活动固定成本与变动成本怎么区分
您的预算有一个总数，但还说不清出席人数偏高或偏低时，这个总数会怎么变。
简要回答
固定成本不管多少人出席都不变。变动成本随人数变化，通常是每人单价乘以人数。有些成本是阶梯式的：到某个门槛之前保持不变，之后跳升。
把每个预算项目归入这三类之一，填入报价上的数字，任何人数下的总额就是：固定成本，加阶梯成本，加每人单价乘以人数。
为什么要拆分
单一的总数会掩盖预算的变化规律。如果报名人数比计划少30%，只有变动项目会减少，所以每人成本会上升。如果超出计划，变动项目增加，阶梯成本也可能突然适用。
知道哪些项目会变动，委员会就能用真实数字而不是感觉，来确定票价、最低出席人数和复核时点。
决策顺序
- 从活动预算构建工具或您自己的表格中列出所有预算项目，填入您手上报价或估算的数字。
- 针对每个项目问：如果多来十个人，供应商会多收钱吗？会的话，是变动或阶梯成本；不会，就是固定成本。
- 对于变动项目，从报价算出每人单价：总额除以报价所假设的人数。
- 对于阶梯项目，记下门槛及其变化，例如增开第二个分会场或增加餐桌服务。请供应商书面确认门槛。
- 税费或服务费完全按每份报价所写填入。不要套用自己的税率；如果报价没写，请问供应商这个数字是否已包含。
- 先按计划人数算出总额，再按较低和较高的人数各算一次。人数敏感度一页说明如何解读差距。
- 应急预留与基础成本分开计。参见应急预留和应急情景计算器，避免重复计算。
- 开始支出之后，用预算差异计算器比较计划与已承诺的金额。
三类成本一览
| 类型 | 特点 | 如何填入 | 需要核实而不是假设的例子 |
|---|---|---|---|
| 固定 | 在报价假设范围内，任何人数下都相同。 | 报价上的一个金额。 | 场地租金、舞台与标识、固定的视听套餐、讲者差旅。 |
| 按人头变动 | 随出席人数增减。 | 报价每人单价乘以人数。 | 餐饮、胸牌、参会资料。 |
| 阶梯式 | 到门槛前不变，之后跳升。 | 门槛前后的金额，以及门槛。 | 额外的房间、额外的服务人员、更大的接驳车。 |
看起来固定其实不固定的项目
- 场地套餐按每位代表计价，只是标题看起来是一个总数。
- 视听租赁对一个房间是固定的，增加房间就会变。
- 印刷是开机费加每份单价。
- 人员或供应商的班次按块预订，在某个人数门槛处会变化。
- 餐饮有最低人数，低于最低人数时变动项目的表现如同固定项目。请问供应商如何适用。
交给有资质一方的事项
哪些成本需要缴税或收取服务费、税率是多少，应由贵机构财务团队或税务顾问确认。工作表只记录每份报价所写的内容。
本页不设定市场价格。工作表里的每个数字都应来自报价、供应商对账单，或经同意并标明的内部估算。
实例演示 · 虚构示例
一日会员会议，在两个人数下测试
机构为虚构，所有数字均为示意，并非价格基准。
一个虚构的专业协会按200位出席者计划。其工作表有四个固定项目，合计30,000：场地租金12,000、视听套餐9,000、讲者差旅4,000、标识与舞台5,000。另有三个变动项目，每人合计85：餐饮60、胸牌和袋子15、印刷资料10。
200人时，总成本为30,000加85乘以200，即47,000，每人235。300人时为30,000加25,500，即55,500，每人185。委员会还记下，场地方要求在250人的门槛增开第二个分会场，所以300人的情形需要在报价确认后加入这个阶梯项目。
| 项目 | 类型 | 依据 | 200人时 | 300人时 |
|---|---|---|---|---|
| 场地租金 | 固定 | 报价 | 12,000 | 12,000 |
| 视听套餐 | 固定 | 报价 | 9,000 | 9,000 |
| 讲者差旅 | 固定 | 报价 | 4,000 | 4,000 |
| 标识与舞台 | 固定 | 报价 | 5,000 | 5,000 |
| 餐饮 | 变动 | 每人60 | 12,000 | 18,000 |
| 胸牌和袋子 | 变动 | 每人15 | 3,000 | 4,500 |
| 印刷资料 | 变动 | 每人10 | 2,000 | 3,000 |
| 合计 | 47,000 | 55,500 | ||
| 每人成本 | 合计除以人数 | 235 | 185 |
可直接使用
固定与变动成本工作表
复制到电子表格中。只填入来自报价或经同意估算的数字。公式已列出，可直接粘贴。
| 项目 | 类型（固定 / 变动 / 阶梯） | 报价金额 | 报价假设的人数 | 每人单价 | 门槛及之后金额（阶梯式） | 报价上所写的税费或服务费 | 计划人数下的成本 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 场地租金 | 固定 | 不适用 | 不适用 | 不适用 | = 报价金额 + 所写费用 | ||
| 餐饮 | 变动 | = 报价金额 / 假设人数 | 不适用 | = 每人单价 x 计划人数 + 所写费用 | |||
| 第二个分会场 | 阶梯 | 不适用 | 门槛：____ 人，金额：____ | = IF(人数 >= 门槛, 金额, 0) | |||
| 合计 | = 上列求和 | ||||||
| 每人成本 | = 合计 / 计划人数 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 报价都在手上，财务联系人可以确认税费和服务费的处理。
- 活动形式常见，供应商不多。
- 只需要测试两三种人数情形。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 报价的假设、套餐或最低要求各不相同，难以比较。
- 多个委员会或部门各自掌握一部分预算。
- 委员会在批准票价或最低出席人数之前，需要一份站得住脚的计划。
想把预算结构搭好并记录下来吗？
活动蓝图（Event Blueprint）可以与您的团队一起整理预算结构：把项目分为固定、变动或阶梯式，在每份报价旁写明假设，列出各种人数情形，并列出需向供应商和财务确认的问题。每个数字由您提供并批准；税费和服务费的处理由贵机构自己的财务或税务顾问确认。
主办方常见问题
餐饮一定是变动成本吗？
通常是，但要核实。有些餐饮商设有最低人数或套餐价，低于最低人数时成本就像固定成本。请问供应商如何适用。
税费和服务费放在哪里？
按每份报价所写填入。哪些费用适用、如何计算，由贵机构财务团队或税务顾问确认。
报价只给了总数怎么办？
请供应商说明所假设的人数和包含的内容。在得到答复之前，把该项标记为未知，并且不要放进合计。
应急预留要放进固定项目吗？
请与基础成本分开，单独标注名称和依据，让委员会看清预留是什么、覆盖什么。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。