Matriks kuasa keputusan acara: siapa memutuskan apa
Jawatankuasa anda kerap membuka semula pilihan yang disangka sudah selesai.
Jawapan ringkas
Matriks kuasa keputusan menyenaraikan keputusan berulang dalam acara anda dan menamakan, bagi setiap satu, siapa mencadang, siapa mesti bersetuju, siapa memutuskan, siapa melaksanakan dan siapa sekadar dimaklumkan. Satu pemutus bagi setiap keputusan ialah peraturan yang menghentikan pembatalan semula.
Ia berbeza daripada matriks RACI: RACI menetapkan tugas, manakala ini menetapkan kuasa untuk berkata ya, tidak atau belum.
Pilih keputusan yang penting
Jangan senaraikan semuanya. Pilih 10 hingga 15 keputusan yang melibatkan kos, mengubah skop, mengikat nama anda atau sukar dipulihkan.
Contohnya tema program, jemputan penceramah, pelantikan venue dan pembekal, yuran pendaftaran, perubahan bajet, kenyataan awam serta pembatalan atau pemindahan tarikh.
Lima peranan keputusan
- Mencadang: menyediakan cadangan dan pilihan.
- Bersetuju: mesti berkata ya sebelum keputusan sah, contohnya kewangan bagi apa-apa yang menjejaskan bajet. Pastikan senarai ini pendek.
- Memutuskan: satu peranan yang membuat keputusan.
- Melaksana: melakukan kerja selepas diputuskan.
- Dimaklumkan: diberitahu kemudian, supaya tidak mengetahuinya daripada pembekal.
Tetapkan had, bukan nama sahaja
Kuasa keputusan sering bergantung pada saiz. Ketua projek boleh meluluskan varians kecil manakala jawatankuasa meluluskan yang lebih besar. Tulis had dalam angka yang telah dipersetujui organisasi anda, dan namakan siapa boleh mengubahnya.
Semak perlembagaan, delegasi lembaga atau dasar kelulusan syarikat sebelum menetapkan had. Matriks anda perlu berada dalam peraturan itu, bukan menggantikannya.
Persetujui, rekod, gunakan
- Draf matriks bersama sekretariat dan pengerusi.
- Tunjukkan kepada setiap pemutus yang dinamakan dan minta mereka mengesahkan atau menolak baris mereka.
- Minta jawatankuasa menerima pakai dalam mesyuarat dan catatkan dalam minit.
- Rekodkan setiap keputusan sebenar dalam log keputusan.
- Semak selepas bulan pertama dan selepas sebarang perubahan ahli jawatankuasa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Kuasa keputusan bagi persidangan sebuah badan profesional fiktif
Organisasi dan angka fiktif. Jumlah di bawah hanyalah ilustrasi, bukan had yang disyorkan.
Persatuan Fiktif Akauntan Cawangan merancang persidangan dua hari. Setiausaha kehormat kerap diminta mengesahkan penceramah, tetapi jawatankuasa kecil program menyangka ia yang memutuskan.
Matriks menamakan ketua program sebagai pemutus bagi jemputan penceramah, dengan pengerusi sebagai Bersetuju hanya bagi penceramah utama. Varians bajet sehingga RM3,000 (ilustrasi) kekal pada bendahari. Apa-apa yang lebih dibawa kepada jawatankuasa.
| Keputusan | Mencadang | Bersetuju | Memutuskan | Dimaklumkan |
|---|---|---|---|---|
| Jemputan penceramah utama | Ketua program | Pengerusi | Ketua program | Sekretariat |
| Tandatangan kontrak venue | Sekretariat | Bendahari | Presiden (penandatangan sah) | Jawatankuasa |
| Varians bajet sehingga RM3,000 (ilustrasi) | Pemilik projek | Tiada | Bendahari | Pengerusi |
| Tunda tarikh acara | Pengerusi | Bendahari | Jawatankuasa | Semua ahli |
Gunakan sendiri
Lembaran kerja kuasa keputusan acara
Salin jadual dan isi satu baris bagi setiap keputusan. Setiap baris perlu ada tepat satu nama dalam Memutuskan.
- Adakah tepat satu Memutuskan bagi setiap baris?
- Adakah setiap Bersetuju ada kerana perlu, bukan kerana adab?
- Adakah had ditulis dalam angka dan diluluskan oleh badan yang betul?
- Adakah setiap pemutus tahu ia memegang baris itu?
| Keputusan | Mencadang | Bersetuju | Memutuskan | Melaksana | Dimaklumkan | Had atau syarat |
|---|---|---|---|---|---|---|
| (keputusan) | ||||||
| (keputusan) | ||||||
| (keputusan) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa anda kecil dan sudah mempercayai pengerusi yang jelas.
- Delegasi dalam perlembagaan atau dasar anda masih terkini.
- Keputusan sedikit dan kebanyakannya dibuat pada mesyuarat berjadual.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Dua organisasi menganjur bersama dan masing-masing menganggap ia memutuskan soal jenama, wang dan penceramah.
- Keputusan dibuka semula selepas pembekal dimaklumkan.
- Tiada masa untuk menukar perbincangan panjang menjadi jadual kuasa bertulis.
Mahu kuasa keputusan ditetapkan sebelum pertikaian seterusnya?
Ketua projek persidangan boleh memudahkan perbincangan yang menetapkan siapa memutuskan apa, menulis matriks bersama pengerusi dan sekretariat anda, kemudian membawa setiap keputusan hingga ditutup dengan rekod. Kuasa muktamad kekal pada badan yang dinamakan dalam peraturan anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apa bezanya dengan RACI?
RACI menunjukkan siapa melakukan dan menjawab bagi setiap tugas. Matriks kuasa keputusan menunjukkan siapa berkuasa meluluskan atau menolak sesuatu pilihan. Gunakan kedua-duanya, dengan RACI untuk tugas.
Bolehkah dua orang memutuskan bersama?
Namakan satu pemutus dan jadikan yang seorang lagi Bersetuju. Pemutus bersama cenderung menimbulkan kelewatan atau perselisihan kemudian.
Bagaimana jika pemutus tidak dapat dihubungi?
Namakan timbalan dan had maksimum hari menunggu. Lihat persetujuan tempoh kelulusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.