简要回答
可用时间表逐周写明驻场负责人为您的活动工作的日子和时段、工作地点，以及普通与紧急信息的回复速度。它在开始前约定，并随活动临近而修订。
专职不等于随时可联系。可用时间是一组约定的时段，超出的部分属于另行书面决定的事项。
按阶段设定可用时间
可用时间随活动推进而变化。早期规划可能每周只需两三个集中工作日，最后两周和活动当天则需要更多。请根据人力缺口绘制时间表，而不是照搬标准工作周。
| 阶段 | 可约定的典型安排 | 要记录什么 |
|---|---|---|
| 早期规划 | 每周固定几天 | 哪几天、核心时段、现场或远程 |
| 筹备期 | 天数增加，并固定会议时段 | 与委员会和供应商的会议时间 |
| 最后两周 | 在约定时段内接近全职 | 增加的天数及通知对象 |
| 活动当天 | 在议程时段驻场 | 到达时间、结束时间、休息替补 |
| 收尾期 | 天数减少 | 结束日期与交接日 |
回复时限
约定两种时限：普通信息在注明的工作小时内回复，紧急信息在当个工作日内回复。写明什么算紧急，让大家用同一个标准。
约定时段之外，负责人无须回复。如果那时需要支持，请参见非工作时段范围。
休假、公共假期与其他承诺
- 记录期间内的计划休假和马来西亚公共假期，并请提供方对照日历确认。
- 写明负责人同一周是否还有其他承诺，以及对工时的影响。
- 写明时间表变更时通知谁、提前多久。
让它一目了然
- 把时间表发布在共享云盘，并在团队群组中链接。
- 把负责人的工作日加入共享日历，让其他人知道何时可以预约。
- 在每个节点检讨，以及在任何出现可用时间争议的一周之后检讨。
实例演示 · 虚构示例
某药剂师协会的两天大会
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构社区药剂师协会筹办约500名代表参加的大会，并引入驻场活动负责人十周。第1至4周每周驻场两天，第5至8周每周三天并加周五视频会议，最后两周每周四天。
回复时限是：普通信息四个工作小时，紧急信息当个工作日。时间表标出第6周的公共假期，并写明当天的联络人为秘书。
可直接使用
可用时间表模板
复制到共享日历或电子表格，每周一行。
- 起始周：
- 阶段：
- 可用日期与核心时段：
- 现场或远程（及地点）：
- 计划休假与公共假期：
- 普通回复时限（工作小时）：
- 紧急回复时限及何谓紧急：
- 该周固定会议：
- 负责人不在时的替补或联络人：
- 自上一版以来的变更及通知对象：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 发起人能执行约定时段，并挡住深夜的要求。
- 只有少数人会给负责人发信息。
- 各阶段短且可预测。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 负责人需要跨时区回应多个委员会和供应商。
- 活动周的工时不清楚，也没人核算额外天数。
- 您需要一份能配合提供方其他承诺的时间表。
想要一份双方都能遵守的可用时间表？
驻场活动项目经理在约定的工时和期间内专职投入，并非无限随时可用。项目负责人可以根据人力缺口起草时间表、约定回复时限并为空档安排替补。请提供活动日期和预计最忙的几周。
主办方常见问题
活动期间负责人可以随时待命吗？
活动当天的时段事先设定并写下来。超出的部分是另行界定范围的决定，请参见非工作时段页面。
什么算紧急？
写一份简短清单，例如活动当周讲者退出，或影响参会者的场地问题。不在清单上的就是普通事项。
时间表会影响雇佣条款吗？
工作时间可能涉及雇佣或合同条款。请询问人力资源或法律顾问约定工时与委任的关系；时间表只记录操作安排。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。