Cara membina matriks RACI acara
Beberapa ahli jawatankuasa menyangka satu tugas milik mereka, atau masing-masing menganggap orang lain sudah mengambilnya.
Jawapan ringkas
Matriks RACI menyenaraikan setiap tugas acara berdasarkan peranan, dengan satu pihak ditanda Accountable, pelaksana ditanda Responsible, dan yang lain Consulted atau Informed. Peraturan utamanya mudah: setiap tugas ada tepat satu peranan Accountable.
Bina pada peringkat tugas, bukan untuk keseluruhan acara, dan semak bersama orang yang dinamakan sebelum ia dimuktamadkan.
Maksud empat huruf dalam acara
Responsible bermaksud melaksanakan kerja. Accountable bermaksud menjawab atas hasil dan mempunyai kata putus bagi tugas itu. Consulted bermaksud ditanya sebelum kerja dimuktamadkan. Informed bermaksud dimaklumkan selepas itu.
Satu peranan boleh menjadi Responsible dan Accountable sekali gus. Satu tugas boleh ada beberapa Responsible tetapi tidak pernah dua Accountable.
Bina dalam lima langkah
- Senaraikan 15 hingga 30 tugas daripada pecahan kerja anda, ditulis sebagai hasil, contohnya Kontrak penceramah ditandatangani.
- Senaraikan peranan, bukan nama, contohnya Pengerusi, Sekretariat, Pegawai kewangan, Ketua program, Wakil venue.
- Tanda Accountable dahulu, satu bagi setiap baris. Kemudian tambah Responsible, dan hanya Consulted yang benar-benar perlu ditanya.
- Cari baris tanpa Accountable, dengan dua Accountable, atau seseorang yang Accountable bagi terlalu banyak baris.
- Semak beban melalui perancang beban kerja jawatankuasa, kemudian bersetuju dalam mesyuarat dan rekodkan.
Tugas yang selalunya bermasalah
- Jemputan penceramah, apabila ketua program dan pengerusi sama-sama menyangka mereka meluluskan.
- Bayaran pembekal, apabila orang yang menempah pembekal bukan orang yang meluluskan invois.
- Komunikasi kepada peserta, apabila beberapa orang menghantar mesej dengan butiran berbeza.
- Apa-apa yang melibatkan penganjur bersama, seperti dalam tanggungjawab penganjur bersama.
Pastikan Consulted ringkas
Lajur Consulted yang panjang melambatkan setiap keputusan. Tanya bagi setiap peranan: jika orang ini tidak ditanya, adakah tugas akan tersasar? Jika tidak, jadikan Informed.
Kuasa memutuskan pilihan yang lebih besar perlu berada dalam matriks kuasa keputusan, yang tidak digantikan oleh RACI.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Matriks forum sebuah persatuan fiktif
Organisasi dan angka fiktif. Nama peranan dan bilangan hanyalah ilustrasi.
Persatuan Fiktif Perancang Bandar merancang forum sehari dengan jawatankuasa tujuh orang. Draf pertama mereka ada 22 tugas. Enam baris mempunyai dua Accountable dan tiga baris tiada.
Selepas semakan, pengesahan penceramah menjadi milik ketua program, kelulusan invois menjadi milik pegawai kewangan, dan pengerusi beralih daripada Accountable pada sebelas baris kepada empat. Pengerusi kekal Consulted bagi tema program dan senarai pendek penceramah.
| Tugas | Pengerusi | Sekretariat | Ketua program | Pegawai kewangan |
|---|---|---|---|---|
| Senarai pendek penceramah dipersetujui | C | I | A/R | I |
| Kontrak penceramah ditandatangani | I | R | A | C |
| Deposit venue dibayar | I | R | C | A |
| Laman pendaftaran dibuka | I | A/R | C | I |
Gunakan sendiri
Templat matriks RACI acara
Salin jadual ini ke hamparan. Isi satu baris bagi setiap tugas dan pastikan setiap baris ada tepat satu A.
- Peraturan 1: satu A bagi setiap baris.
- Peraturan 2: tiada peranan menjadi A bagi lebih kurang suku baris tanpa sebab.
- Peraturan 3: setiap peranan R sudah mengesahkan ia mampu melakukan kerja itu.
- Peraturan 4: C hanya jika bertanya mengubah hasil.
| Tugas | Peranan 1 | Peranan 2 | Peranan 3 | Peranan 4 | Peranan 5 | Semakan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| (hasil tugas) | A/R/C/I | A/R/C/I | A/R/C/I | A/R/C/I | A/R/C/I | Satu A? |
| (hasil tugas) | ||||||
| (hasil tugas) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa anda tujuh orang atau kurang dan seorang boleh mengetuai mesyuarat semakan.
- Peranan sudah jelas daripada tahun lepas.
- Tiada penganjur bersama atau pembekal luar yang berkongsi tugas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Dua organisasi atau beberapa jawatankuasa berkongsi tugas dan tidak sepakat siapa Accountable.
- Ahli kerap bertukar dan matriks lapuk dalam beberapa minggu.
- Tiada sesiapa berkesempatan mengejar pihak Accountable untuk mengesahkan baris mereka.
Perlukan matriks yang benar-benar dipersetujui?
Jika draf sudah ada tetapi orang masih membuka semula soal siapa memiliki apa, ketua projek persidangan boleh mengendalikan semakan bersama jawatankuasa anda, menyelesaikan akauntabiliti bertindih dan mengekalkan matriks apabila peranan berubah. Keputusan yang menjadi hak jawatankuasa kekal pada anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah RACI terlalu formal untuk jawatankuasa kecil?
Formatnya boleh ringan. Jadual satu halaman dengan satu A bagi setiap tugas sudah memadai. Nilainya terletak pada perbualan tentang pemilikan, bukan dokumennya.
Bolehkah jawatankuasa menjadi Accountable?
Namakan satu peranan atau individu. Jawatankuasa boleh memutuskan, tetapi satu peranan bernama perlu menjawab bagi setiap tugas.
Berapa kerap matriks perlu dikemas kini?
Semak pada setiap mesyuarat jawatankuasa dan apabila ahli keluar, seperti dalam serahan ahli jawatankuasa.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.