规划与工作量工具
活动人力缺口估算器
计划看起来很满,团队看起来很忙,却没人把小时数落实到每一周上。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿,不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成,发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
…
简要回答
估算器把每个时间段所需的小时,与团队在该时间段实际能投入的小时对照。缺口等于所需减可用,并分别显示一般工作和专业工作。
小时不等于人数。重叠的到场任务按人数计算,也不假设任何人能兼顾多个全职项目。
需要输入什么
- 时间段:用您自己的名称,如第 1 周或活动周。
- 各时间段内部实际可用小时,已扣除其他项目和日常工作。不知道就留空。
- 可用专业小时,以及可到场执行任务的人数。不知道就留空。
- 任务:所需小时、所属时间段,以及是否需要专业技能。
- 对必须在固定时间到场、并与同一时间段内其他到场任务重叠的任务,请勾选到场。
缺口如何计算
对每个时间段,一般缺口等于一般所需小时减内部可用小时;专业缺口等于专业所需小时减专业可用小时。正数是不足,负数是富余。
某一时间段的富余不会用来弥补另一时间段的不足。总缺口只累加不足的时间段。
看人数,而不只看小时
同时进行的报名、舞台和会场三项任务需要三个人,即使总共只有几个小时。若可用人数更少,不论小时怎么算,结果都会显示人数缺口。
可用人数留空是未知,不是零,也不是足够。结果会标出,请有人补上数字。
局限
数字的可靠程度取决于您输入的可用情况。请问每个人实际能投入多少,而不是什么都不发生时可以投入多少。
实例演示 · 虚构示例
虚构的行业论坛
虚构机构与数字,仅用于演示缺口。
第 1 周,一个虚构的论坛有 38 小时的一般任务,内部可用 30 小时,一般缺口 8 小时。活动周需要 36 小时,可用 40 小时,富余 4 小时,不能抵消第 1 周的缺口。
活动周有三项到场任务重叠,但只有两人可用,所以人数缺口为 1。同声传译协调需要 10 个专业小时,可用 8 小时,专业缺口 2 小时。
可直接使用
人力工作表
每个时间段填一行。缺口按所需减可用计算,并把专业和到场人数分开。
| 时间段 | 一般所需小时 | 内部可用小时 | 一般缺口 | 专业所需小时 | 专业可用小时 | 专业缺口 | 重叠的到场任务 | 可用人数 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理,还是寻求外部协助?
以下情况,团队通常可以自行处理
- 缺口不大,把任务挪到较空的一周就能补上。
- 志愿者或同事已确认他们能投入的小时。
以下情况,外部策划协助更有价值
- 不足集中在最接近活动的几周,无法挪动。
- 活动当天重叠的到场任务出现人数缺口。
- 缺少专业小时,也没人被请来承担。
需要临时专职人力?
驻场活动项目经理会在约定期间增加专职小时,在您的团队内部负责约定的工作流。若完整的驻场角色超出缺口所需,外包会议项目负责人可以在较小的约定范围内协调。专业制作工作仍属另行转介。
主办方常见问题
为什么某段时间的富余不能抵消另一段时间的不足?
小时不能那样轻易在各周之间挪动,某一周的截止期也用不上另一周的空闲。
为什么工具除了小时还要计算人数?
一个人无法在固定时间同时出现在两个地方,所以每个重叠的到场任务都需要各自的人。
不知道可用小时怎么办?
留空即可。缺口会显示为未知,不会当作零。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写,并经自动规则检查;尚未经过独立审阅。