简要回答
替补安排写明负责人不在时由谁接手、持续多久、拥有哪些权限和访问，以及替补第一天要有哪些文件才能派上用场。只有在负责人健康时就保持文件更新，它才有效。
请为两种情形做准备：为期几天的短暂缺席，以及需要找人接替的离职。
两种替补
| 情形 | 谁接手 | 需要什么 |
|---|---|---|
| 短暂缺席（最多几天） | 团队中指定的同事，或已约定的提供方指定替补 | 最新状态表、决策记录、供应商名单、授权约定 |
| 长期缺席或离开 | 与发起人商定的接替负责人，通过结构化交接开始 | 完整的交接文件包、访问清单、知识移交会议 |
平稳时就保持交接资料更新
替补的作用取决于最近一次更新。请负责人每周更新一页状态表、未决事项清单和供应商联系人名单，并存放在共享文件夹而不是个人文件夹。
活动交接文件包生成器提供了结构。它保存的是文件的引用，而不是保密材料的副本。
替补的权限与访问
- 决定替补是拥有相同的授权层级，还是较窄的一组，例如在获得说明之前不提出支出建议。
- 约定谁授予临时访问、谁撤销，可参考访问清单。
- 写明替补向同一位发起人汇报，并使用同一份决策记录。
如果由提供方指定替补
当负责人由外部提供方派出时，请事先询问是否有指定替补、多快能开始，以及可用时间如何。不要假设替补随时待命。
替补能否依委任条款为贵活动工作，是合同问题，应由法律顾问回答。
临时通知清单
- 发起人确认缺席及预计时长。
- 指定替补在第一个工作日内阅读状态表和决策记录。
- 发起人告知供应商和委员会联络人是谁，以及持续多久。
- 替补列出接下来三个截止日期，并与负责人确认。
- 负责人回来后，检视有何变化并更新状态表。
实例演示 · 虚构示例
某医院基金会的慈善晚宴
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构社区健康基金会举办约280位来宾的晚宴，并引入驻场负责人十二周。第9周负责人病倒四天。
计划中指定的节目主任打开状态表，看到印刷校样周四到期、餐饮供应商周五需要最终人数，并确认了两项。负责人回来时，决策记录已更新，还附有一份所商定内容的说明。
可直接使用
替补安排模板
复制到委任文件夹，在负责人开始之前填写，并在每个节点复核。
- 短期缺席的替补（姓名或岗位）及副手：
- 长期缺席的流程及谁决定接替人选：
- 替补首先阅读的文件及其位置：
- 替补的授权层级：
- 需授予的访问权限及授予人：
- 谁通知供应商和委员会：
- 接下来三个截止日期（每周更新）：
- 提供方指定的替补（如有）及预计开始时间（询问提供方）：
- 复核日期及状态表最近更新日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有同事已熟悉活动，可以顶几天。
- 每周都写下状态和决定。
- 委任期很短。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 知识只存在于负责人的脑中或邮箱里。
- 活动在一个月内举行，接替者要从零开始。
- 负责人不在时，多家供应商和委员会需要一位明确的联络人。
需要替补安排和最新的交接资料？
驻场活动项目经理可以保持每周的状态表和交接资料，使替补成为可能。项目负责人可以协助建立结构、指定替补，并在需要接替时准备文件包。承诺之前，先了解指定替补会涉及什么。
主办方常见问题
一定会有替补吗？
不一定。请询问提供方是否有替补、多快能开始，以及允许做什么。如果没有，就依靠您自己指定的同事和最新的资料包。
状态表应该多新？
每周更新是实际的最低要求，重大决定之后也要更新。一个月前的状态表帮不了替补。
替补可以签署或批准事项吗？
只限授权约定赋予的范围。先从较窄的范围开始，在替补了解情况后再放宽。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。