Sesi pemindahan pengetahuan ketua acara
Ketua baharu bermula hari Isnin, ketua lama pergi hari Jumaat, dan tiada siapa menempah masa untuk perbualan antara keduanya.
Jawapan ringkas
Pemindahan pengetahuan paling berkesan sebagai beberapa sesi ringkas berjadual, setiap satu dikaitkan dengan topik dan sesuatu yang boleh ditunjuk: dokumen, log, atau utas pembekal. Tutup setiap sesi dengan nota bertulis dan senarai apa yang masih tidak jelas.
Sasarkan apa yang belum ditulis. Fail itu sendiri berada dalam pek serahan.
Pilih topik
| Sesi | Apa yang dibincangkan | Apa yang ditunjuk |
|---|---|---|
| 1. Gambaran acara | Tujuan, peserta, bentuk program, tarikh utama | Taklimat, draf program, garis masa |
| 2. Keputusan dan kuasa | Keputusan terbuka, pelulus, apa yang sudah dikomit | Log keputusan, persetujuan kuasa |
| 3. Pembekal dan venue | Siapa dilantik, status kontrak, kebimbangan | Senarai pembekal, surat-menyurat, sebut harga |
| 4. Wang dan pendaftaran | Kedudukan bajet, perbelanjaan setakat ini, status pendaftaran | Ringkasan bajet, paparan platform (akses dibenarkan sahaja) |
| 5. Risiko dan 30 hari berikutnya | Risiko diketahui, tarikh akhir berikutnya, siapa menunggu apa | Senarai risiko, helaian status |
Jalankan setiap sesi
- Edarkan topik dan dokumen untuk dibaca sekurang-kurangnya satu hari bekerja lebih awal.
- Hadkan kepada 45 hingga 60 minit, dengan ketua baharu mengemukakan soalan.
- Rekod jawapan secara bertulis, menanda setiap item sebagai disahkan, tidak pasti atau tidak diketahui.
- Persetujui sebarang tindakan susulan dengan pemilik dan tarikh sebelum sesi tamat.
Apa yang tidak diserahkan
Jangan serahkan senarai peserta, data peribadi atau dokumen sulit majikan hanya untuk memudahkan pemindahan. Pautkan ke tempat ia disimpan dan biarkan pemilik data memutuskan siapa melihatnya.
Pek serahan patut menyimpan rujukan dan nota berstruktur. Item tidak pasti atau belum selesai kekal kelihatan dan tidak dikemaskan hingga hilang.
Jika ketua lama tidak dapat dihubungi
- Gunakan helaian status bertulis dan log keputusan sebagai sumber pertama.
- Jalankan sesi bersama penaja atau rakan sekerja dinamakan dan tanda kekosongan sebagai tidak diketahui.
- Hubungi pembekal bersama penaja untuk mengesahkan kedudukan semasa dan bukannya meneka.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sidang kemuncak latihan persekutuan koperasi
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah persekutuan koperasi rekaan menganjurkan sidang kemuncak untuk kira-kira 320 peserta. Ketua lama ada lapan hari bekerja sebelum pergi, dan penaja menempah lima sesi 45 minit sepanjang tempoh itu.
Sesi 3 mendedahkan bahawa tempahan venue luput pada hari Jumaat dan invois deposit belum ditandatangani. Ia ditanda sebagai item segera dengan bendahari sebagai pemilik, dan ketua baharu mengesahkan kedua-duanya dalam minggu itu.
Gunakan sendiri
Pelan sesi pemindahan pengetahuan
Salin ke dokumen kongsi dan lengkapkan satu blok bagi setiap sesi.
- Topik dan tarikh sesi:
- Ketua lama dan baharu, dan penaja hadir atau tidak:
- Dokumen untuk dibaca lebih awal:
- Bukti untuk ditunjuk dalam sesi:
- Soalan yang ketua baharu mahu dijawab:
- Jawapan direkod: disahkan, tidak pasti, tidak diketahui:
- Tindakan susulan dengan pemilik dan tarikh:
- Item dipindahkan ke pek serahan:
- Data atau fail sulit yang dirujuk melalui pautan sahaja (kelulusan pemilik data):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ketua lama ada dan acara mudah.
- Dokumen sudah wujud dan terkini.
- Penaja boleh hadir pada sesi pertama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ketua pergi dengan notis singkat dan sedikit yang ditulis.
- Beberapa pembekal dan jawatankuasa masing-masing memegang sebahagian gambaran.
- Acara hampir dan ketua baharu perlu berkesan dalam beberapa hari.
Mahu sesi pemindahan dirancang dan direkod?
Pengurus projek acara bersama pasukan boleh menjalankan sesi bersama ketua baharu atau lama dan menyimpan log yang menjadikan pemindahan boleh disemak. Ketua projek boleh membantu menetapkan topik, mengumpul bukti dan menutup dengan pek serahan. Kongsi tarikh pemergian dan apa yang sudah ditulis.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa sesi mencukupi?
Tiga hingga lima sesi ringkas meliputi kebanyakan acara. Lebih banyak berguna apabila acara besar atau dokumen nipis.
Bolehkah sesi dibuat jarak jauh?
Boleh, jika dokumen dikongsi lebih awal dan nota ditulis semasa atau sejurus selepas panggilan.
Bagaimana jika ketua lama enggan?
Ikut langkah serahan yang dipersetujui dan tanda sebarang kekosongan sebagai tidak diketahui. Rujuk kepada penaja jika maklumat utama ditahan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.