规划与工作量工具
活动交接文件包生成器
有人要离开活动团队，或有新人加入，而交接内容目前只存在于一个人的脑子里。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
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简要回答
生成器把您掌握的信息整理成可下载的交接清单和结构化清单文件：当前状态、文件和链接存放位置、待定决定和任务、负责角色与截止日期。
文件和链接只作为引用记录。未解决事项始终可见，工具也不会索取雇主源文件或参会者名单。
需要输入什么
- 交接日期、交出方角色和接收方角色。请用角色，不要用个人姓名。
- 用几行话写出当前状态。
- 每个事项一行：文件、链接、待定决定或进行中的任务。
- 文件和链接请写明存放位置或链接本身，不要粘贴内容。
- 每个事项的负责角色、截止日期和状态：已完成、未完成、受阻或不清楚。
未解决事项如何处理
凡未标为已完成的事项都留在未解决清单中，包括受阻、不清楚和留空。清单显示全部事项，另有一张表只重复列出未解决的事项。
事项的截止日期早于交接日期且未完成，即为逾期。没有负责角色的事项会被标出，因为没人负责的事项通常会被漏掉。
只记引用，不做拷贝
清单文件记录东西放在哪里，而不是东西本身。机密文件、雇主源文件、个人数据和登录凭证请继续保存在原有位置，由其所有者控制访问。
若某事项提到参会者名单、密码或身份证号码，工具会提醒您只记录其存放位置。
如何使用交接包
与接收方逐项过一遍清单，并为每个未完成事项商定负责人和日期。把清单文件与您的决策记录一起存档。
交接之后，接收方可以用每周进展报告生成器做每周更新。
实例演示 · 虚构示例
虚构的议程交接
虚构角色与事项，仅用于演示交接包。
即将离任的议程协调员向新任项目负责人交接。清单列出五项：已批准的议程文件、由秘书处持有的报名页管理链接、一项讲者决定、一项没有负责人的视听范围任务，以及由登记员持有的已登记参会者名单。
其中四项未解决，一项逾期。参会者名单被标出，提醒只记录其位置；视听任务因没有负责人也被标出。
可直接使用
交接清单
复制下表，每个事项填一行。为每个未完成事项商定负责人和日期。
| 完成 | 类型 | 内容 | 存放位置或链接 | 负责角色 | 截止日期 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 文件 | ||||||
| 链接 | ||||||
| 待定决定 | ||||||
| 进行中的任务 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 交接双方都已熟悉这场活动。
- 大多数事项已完成，未完成清单很短。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 状态不明，文件分散，决定没有记录。
- 接收方不熟悉活动，除了清单还需要一次简报。
- 几个人同时交接，未完成事项相互交叠。
想让别人来带交接？
项目负责人可以中途接手活动：还原现状，与您的团队一起整理交接包，并商定每个未完成事项由谁负责。工作限定在您设定的范围内，机密材料仍留在原来的存放处。
主办方常见问题
交接包会包含我的文件吗？
不会。它只列出文件和链接的存放位置，不会读取、复制或保存文件。
工具会索取参会者名单吗？
不会。若某事项提到名单，工具会提醒您只记录其持有位置。
什么算未解决？
凡未标为已完成的事项，包括受阻、不清楚和留空。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。