主要赞助商在印刷开始后退出怎么办
主赞助商刚来函表示退出，而已印好的议程册和横幅上都印有它的标志。
简要回答
先暂停依赖赞助商的新开支，然后写下已约定的内容、已付款项和已印制的物品。赞助商能否退出、已付款项如何处理，是需要向法律和财务顾问请教的问题。
同时把印刷品和预算缺口的可行选项并排比较，包括缩小规模，再由预算负责人选择。
已知与未知
把能用文件证明的事和只是推测的事分开。右列说明该向谁确认。
| 已知 | 未知 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 赞助商的书面通知、日期和原话 | 通知是最终决定还是谈判起点 | 赞助商联系人，通过签署协议的人 |
| 已签署的赞助协议及其列明的权益 | 协议对退出、付款和标志使用的规定 | 法律顾问；协议签署人 |
| 迄今已开发票和已收款的金额 | 是否有款项须退还或仍须支付 | 财政，并征询法律和财务意见 |
| 哪些印刷品带有标志、数量和印刷费用 | 印刷商能否重印、费用和时间 | 印刷商，以书面询问 |
| 已批准预算及赞助原本要承担的部分 | 能否改用其他来源或缩小范围 | 财政或财务委员会 |
谁有权决定
财政或财务委员会决定预算是否调整。委员会主席决定范围是否调整。秘书处主管决定工作如何执行。
赞助商能否退出、费用是否退还，属于合同和会计问题。项目负责人可以整理事实和问题，答案来自您的法律顾问和财务团队。
- 预算缺口和重印开支：财政或财务委员会。
- 议程或规模调整：委员会主席。
- 对赞助商和公众的措辞：主席与秘书处主管共同决定。
- 合同立场：法律顾问，依据已签署的协议。
现实的选项，包括暂停或缩小规模
把选项放在一起比较。保留现有印刷品和缩小活动规模都是真实的选择。
| 选项 | 涉及的工作 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 沿用印刷品，数码文件中移除标志 | 更新网站、幻灯片和标牌文件，印刷品保持原样。 | 印刷品仍显示赞助商，可能需要说明或贴纸。 |
| 遮盖或修正印刷品 | 向印刷商询问贴纸、覆盖印刷或部分重印。 | 增加费用和时间，须决定由谁承担。 |
| 全部重印 | 重印所有受影响的物品并去掉赞助商。 | 费用最高。先确认印刷商需要的日期是否影响活动。 |
| 缩小活动规模 | 按预算减少餐次、时数或场地大小。 | 活动较小，议程可能缩短，须委员会同意。 |
| 延期 | 待预算状况明朗后再改期。 | 适用场地和供应商条款，代表和讲者需要及早通知。 |
谁对谁说什么
开始时少说，只讲事实。每条信息由一位指定的人发出，赞助商只与一位联系人沟通。
给赞助商的简短模板，须先经法律顾问审阅：
- 感谢您于[日期]的来函。我们已记录您的决定，正在核对协议和已制作的物品。
- 请书面确认这是否为最终立场，以及是否需要立即停止某些权益或标志使用。
- 我们将于[日期]前再函告后续安排。请将回复发给[姓名]。
后续跟进与防止再发生
- 把通知、协议条款、付款和印刷订单记入决策记录，每个未决事项注明负责人和日期。
- 更新赞助权益交付追踪表，让剩余的赞助义务和仍在使用的标志位置一目了然。
- 用赞助收入敏感度计算器查看其他赞助收入延迟或减少时预算会变动多少。
- 下一次印刷前，先扣住设计稿，等赞助商书面确认标志使用位置的最终清单。
- 活动后把缺口成因记入活动效益证据追踪表，让下一次计划能吸取教训。
实例演示 · 虚构示例
虚构的马来西亚物流协会失去主赞助商
机构和数字均为虚构，仅作说明，并非取自任何真实赞助商或协议。
这家虚构协会筹办一天的高峰会，预算为RM180,000。主赞助方案价值RM50,000，上周刚把印有赞助商标志的议程册和横幅印好，费用RM12,000。
赞助商来函说公司重组，无法继续。秘书处主管暂停了挂绳的订购，记录事实，请财政核对已收款项。委员会用表格比较选项，决定在数码文件中移除标志，给议程册加印一张插页，并减少一次餐饮。协议问题另行请教法律顾问。
可直接使用
赞助商退出证据记录表
复制到共享文件中。每行一位负责人，每个未决事项一个日期。
- 赞助商通知的日期和原话：
- 协议编号、签署人和签署日期：
- 主办方承诺的权益及其状态：
- 已开发票、已收款和未收金额：
- 带赞助商品牌的印刷品：物品、数量、费用、印刷商：
- 带赞助商品牌的数码内容：网站、幻灯片、标牌文件：
- 给法律顾问的问题（退出条款、付款、标志使用）：
- 给财务的问题（预算缺口、已收款项的会计处理）：
- 考虑过的选项、选定的选项和批准人：
- 已发信息：发给谁、由谁发、哪一天：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 协议简短，通知清楚。
- 印刷是唯一的已发生成本，预算有储备。
- 有一位有权决定的人，并能很快决定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会须就规模、预算和措辞达成一致。
- 印刷、标牌和数码内容分散在多家供应商。
- 预算依赖多个赞助商，缺口大于储备。
需要有人统筹恢复工作吗？
项目负责人可以把协议、付款和印刷订单整理成一份记录，为您的法律和财务顾问准备问题，并在委员会做决定期间协调各供应商的沟通。规划诊断可以审视预算依赖情况，并按顺序列出接下来的决定。拉赞助不在此项支持范围内。
主办方常见问题
可以直接要求赞助商照付吗？
是否仍须付款取决于已签署的协议。涉及款项的任何信息发出前，应先请教法律顾问和财务团队。
要通知代表吗？
只有代表的体验会改变时才需要通知，例如议程缩小。单是赞助商更换可能无需公告，由委员会主席决定。
要另找赞助商吗？
这由委员会和财政在了解预算缺口后决定。本指南不涉及拉赞助。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。