如何为活动的实物赞助估值
有支持者愿意免费为活动提供某样东西，筹委会想知道预算里该怎么写。
简要回答
把实物赞助记为单独一行，写明估值、估值依据和捐赠方的书面确认。与现金收入和现金成本分开，避免现金预算被高估。
估值只是报告用的数字，不是资金。账目如何处理、是否适用任何税务或报告规定，应请教您的财务联系人或审计师。
哪些算实物赞助
- 免费或减价提供的物品或服务：场地使用、印刷、借用视听设备、翻译、讲者时间、志愿者时数。
- 只有您本来就会购买的项目才纳入估值。您本来不会购买的好处，只作文字备注，不列数字。
- 供应商报价上的折扣属于现金成本的减少，不是实物赞助。记录较低的报价即可。
每个项目选定一种估值依据
先选依据，再写数字，并把依据写在数字旁。下面按大致可靠程度列出可考虑的依据。
| 依据 | 您手上有什么 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 同一项目的书面报价 | 您为本来要购买的东西取得的报价。 | 报价必须与实际范围和日期相符。 |
| 捐赠方声明的价值 | 捐赠方在信函或表格上写明的数字。 | 这是捐赠方的数字。要如实注明，并询问财务是否可接受。 |
| 自己过往的成本 | 您在早前活动中为同一项目支付的金额。 | 范围和年份不同。标注为估算。 |
| 不估值 | 只有描述的项目。 | 没有可靠依据时使用。不要编造数字。 |
让现金与实物分开
- 在现金预算下方增加实物部分，不要放进现金合计里。
- 每个项目记录捐赠方、描述、数量、估值依据、价值、文件编号和日期。
- 现金成本、实物价值和活动总价值分行显示，让每位读者看清需要筹措多少资金。
- 使用预算编制器把实物价值作为独立类别输入，并设自己的小计。
书面商定条件
请捐赠方确认提供什么、哪些日期、附带什么条件，以及他们期望什么回报（例如致谢）。凡可能构成商业交换的内容，在提出之前先与筹委会或法律联系人确认。
为物品没有到位做好准备。如果捐赠的场地或视听设备落空，现金成本就会重新出现。把它记为风险，关键项目还要有备用报价。见应急预算。
实例演示 · 虚构示例
研讨会的三项实物赞助
虚构机构与数字，仅作说明。
虚构的某大学系举办研讨会，现金预算RM 45,000。合作方借出会议室，一家印刷公司愿意印刷议程册，志愿者小组负责签到台。
筹委会根据自己取得的报价为会议室和印刷估值，志愿者时数只记录不估值，并把现金成本、实物价值和活动总价值分开报告。
| 项目 | 捐赠方 | 依据 | 价值 | 文件 |
|---|---|---|---|---|
| 会议室，一天 | 合作学会 | 同一会议室的书面报价 | RM 6,000 | 有日期的信函，编号A |
| 议程册印刷 | 印刷公司 | 捐赠方声明价值，财务审核 | RM 2,500 | 报价邮件，编号B |
| 签到台人手 | 志愿者小组 | 不估值 | 无数字 | 值班表，编号C |
| 实物合计 | RM 8,500 |
可直接使用
实物赞助登记表
把此登记表复制到预算文件中。与现金预算分开，没有可靠依据时价值留空。
| 项目与数量 | 捐赠方 | 日期与条件 | 估值依据 | 价值 | 未到位时的备选方案 | 文件与日期 | 财务处理确认人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 实物合计 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 赞助数量少、内容清楚，并已书面确认。
- 财务已告知实物支持应如何记录。
- 每个项目都有报价这类简单的依据。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多捐赠方提供混合的物品与服务，筹委会需要一份统一的登记表。
- 资助方或会员要求提供报告数字，依据需要经得起审查。
- 场地这类关键项目属于实物赞助，却没有备选方案。
需要把实物支持纳入计划吗？
Event Blueprint可以把现金预算和实物登记表并排建立，附上书面确认、备选方案和需要筹委会作出的决定。项目负责人可以追讨捐赠方的确认并保持登记表更新。销售赞助不在这项支持范围内，协调已获提供的内容则在范围内。
主办方常见问题
实物价值要加进现金预算吗？
不要。单独显示，活动总价值只作为清楚标注的附加一行。现金预算显示的是需要筹措的资金。
捐赠物品的价值由谁决定？
先与筹委会和财务联系人商定依据。自己取得的报价比捐赠方提供的数字更站得住脚，两者都应标注。
实物支持有税务或报告方面的影响吗？
可能有。请询问您的财务联系人或审计师，贵机构必须如何处理。本页只讲记录方法，不作会计或税务结论。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。