简要回答
任务边界列出驻场负责人负责什么、协助什么、不碰什么，并定好检讨日期。它让这个专职的临时角色专注于活动，而不是一般的积压工作。
边界应从人力缺口出发：写下贵团队在现有工时内实际做不了的任务。
从人力缺口出发
列出活动任务，估算每周所需工时，再减去团队实际能抽出的工时。活动人力缺口估算器可以完成这项计算，并把专业缺口单独列出。
只有剩下的缺口才适合交给驻场负责人。需要专业人士的任务，例如视听制作或法律审阅，应转交给合适的一方，而不是被吸收进来。
负责、协助、范围之外
| 类别 | 含义 | 示例任务 |
|---|---|---|
| 负责 | 负责人规划、跟进并汇报，在约定授权内对结果负责。 | 总时间表、跟进供应商、现场流程草稿、每周状态。 |
| 协助 | 由他人负责，负责人负责准备和协调。 | 为财务跟踪预算，为议程主席联络讲者。 |
| 范围之外 | 不属于本次委任。 | 日常会员服务、无关活动、财务审批、技术制作。 |
防止范围漂移
- 只保留一条申请渠道：新任务交给发起人，而不是直接交给负责人。
- 每两周检讨清单，以书面方式在类别之间调整事项。
- 接受新任务之前，先对照每周工时计算。
- 记录被拒绝或延后的任务，让发起人看到现有人力无法覆盖的部分。
同时进行的工作
一个人不能同时出现在两个地方，也不能同时负责两场现场活动。边界应写明哪几周包含现场工作，以及那段时间暂停哪些事项。
如果负责人还要服务其他客户或项目，请向提供方了解时间如何分配，并把预期每周工时写进约定。
实例演示 · 虚构示例
某工程师学会的周年晚宴与论坛
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
雪兰莪虚构工程师学会估计八周内每周需要30小时活动工作，秘书处只有12小时空档。其余18小时成为负责人每周的工作范围。
负责人负责时间表、跟进供应商和每周状态，协助财政的跟踪工作和议程主席的讲者联络，赞助洽谈和会员询问则留给现有职员。
可直接使用
任务边界表
复制到电子表格，每项任务一行，每两周检讨一次。
- 任务：
- 类别：负责、协助、范围之外：
- 每周工时与期间：
- 还有谁参与（姓名或岗位）：
- 约定中的授权层级（独立、建议、由机构保留）：
- 开始与检讨日期：
- 如延后或拒绝，原因及通知了谁：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 缺口很小，团队可以消化其余部分。
- 任务已写下来并有负责人。
- 发起人随时可以对新请求说可以或不可以。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 任务清单散落在多个邮箱，没人合计工时。
- 同一个人既要顾活动又要做本职工作。
- 活动包含密集的现场工作周，团队没有多余人力。
需要把临时角色的范围说清楚？
驻场活动项目经理只在约定的工时和期间内专职投入，并非随时处理所有事。项目负责人可以与您一起计算人力缺口，写出负责、协助和范围之外的表格，并随活动进展重新检讨。请带上您目前的任务清单。
主办方常见问题
负责人可以顶替秘书处的其他工作吗？
只有写进边界并计入工时才可以。否则它会悄悄挤占活动任务而无人察觉。
任务一半属于范围内、一半在范围外怎么办？
把它拆开。例如负责人起草参会者通知，由传讯专员发送，这样每一部分都有唯一负责人。
范围变更由谁决定？
由发起人以书面决定，并注明对工时的影响。负责人可以提议，但不自行批准增加。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。