Cara menyediakan hierarki eskalasi acara
Satu masalah berlegar pada seorang selama seminggu, dan apabila pengerusi mengetahuinya pilihan sudah semakin sempit.
Jawapan ringkas
Hierarki eskalasi menamakan peringkat yang dilalui sesuatu masalah, pencetus untuk naik setiap peringkat dan masa yang dibenarkan sebelum ia naik. Masalah dieskalasi kerana had dicapai, bukan kerana seseorang gagal.
Persetujuinya sebelum acara berada di bawah tekanan, dan tulis pada satu halaman.
Pilih pencetus yang boleh diukur
Pencetus lebih berkesan jika spesifik. Contohnya: keputusan lewat dua hari bekerja, perubahan kos melebihi had dalam matriks kuasa keputusan, pembekal atau penceramah menarik diri, atau pihak berkepentingan mempertikai skop.
Pencetus juga boleh berupa soalan, seperti: adakah ini mengubah apa yang dimaklumkan kepada peserta? Jika ya, eskalasikan.
Bina tiga atau empat peringkat
- Peringkat 1: pemilik tugas cuba menyelesaikannya dalam masa tertentu, contohnya satu hari bekerja.
- Peringkat 2: ketua aliran kerja atau ketua projek memutuskan dalam had yang dipegang.
- Peringkat 3: pengerusi atau pemilik acara memutuskan, dengan kewangan dirujuk jika melibatkan wang.
- Peringkat 4: jawatankuasa penuh atau lembaga, hanya bagi keputusan di luar kuasa yang diwakilkan.
Tetapkan had masa dan namakan timbalan
Setiap peringkat perlu masa respons dan seorang timbalan. Tanpa timbalan, cuti atau hari bermusafir menghentikan hierarki.
Tulis masa dalam hari bekerja dan nyatakan siapa mengesahkan penerimaan, supaya eskalasi tidak bergantung pada seseorang menyedari mesej.
Perkara di luar hierarki ini
Insiden keselamatan, kecemasan perubatan dan hal keselamatan mengikut prosedur kecemasan venue dan organisasi anda sendiri, yang perlu ditentukan oleh pihak yang berwibawa. Tanya venue dan penasihat keselamatan anda bagaimana kecemasan dilaporkan, dan pisahkan daripada hierarki ini.
Soalan undang-undang dan perlindungan data patut dihantar kepada pegawai undang-undang atau perlindungan data anda sendiri, dengan catatan dalam hierarki tentang siapa mereka.
Simpan rekod
- Catat setiap eskalasi dalam log keputusan: apa, peringkat, pemilik, tarikh akhir.
- Semak log selepas acara untuk melihat pencetus mana yang berfungsi dan sama ada had itu betul.
- Kemas kini hierarki apabila ahli jawatankuasa bertukar.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penceramah menarik diri tiga minggu sebelum acara
Organisasi dan jangka masa fiktif. Had dan bilangan hari hanyalah ilustrasi.
Sebuah persatuan pentadbir penjagaan kesihatan fiktif kehilangan penceramah utama pada hari Isnin. Ketua program (Peringkat 1) ada satu hari bekerja untuk mencadangkan dua pengganti.
Kerana pengganti akan mengubah bahan bercetak dan baris yuran penceramah, ketua projek membawanya kepada pengerusi pada hari Selasa (Peringkat 3). Pengerusi memutuskan pada hari Rabu, kewangan dimaklumkan dan perubahan dicatat. Jawatankuasa penuh hanya mengetahuinya pada mesyuarat seterusnya kerana keputusan kekal dalam kuasa yang diwakilkan.
| Peringkat | Siapa | Masa dibenarkan | Naik apabila |
|---|---|---|---|
| 1 | Ketua program | 1 hari bekerja | Tiada pengganti yang sesuai dikenal pasti |
| 2 | Ketua projek | 1 hari bekerja | Bahan bercetak atau baris yuran berubah |
| 3 | Pengerusi, kewangan dirujuk | 2 hari bekerja | Di luar kuasa yang diwakilkan |
| 4 | Jawatankuasa | Mesyuarat seterusnya atau mesyuarat khas | Tidak berkenaan |
Gunakan sendiri
Templat hierarki eskalasi acara
Salin dan isi. Pastikan satu halaman dan lampirkan pada terma rujukan anda.
- Pencetus (lewat __ hari bekerja; kos melebihi __; pembekal atau penceramah menarik diri; pertikaian skop; perubahan yang dilihat peserta):
- Pemilik Peringkat 1, timbalan, masa dibenarkan:
- Pemilik Peringkat 2, timbalan, masa dibenarkan:
- Pemilik Peringkat 3, timbalan, masa dibenarkan:
- Badan Peringkat 4 dan cara mesyuarat khas dipanggil:
- Siapa mengesahkan penerimaan eskalasi:
- Tempat eskalasi dicatat:
- Perkara di luar hierarki ini (kecemasan, undang-undang, perlindungan data) dan siapa mengendalikannya:
- Tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa kecil dan pengerusi bertindak balas dengan cepat.
- Anda sudah ada delegasi kuasa yang jelas.
- Acara singkat dan pembekalnya sedikit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa organisasi terlibat dan tiada siapa pasti siapa boleh membatalkan keputusan siapa.
- Masalah cenderung sampai kepada pengerusi lewat dan berselirat.
- Anda mahu seseorang mengendalikan hierarki setiap hari dan menyimpan log.
Mahu seseorang mengendalikan hierarki bersama anda?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf hierarki eskalasi bersama pengerusi anda, membuat keputusan Peringkat 2 dalam had yang dipersetujui, dan membawa selebihnya ke peringkat yang betul dengan pilihan dan cadangan. Jawatankuasa anda mengekalkan keputusan yang menjadi haknya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa peringkat yang diperlukan?
Tiga atau empat memadai bagi kebanyakan acara profesional. Lebih banyak peringkat melambatkan keputusan dan mengaburkan pemilikan.
Perlukah setiap masalah dieskalasi?
Tidak. Hanya apabila pencetus dipenuhi. Pemilik tugas perlu menyelesaikan apa yang mampu dalam had sendiri.
Siapa mencatat eskalasi?
Orang yang mengeskalasi, dalam entri log keputusan, dengan masa. Penerima mengesahkan penerimaan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.