活动负责人知识移交会议
新负责人周一上任，原负责人周五离开，却没有人为中间的交谈订下时间。
规划负责人交接将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
知识移交最好分成几次简短的定时会议，每次对应一个主题，并配有可以出示的东西：文件、记录或供应商往来。每次会议结束时写下记录，并列出仍不清楚的事项。
移交的重点是尚未写下来的内容。文件本身应放在交接文件包里。
选择主题
| 会议 | 涵盖内容 | 出示什么 |
|---|---|---|
| 1. 活动概览 | 目的、参会对象、议程形式、关键日期 | 需求说明、议程草稿、时间表 |
| 2. 决定与授权 | 未决事项、批准人、已作出的承诺 | 决策记录、授权约定 |
| 3. 供应商与场地 | 已委任的对象、合同状态、顾虑 | 供应商名单、往来函件、报价 |
| 4. 资金与报名 | 预算状况、已支出金额、报名状态 | 预算摘要、平台视图（仅限获准访问） |
| 5. 风险与未来30天 | 已知风险、接下来的截止日期、谁在等什么 | 风险清单、状态表 |
如何进行每次会议
- 至少提前一个工作日发出主题和需阅读的文件。
- 控制在45至60分钟，由新负责人提问。
- 以书面记录答案，每一项标明已确认、不确定或未知。
- 会议结束前，与负责人商定后续行动及日期。
不应移交的内容
不要为了方便交接而移交参会者名单、个人资料或雇主的保密文件。提供存放位置的链接，由数据负责人决定谁可以查看。
交接文件包应保存引用和结构化记录。不确定或未解决的事项要保持可见，而不是被整理掉。
原负责人无法出席时
- 以书面状态表和决策记录为第一信息来源。
- 改由发起人或指定同事参加会议，并把空缺标为未知。
- 与发起人一起联系供应商确认现况，而不是猜测。
实例演示 · 虚构示例
某合作社联合会的培训峰会
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构合作社联合会举办约320位参与者的峰会。原负责人离职前有八个工作日，发起人在此期间安排了五场45分钟的会议。
第3场会议发现场地保留将在周五失效，而订金发票尚未签署。该事项被标为紧急，由财政负责，新负责人在当周内确认了两项。
可直接使用
知识移交会议计划
复制到共享文档，每场会议填写一个区块。
- 会议主题与日期：
- 原负责人、新负责人，以及发起人是否出席：
- 会前需阅读的文件：
- 会上要出示的凭证：
- 新负责人希望得到解答的问题：
- 记录的答案：已确认、不确定、未知：
- 后续行动及负责人和日期：
- 转入交接文件包的事项：
- 仅以链接引用的数据或保密文件（数据负责人批准）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 原负责人在场，活动比较简单。
- 文件已经存在并且是最新的。
- 发起人可以参加前几场会议。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 负责人临时离开，几乎没有书面记录。
- 多家供应商和多个委员会各自掌握一部分情况。
- 活动临近，新负责人必须在几天内上手。
想把移交会议规划好并记录下来？
驻场活动项目经理可以与新任或离任的负责人一起进行这些会议，并保留让移交可核查的记录。项目负责人可以协助设定主题、收集凭证，并以交接文件包收尾。请提供离任日期及已有的书面资料。
主办方常见问题
几场会议才够？
三到五场简短会议能涵盖大多数活动。活动规模大或文件单薄时，可以多开几场。
会议可以远程进行吗？
可以，只要文件事先共享，并在通话期间或结束后立刻写下记录。
原负责人不太配合怎么办？
按约定的交接步骤进行，把空缺标为未知。如果关键信息被扣留，向发起人上报。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。