书处主管暂缓要求，找出表格措辞和协议，连同简短的问题清单交给协会的数据保护负责人。委员会同意，待负责人确认后，向赞助商提供这138位同意者的姓名、公司和职衔。电话号码不在其内，因为表格没有提到。
可直接使用
给数据保护负责人或法律顾问的问题清单
连同报名表措辞、赞助协议和赞助商的要求一并发送。
- 赞助商具体要求什么？报名措辞是否涵盖每个字段？
- 如有，哪些代表给出了有记录的同意？同意的内容是什么？
- 赞助协议或其他文件是否涉及代表数据？
- 分享前是否需要另行签订数据分享协议或发出声明？
- 如有，哪些字段可以分享，用于什么明确目的？
- 是否需要告知代表？由谁告知？
- 赞助商可保存数据多久？由谁确认已删除？
- 导出前是否需要咨询报名供应商？
- 需要记录什么，才能说明决定了什么、为什么？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 报名措辞明确涵盖赞助商联系，记录完整。
- 要求很小，且与协议相符。
- 已有数据保护负责人。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 措辞不清晰，或同意记录不完整。
- 要求涉及敏感字段，或一次涉及很多代表。
- 多方持有数据，例如报名供应商、联合主办方和赞助商。
想让这项要求按次序处理吗？
项目负责人可以收集表格措辞、协议和报名记录，为您的隐私或法务联系人起草问题清单，并在委员会决定期间管理对赞助商的回复。规划诊断可以审视报名、赞助商和供应商之间的数据收集与分享方式，并列出下次活动前要改的地方。隐私和法律结论仍由您自己的顾问作出。
主办方常见问题
赞助商保证会小心使用，就可以发名单吗？
保证不能解决问题。能否分享取决于代表被告知的内容和协议条款。应先把事实交给隐私负责人或法律顾问。
如果代表问我们分享了什么怎么办？
记录分享了什么、给了谁、什么时候，才能准确回答。数据保护负责人可以建议如何回应。
要停止让赞助商收到任何销售线索吗？
不一定。代表同意分享的线索，仍可能依协议提供。决定前先与顾问确认。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。