简要回答
合作结束交接记录什么已完成、什么未决及由谁负责、每份文件存放在哪里、撤销了哪些访问权限，以及现在谁与各供应商联络。它应在最后两周内完成，而不是留到最后一天。
未决和不确定的事项要在资料包中保持可见。隐藏悬而未决的事项，只会把问题转交给下一个人。
交接必须涵盖什么
| 范围 | 记录什么 | 由谁确认 |
|---|---|---|
| 状态 | 已完成、进行中、未开始、受阻 | 发起人 |
| 未决事项 | 事项、选项、负责人、所需日期 | 决策负责人 |
| 文件与链接 | 每份文件的位置，只写引用；不复制保密材料 | 秘书处 |
| 供应商与场地 | 联系人、状态、下一步行动、谁现在负责这段关系 | 发起人与供应商 |
| 资金 | 已支出金额、承诺、待批发票 | 财务 |
| 访问权限 | 每个系统、撤销日期、经负责人确认 | 信息技术部或系统负责人 |
| 经验教训 | 哪些做得好、下次要改什么 | 发起人与负责人 |
在最后两周内建立资料包
使用活动交接文件包生成器整理状态、未决事项、文件链接和负责人角色。它会生成清单和引用清单，未解决的事项依然列出。
不要在交接中索取雇主的源文件或参会者名单，只需指明它们存放在哪里。
介绍供应商，而不是撒手不管
- 告知每家供应商负责人参与结束的日期，以及他们新的联络人是谁。
- 为每家关键供应商安排负责人与新负责人之间的简短通话或电邮介绍。
- 以书面向每家供应商确认下一项交付内容和日期。
关闭访问权限并归档记录
- 撤销访问清单中列出的每个系统权限，并请各负责人确认。
- 把活动邮箱别名、共享文件夹和日历条目转给新负责人。
- 把工作笔记归档在共享文件夹而不是个人文件夹。
- 与发起人举行最终检讨，批准资料包。
合同与雇佣问题
委任结束后仍然持续的义务，例如保密或归还材料，取决于您约定的条款。请询问人力资源或法律顾问，并把答案写进交接清单，而不是自行假设。
实例演示 · 虚构示例
某商业公会的年度大会
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构商业公会为约600位代表的年度大会聘请了一位负责人。委任在活动后两周结束，待活动后工作完成为止。
最后两周内，负责人完成了包含14个未决事项的资料包，向秘书处介绍场地和印刷供应商，并把邮箱别名转给传讯专员。信息技术部在最后一天确认撤销访问权限，发起人在收尾会议上批准资料包。
可直接使用
合作结束交接清单
复制到委任文件，并在最后两周内逐项完成。
- 各项工作的最终状态：
- 未决事项及负责人和日期：
- 文件与链接清单，含位置和负责人：
- 供应商与场地：联系人、状态、下一步行动、新负责人：
- 资金：已支出金额、承诺、待处理发票：
- 已撤销的访问权限（系统、日期、确认人）：
- 活动邮箱别名与日历已转给：
- 委任结束后的义务，已向人力资源或法律确认：
- 下次的经验教训：
- 收尾检讨日期及发起人批准：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 状态和决策记录是最新的。
- 有一位同事会接手所有事项。
- 活动已完成，剩余事项不多。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多项工作和供应商仍依赖负责人。
- 负责人的邮箱里有从未记录的决定。
- 在批准最后一张发票前，您需要一份完整且可核查的资料包。
想以团队能用的资料包来收尾？
驻场活动项目经理可以在最后几周准备交接，从未决事项和文件引用，到介绍供应商和撤销访问权限。项目负责人可以与您一起检视资料包，并标出尚未解决的部分。请提供结束日期和目前状态。
主办方常见问题
交接应该何时开始？
提前两周是实际的最低要求，大型活动要更早。到最后一天才开始，就来不及确认任何事。
负责人应该移交个人资料吗？
资料包中不复制任何数据。提供存放位置的链接，由数据负责人决定谁可以访问。
如果仍有未解决的事项怎么办？
列出并注明负责人和日期。可见的未决事项比一份看起来已完成的资料包更有用。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。