活动决策权限矩阵：谁决定什么
筹委会总是在重新讨论一些以为早已定下来的事。
简要回答
决策权限矩阵列出活动中反复出现的决定，并为每项写明：谁提出建议、谁必须同意、谁拍板、谁执行、谁只需被告知。每项决定只有一个拍板人，这是避免推翻重来的规则。
它与RACI矩阵不同：RACI分配任务，而它分配的是说“是”“否”或“暂缓”的权力。
选出真正重要的决定
不要全部列出。挑选10至15项涉及费用、改变范围、动用机构名义或难以撤回的决定。
常见的有节目主题、讲者邀请、场地和供应商委任、报名费、预算变动、对外声明，以及取消或改期。
五种决策角色
- 建议：准备方案和选项。
- 同意：决定生效前必须表示同意，例如涉及预算的事项须经财务同意。此名单要短。
- 拍板：做出决定的唯一角色。
- 执行：决定后负责落实。
- 知会：事后被告知，避免从供应商那里才得知。
写明额度，而不只是姓名
决策权常与金额大小有关。项目负责人可以批准小额超支，较大的超支由筹委会批准。额度要用贵机构已认可的数字写明，并写清谁可以修改。
设定额度前，请先核对章程、董事会授权或公司审批制度。矩阵应在这些规定之内，而不是取代它们。
确认、记录、使用
- 与秘书处和主席一起起草矩阵。
- 交给每位被点名的拍板人，请他们确认或否定自己的行。
- 由筹委会在会议上通过并记入会议记录。
- 把每个实际决定记入决策记录。
- 一个月后以及成员变动后再复核。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构专业团体的大会决策权限
虚构机构和数字。下列金额仅作示意，并非建议额度。
虚构的分会会计师协会（Persatuan Fiktif Akauntan Cawangan）筹办两天大会。名誉秘书不断被要求确认讲者，而节目小组则认为这是自己的权力。
矩阵指定节目负责人为讲者邀请的拍板人，仅在主讲嘉宾上由主席“同意”。示意金额RM3,000以内的预算超支由财务保留，超出则交筹委会。
| 决定 | 建议 | 同意 | 拍板 | 知会 |
|---|---|---|---|---|
| 主讲嘉宾邀请 | 节目负责人 | 主席 | 节目负责人 | 秘书处 |
| 签署场地合同 | 秘书处 | 财务 | 会长（授权签署人） | 筹委会 |
| RM3,000以内预算超支（示意） | 项目负责人 | 无 | 财务 | 主席 |
| 活动改期 | 主席 | 财务 | 筹委会 | 全体会员 |
可直接使用
活动决策权限工作表
复制此表，每项决定一行。每行拍板栏必须恰好有一个名字。
- 每行是否恰好有一个拍板人？
- 每个“同意”是否确有必要，而不是出于客气？
- 额度是否用数字写明，并由正确的机构批准？
- 每位拍板人是否知道自己负责该行？
| 决定 | 建议 | 同意 | 拍板 | 执行 | 知会 | 额度或条件 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| （决定） | ||||||
| （决定） | ||||||
| （决定） |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 筹委会规模小，且信任一位明确的主席。
- 章程或制度中的授权是最新的。
- 决定不多，大多在例会上做出。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 两个机构联合主办，各自以为自己对品牌、资金和讲者有决定权。
- 供应商已被告知后，决定又被重新打开。
- 没有时间把冗长讨论整理成书面权限表。
想在下次争议之前先定好决策权？
会议项目负责人可以主持讨论，理清谁决定什么，与主席和秘书处一起写出矩阵，然后把每项决定推进到有记录的结论。最终权力仍属于贵机构自身规定中指明的机构。
主办方常见问题
这与RACI有何不同？
RACI显示谁执行、谁对每项任务负责。决策权限矩阵显示谁有权批准或否决某个选择。两者并用，任务部分见RACI。
可以由两个人共同拍板吗？
指定一个拍板人，另一人列为“同意”。共同拍板往往造成拖延或日后分歧。
拍板人联系不上怎么办？
指定代理人和最长等待天数，见审批时限约定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。