活动事件报告表：要记录哪些内容

现场发生了状况，团队需要一份真实、简短、能让决策者直接使用的记录。

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简要回答

事件报告表应记录：谁报告、何时何地、观察到什么、通知了谁、场地或应急服务做了什么决定，以及还有哪些未知。它记录事实和交接，不写意见，也不追究责任。

表格控制在一页，让签到组负责人几分钟内就能填完。医疗、安保和应急决定由应急服务、场地及其他有资格的一方作出；表格只记录通知了谁、什么时候通知。

这份表格的用途

表格让活动负责人、场地和日后的复核人拿到同一套事实，也能说明正确的人在正确的时间得到了通知。

它不是对原因或过错的说明。记录日后如何使用，由保险公司、场地和法律顾问决定，所以只写看到或听到的内容。

要记录的栏目及原因

栏目	写什么	为什么重要
报告人	姓名、职务，以及活动期间的联系方式。	复核人可以追问。
日期、时间、地点	发现的钟点，以及区域或房间，使用场地自己的房间名称。	与场地记录对得上。
观察到的情况	简单事实：报告人看到或听到什么，用他们自己的话。	把观察和猜测分开。
涉及人员	只写职务或姓名缩写，除非本人同意具名。	从一开始就减少个人资料。
通知了谁	姓名或职务、时间和联络途径。	说明已按升级路线通知。
作出的决定及决定者	场地、应急服务或获授权的负责人。	权限留在有资格的一方。
尚不清楚的事	未决问题以及由谁去查明。	避免猜测写进记录。
表格负责人与存放	谁保管原件，谁可以查看。	控制查阅权限，见隐私页面。

由谁填写，交到哪里

最先发现的人先口头向现场事件联络人报告。该联络人或其指派的人趁事实清晰时填写表格。

原件交给活动负责人或指定的事件负责人。只有场地自己的程序要求时，才给场地一份副本。请在活动前定好，并用职责分工矩阵标明谁填写、谁复核、谁知情。

常见错误

写下原因或谁有错这类结论，而不是看到的事实。
写了姓名，其实写职务就够。
漏记通知场地的时间，而这正是复核人最先问的一项。
多个版本分散在不同手机上，没有唯一负责人。
没有留“尚不清楚”一栏，猜测慢慢变成了记录。

实例演示 · 虚构示例

一天的论坛，一名参会者感到不适

机构与数字均为虚构，仅作说明。

在一家虚构金融科技协会的论坛上，一名志愿者发现有参会者坐在大堂地上，看起来不舒服。志愿者告诉签到组负责人，负责人按联系人表联系了场地值班经理。

签到组负责人填写表格：报告人职务、大堂、志愿者发现的时间、看到的情况、通知值班经理的时间，以及场地急救人员已到场。对该参会者的处理决定，记录为由急救人员作出。“尚不清楚”一栏写明：该参会者是否希望协会再被告知其他事项。表格交给活动负责人，存放处只有两名指定人员可以查阅。

可直接使用

一页式事件报告表

复制到共享表单或打印页。只填简单事实，宁可留空，不要猜测。

报告人姓名、职务及活动期间的联系方式：
日期及最初发现的钟点：
地点（使用场地的房间名称）：
观察到的情况，用平实的话写：
涉及人员（写职务或缩写，除非本人同意具名）：
通知了谁、什么时间、通过什么途径：
所作决定及决定者（场地、应急服务或获授权负责人）：
上述各方对主办方提出的要求：
尚不清楚的事，以及由谁去查明：
填表人、时间及原件存放处：
谁拿到副本，原因是什么：

打开工具: 活动职责分工矩阵生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

小型单一房间活动，现场有一位明确的联络人，场地自备事件记录。
团队已约定表格存放在哪里，以及谁可以打开。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个房间、供应商和志愿者各自用不同方式收集信息。
主办方和场地用不同表格，没有人去核对。
董事会或保险公司在批准活动前，要求统一的记录格式。

想在活动前把升级路线定好？

会议项目负责人可以与筹委会和场地一起确定表格、现场联络人和场地交接点，并向使用这些表格的志愿者做简报。医疗、安保和应急方面的决定，仍由场地、应急服务和贵方获授权的负责人作出。请把现有的联系人名单和正在使用的表格发过来。

洽谈事件上报路线将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

表格要写涉及人员的姓名吗？

除非本人同意具名，或有资格的一方要求提供姓名，否则写职务或缩写。决定保留哪些内容前，请先与场地和贵方的个人资料保护联络人确认。

谁来决定是否呼叫应急服务？

现场任何人都可以通过场地的途径发出警报。如何处置由应急服务和场地值班团队决定。表格只记录通知了谁。

表格要保存多久？

请询问法律顾问或个人资料保护联络人以及保险公司，把答案写在表格的存放栏，志愿者就不必自行决定。

像胸牌遗失这类小事也要填表吗？

不用。与活动负责人定一个门槛，例如涉及受伤、安全、安保、骚扰或活动中断的情况，较轻的问题记入一般事项记录。