规划与工作量工具
活动筹委会工作量规划器
筹委会的志愿者愿意帮忙，而您需要看清分配给他们的工作是否真的放得进他们的时间。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
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简要回答
这个规划器按角色和时段，把估算的任务工时与所填的可用时间进行比较。它显示已分配工时、可用工时、缺口，以及同一时段内重叠的任务。
可用时间留空表示未知，不是零。可用时间为零却有分配工作时，会按小时报告缺口，不计百分比，因此不会出现除以零。
需要输入什么
- 可用时间：每个角色在每个时段能投入的小时数。各处使用相同的时段名称，如 10月、11月或第 1 周。
- 任务：任务名称、负责的角色、时段和估算工时。
- 不清楚的工时留空。只有该角色在该时段确实没有时间时才填 0。
如何看表格
每一行是一个角色在一个时段的情况。状态会显示“在所填可用时间内”“超出可用时间”“缺口：无可用时间”或“可用时间未知”。
只有可用时间大于零时才显示使用率百分比。否则显示 n/a，并以小时显示缺口。
重叠的承诺
当同一角色在同一时段有多个任务时，表格会把它们连同各自工时一并列出并相加。这样就能看出该角色同时在承担好几件事。
缺少角色或时段、或没有工时的任务不计入合计，而是列在警告中。未知永远不会被当作零。
局限
所有工时都是您的估算。工具不判断估算是否现实，也不判断志愿者应当投入多少小时。
可用活动职责分工矩阵生成器确定每个任务由谁问责，缩减范围的决定请记入决策记录。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构委员会在十月和十一月的情况
虚构的角色和工时，用来展示三种标记。
秘书处负责人十月有 20 小时，三项任务共分配 28 小时，缺口 8 小时，并有三项重叠的承诺。财务有 0 小时，被分配 4 小时，属于缺口，不显示百分比。
议程主席没有填可用时间，却被分配 5 小时，因此该行显示“可用时间未知”。缺口合计 12 小时。
可直接使用
工作量工作表
每个角色和时段填一行，然后比较两列工时。
| 角色 | 时段 | 可用工时 | 已分配工时 | 缺口（已分配减可用，正数才填） | 该时段的任务 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会人数不多，时段较短，志愿者能如实说出自己能投入多少。
- 缺口很小，挪动几项任务就能消化。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 同样几个人在多个时段都承担过重，任务不断拖延。
- 缺口超出委员会自己能弥补的范围，需要额外人手。
- 志愿者不清楚对自己的期待，可用时间也不明。
需要额外人手或有人来统筹？
会议项目负责人可以接手统筹工作流、跟进决定，让委员会的时间集中在只有委员会才能做的事情上。驻场项目经理可以提供临时的专职人手。请带上工作量表和仍然存在的缺口。
主办方常见问题
为什么有些行没有百分比？
可用时间为零时无法计算百分比，工具改为按小时显示缺口。
“可用时间未知”是什么意思？
该角色该时段已分配工作，但没有填可用时间。在补充之前无法比较。
我输入的工时会被保存吗？
可以保存在您自己的浏览器中，并可随时清除。分享的摘要只含数量和合计。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。