Perancang beban kerja jawatankuasa acara
Sukarelawan jawatankuasa mahu membantu, dan anda perlu melihat sama ada kerja yang ditugaskan benar-benar muat dalam masa mereka.
…
Jawapan ringkas
Perancang ini membandingkan anggaran jam tugas dengan kekosongan masa yang dinyatakan bagi setiap peranan dalam setiap tempoh. Ia menunjukkan jam diperuntukkan, jam tersedia, sebarang jurang, dan tugas yang bertindih dalam tempoh yang sama.
Kekosongan masa yang dibiarkan kosong dianggap tidak diketahui, bukan sifar. Kekosongan masa sifar dengan kerja yang ditugaskan dilaporkan sebagai jurang dalam jam, tanpa peratusan, jadi tiada pembahagian dengan sifar.
Apa yang dimasukkan
- Kekosongan masa: bagi setiap peranan dan tempoh, jam yang boleh diberikan oleh peranan itu. Gunakan label tempoh yang sama di mana-mana, seperti Okt, Nov atau Minggu 1.
- Tugas: tugas, peranan yang melakukannya, tempoh, dan anggaran jam.
- Biarkan jam kosong apabila tidak diketahui. Masukkan 0 hanya apabila peranan benar-benar tiada masa dalam tempoh itu.
Cara membaca jadual
Setiap baris ialah satu peranan dalam satu tempoh. Status menyatakan Dalam kekosongan masa dinyatakan, Melebihi kekosongan masa, Jurang: tiada kekosongan masa, atau Kekosongan masa tidak diketahui.
Penggunaan masa ditunjukkan sebagai peratusan hanya apabila kekosongan masa melebihi sifar. Jika tidak, ia tertulis n/a dan jurang ditunjukkan dalam jam.
Komitmen bertindih
Apabila satu peranan mempunyai beberapa tugas dalam tempoh yang sama, jadual menyenaraikannya bersama jam masing-masing dan menjumlahkannya. Ini menjelaskan bahawa satu peranan memikul beberapa perkara serentak.
Tugas tanpa peranan atau tempoh, atau tanpa jam, ditinggalkan daripada jumlah dan disenaraikan dalam amaran. Tidak diketahui tidak pernah dikira sebagai sifar.
Had alat ini
Semua jam ialah anggaran anda. Alat ini tidak menilai sama ada anggaran itu realistik atau berapa jam yang patut diberikan oleh sukarelawan.
Tetapkan siapa yang akauntabel bagi setiap tugas dengan pembina matriks tanggungjawab, dan rekodkan sebarang keputusan mengurangkan skop dalam log keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jawatankuasa fiktif pada Oktober dan November
Peranan dan jam fiktif, untuk menunjukkan tiga jenis tanda.
Ketua urus setia mempunyai 20 jam pada Oktober dan 28 ditugaskan merentasi tiga tugas, jurang 8 jam dengan tiga komitmen bertindih. Bendahari mempunyai 0 jam dan 4 ditugaskan, jurang tanpa peratusan.
Pengerusi program membiarkan kekosongan masa kosong dengan 5 jam ditugaskan, jadi baris itu tertulis Kekosongan masa tidak diketahui. Jumlah jurang ialah 12 jam.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja beban kerja
Isi satu baris bagi setiap peranan dan tempoh, kemudian bandingkan dua lajur jam.
| Peranan | Tempoh | Jam tersedia | Jam ditugaskan | Jurang (ditugaskan tolak tersedia, jika positif) | Tugas dalam tempoh ini |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa kecil, tempoh pendek dan sukarelawan boleh menyatakan dengan jujur apa yang mereka boleh beri.
- Jurang kecil dan boleh diserap dengan memindahkan beberapa tugas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang yang sama terlalu terikat merentasi beberapa tempoh dan tugas terus tertangguh.
- Jurang lebih besar daripada yang boleh ditutup jawatankuasa dan kapasiti tambahan diperlukan.
- Sukarelawan tidak jelas apa yang dijangka daripada mereka dan kekosongan masa tidak diketahui.
Perlukan kapasiti tambahan atau seseorang untuk menyelaraskannya?
Ketua projek persidangan boleh mengambil alih penyelarasan aliran kerja, mengejar keputusan dan memastikan jam jawatankuasa tertumpu pada perkara yang hanya boleh dilakukan jawatankuasa. Pengurus projek sementara dalam pasukan boleh menambah kapasiti khusus sementara. Bawa jadual beban kerja anda dengan jurangnya masih kelihatan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Mengapa ada baris tanpa peratusan?
Peratusan bagi kekosongan masa sifar tidak boleh dikira. Alat ini menunjukkan jurang dalam jam sebagai gantinya.
Apakah maksud kekosongan masa tidak diketahui?
Kerja ditugaskan tetapi tiada kekosongan masa dimasukkan bagi peranan dan tempoh itu. Jam tidak dapat dibandingkan sehingga ia dimasukkan.
Adakah jam yang saya masukkan disimpan?
Ia boleh disimpan dalam pelayar anda sendiri dan dipadam pada bila-bila masa. Ringkasan yang dikongsi hanya mengandungi bilangan dan jumlah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.