Pelan penggantian ketua acara bersama pasukan
Ketua acara jatuh sakit tiga minggu sebelum persidangan, dan satu-satunya orang yang tahu status segala-galanya tidak menjawab.
Jawapan ringkas
Pelan penggantian menamakan siapa mengambil alih apabila ketua tiada, untuk berapa lama, dengan akses dan kuasa apa, dan dokumen mana yang diperlukan supaya berguna pada hari pertama. Ia hanya berkesan jika dokumen dikemas kini ketika ketua sihat.
Rancang untuk dua kes: ketiadaan singkat beberapa hari, dan pemergian yang memerlukan pengganti.
Dua jenis liputan
| Kes | Siapa mengambil alih | Apa yang diperlukan |
|---|---|---|
| Ketiadaan singkat (sehingga beberapa hari) | Rakan sekerja dinamakan dalam pasukan anda, atau pengganti dinamakan pembekal jika dipersetujui | Helaian status semasa, log keputusan, senarai pembekal, persetujuan kuasa |
| Ketiadaan lanjutan atau pemergian | Ketua pengganti yang dipersetujui dengan penaja, dimulakan melalui serahan berstruktur | Pek serahan penuh, senarai akses, sesi pemindahan pengetahuan |
Kemas kini serahan ketika keadaan tenang
Pengganti hanya sebaik kemas kini terakhir. Minta ketua mengemas kini status satu muka surat, senarai keputusan terbuka dan senarai hubungan pembekal setiap minggu, dalam folder kongsi dan bukan folder peribadi.
Pembina pek serahan memberi struktur untuk ini. Ia menyimpan rujukan kepada fail, bukan salinan bahan sulit.
Kuasa dan akses untuk pengganti
- Putuskan sama ada pengganti memegang peringkat kuasa yang sama atau set lebih sempit, contohnya tiada cadangan perbelanjaan sehingga diberi taklimat.
- Persetujui siapa memberi akses sementara dan siapa menariknya balik, menggunakan senarai semak akses.
- Nyatakan pengganti melapor kepada penaja sama dan menggunakan log keputusan yang sama.
Jika pembekal menamakan pengganti
Apabila ketua dibekalkan pembekal luar, tanya lebih awal sama ada pengganti dinamakan wujud, secepat mana mereka boleh bermula dan apakah ketersediaan mereka. Jangan menganggap pengganti sentiasa bersedia.
Sama ada pengganti boleh bekerja untuk acara anda di bawah terma lantikan ialah soalan kontrak untuk penasihat undang-undang anda.
Senarai semak notis singkat
- Penaja mengesahkan ketiadaan dan tempoh dijangka.
- Pengganti dinamakan membaca helaian status dan log keputusan dalam hari bekerja pertama.
- Penaja memberitahu pembekal dan jawatankuasa siapa hubungan mereka, dan untuk berapa lama.
- Pengganti menyenaraikan tiga tarikh akhir berikutnya dan mengesahkannya dengan pemilik.
- Apabila ketua kembali, semak apa yang berubah dan kemas kini helaian.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Gala amal yayasan hospital
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Yayasan Fiktif Kesihatan Komuniti menganjurkan gala untuk kira-kira 280 tetamu dengan ketua acara bersama pasukan selama dua belas minggu. Pada minggu 9 ketua tidak sihat selama empat hari.
Pegawai program, yang dinamakan dalam pelan, membuka helaian status, melihat bukti percetakan perlu siap hari Khamis dan katerer memerlukan bilangan akhir hari Jumaat, dan mengesahkan kedua-duanya. Ketua kembali kepada log keputusan yang dikemas kini dan nota tentang apa yang dipersetujui.
Gunakan sendiri
Templat pelan penggantian
Salin ke folder lantikan dan isi sebelum ketua bermula. Semak pada setiap pencapaian.
- Pengganti ketiadaan singkat (nama atau peranan) dan timbalan:
- Proses ketiadaan lanjutan dan siapa memutuskan pengganti:
- Dokumen yang dibaca pengganti dahulu dan lokasinya:
- Peringkat kuasa untuk pengganti:
- Akses yang diberi dan oleh siapa:
- Siapa memberitahu pembekal dan jawatankuasa:
- Tiga tarikh akhir berikutnya, dikemas kini setiap minggu:
- Pengganti dinamakan pembekal, jika ada, dengan masa mula dijangka (tanya pembekal):
- Tarikh semakan dan kemas kini terakhir helaian status:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Rakan sekerja sudah mengenali acara dan boleh mengambil alih beberapa hari.
- Status dan keputusan ditulis setiap minggu.
- Lantikan singkat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pengetahuan hanya ada dalam kepala atau peti masuk ketua.
- Acara dalam masa sebulan dan pengganti akan bermula tanpa maklumat.
- Beberapa pembekal dan jawatankuasa memerlukan satu hubungan jelas jika ketua tiada.
Perlukan pelan penggantian dan serahan yang terkini?
Pengurus projek acara bersama pasukan boleh menyimpan status dan serahan mingguan yang memungkinkan liputan. Ketua projek boleh membantu menyediakan struktur, menamakan pengganti dan menyediakan pek jika pengganti diperlukan. Tanya apa yang melibatkan pengganti dinamakan sebelum anda komited.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah pengganti sentiasa ada?
Tidak. Tanya pembekal sama ada ada, secepat mana mereka boleh bermula dan apa yang dibenarkan. Jika tiada, bergantung pada rakan sekerja dinamakan dan pek yang terkini.
Berapa terkini helaian status perlu?
Mingguan ialah minimum praktikal, dan selepas sebarang keputusan besar. Helaian yang berusia sebulan tidak membantu pengganti.
Bolehkah pengganti menandatangani atau meluluskan?
Hanya apa yang diberikan persetujuan kuasa. Mulakan dengan lebih sempit, kemudian luaskan selepas diberi taklimat.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.