把活动成本假设写下来
预算里已经有数字，但没有人说得清每个数字假设了什么。
简要回答
活动成本假设，是预算数字背后的明确条件，例如人数、场次数量、报价包含的内容、汇率，或价格给出的日期。把每一项写在受影响的预算项目旁边，并注明负责人和复核日期。
没有假设的预算无法审阅。数字变动时，没人知道是计划变了，还是最初的估计有误。
哪些假设值得单独列出
不是每个数字都需要备注。只有当某个条件的变化会改变总额或影响决定时，才记录为假设。
先写同时影响多个项目的主要因素，再补充供应商相关的条件。
- 人数，以及是哪种人数：受邀、已报名还是预计出席。
- 活动时长、场次数量、房间数和用餐次数。
- 每个价格的状态：书面报价、口头报价、去年实际支出或自行估算。
- 价格包含与不包含的内容，包括税、服务费和搭建费用。
- 日期：价格何时给出、有效期多长。
- 任何以外币支付的项目，以及所用汇率。
- 您依赖的无偿协助，例如志愿者或实物赞助。
建立假设登记表的步骤
- 先列出预算项目，再对每一项问：这个数字要成立，哪些条件必须为真？
- 给每个答案编号（A1、A2 等），用财务人员读得懂的一句话写下来。
- 标明依据：报价单编号、过往发票、委员会决定，或只是估算。
- 每项假设指定一位负责人，即变化时最先知道的人。
- 把复核日期与实际节点挂钩，例如委员会会议、报名截止或场地最终人数确认。
区分估算与报价
估算是您自己的数字，可以调整。报价是供应商的要约，附有条款。把两者混在同一栏，会让人看不出哪些数字是确定的。
可用活动预算构建工具自行输入每项成本，并在登记表中保留每个价格的状态。该工具只使用您输入的数字，因此假设备注才是让总额站得住脚的依据。
常见错误
- 把假设写在会议记录里，而不是写在预算项目旁边。
- 餐饮、印刷和场地租用共用同一个人数，却没有说明。
- 税和服务费没有写明。
- 假设成立的日期过后，再也没有复核。
- 用应急预算数字代替假设。该决定见活动应急预算。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会在审批前写下假设
虚构组织与数字。金额为示意用的整数，并非市场价格。
虚构的 Persatuan Fiktif Juruaudit Muda 正在为财务审批准备一天论坛的预算。草稿中的餐饮项目按 200 人计算，但报名仍未截止。
秘书处写下 A1：餐饮按 200 名已报名者计算，不是实际出席人数，负责人为名誉财政，报名截止时复核。又写下 A2：场地书面报价 RM 18,000，不含服务费，有效期至 11 月 30 日。财务因此看出 A2 只是最低费用，而非场地最终成本，于是附带条件批准，要求在各自的复核日期重新检查这两项。
可直接使用
成本假设登记表
把这张表复制到预算工作簿中，每条假设一行。
- 每条假设一行，并把编号与受影响的预算项目对应。
- 状态写成：书面报价、口头、过往实际或自行估算。
- 假设变动时不要删除旧行，而是添加新数值和日期。
| 编号 | 受影响项目 | 假设 | 依据与状态 | 负责人 | 复核日期 | 若有误的影响 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A1 | 餐饮 | 200 名已报名者，不是实际出席人数 | 自行估算 | 财政 | 报名截止 | 费用随人数变化 |
| A2 | 场地 | 报价不含服务费和税 | 书面报价 | 秘书 | 审批前 | 总额需加上这些费用 |
| A3 | 印刷 | 为所有已报名者印制议程册 | 自行估算 | 委员 | 议程定稿 | 数量变化 |
| A4 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一个人负责预算，能向每家供应商提出相同的问题。
- 活动沿用团队以前核算过的形式。
- 财务接受用简短登记表作为每个项目的依据。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个部门各管一部分预算，没有一方写明假设。
- 预算是接手而来的，没有记录数字背后的假设。
- 财务要求先有站得住脚的依据才批准支出，而团队没有时间重做。
需要在审批前把假设整理成文件吗？
活动蓝图（Event Blueprint）可以把您的预算项目、供应商条件和未决问题整理成一份有文件记录的计划，每项假设都有名称和负责人。请把预算草稿和手上的报价发来，即使部分数字只是估算。
主办方常见问题
预算应列出多少条假设？
只列出一旦变化就会改变总额或决定的那些。一天的专业活动通常是八到十五条。列得过长往往没人看。
谁应该负责某条假设？
最先得知它变化的人，例如报名负责人管人数，联系场地的人管包含内容。财务审阅登记表，但不负责每一项。
假设和应急预算是一回事吗？
不是。假设说明数字背后的条件，应急预算是为尚未知晓的事情预留的资金。先记录假设，再决定是否需要预留。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。