活动紧急联系人表

这张表的用途

这张表快速回答三个问题：我们需要联系谁，怎么联系，己方谁有权去联系。大家忙乱或紧张时，它能省掉猜测。

它也能及早暴露缺口。如果场地值班经理唯一的号码是销售联络人的手机，您在筹备阶段就会发现，而不是活动当天。

表上应该有哪些人

• 主办方决策人：活动负责人、代理人、委员会主席，以及代表机构发言的人，见对外发言权限。
• 活动日的场地联络人：值班经理、保安或控制室，以及负责场内服务的人。请问场地方希望您使用哪些联络人和内线分机。
• 如已委任医疗或急救服务方，列入其联络人，见医疗服务联络。
• 主要供应商：视听、报名、餐饮、交通和舞台，各有一位下班后可联络的人。
• 指定一位负责讲者和贵宾联络的人，以及一位负责参会者咨询的人。
• 场地方告知应使用的紧急服务号码。请场地方书面确认，不要凭假设。

每个条目应记录什么

建立并核对这张表

1. 先列出岗位，再向本人收集姓名和号码，不要从旧邮件里抄。
2. 请场地方书面确认其值班和保安联络人及内线分机。
3. 逐个测试号码：发一条短信或打一通电话，请对方确认自己在名单上。
4. 确定谁可以联系谁，以及当天谁是供应商唯一的对接人。
5. 打印一份放在控制台，并在每位关键人员的手机里存一份。商定正本放在哪里、由谁更新。
6. 活动前几天及每个活动日开始时再次确认。

保持简明、最新，并注意隐私

联系人表含有个人手机号码，所以要决定谁可以看、如何按机构的隐私规定存放。打印本只发给需要的人，活动结束后收回。

这张表控制在一页内。详细的事件表格、发言人规则和场地方程序应放在各自的文件里，见活动事件报告表和场地应急方案确认问题。

与职责分工和执行流程联系起来

用活动职责分工矩阵生成器核对表上每个岗位都有指定的负责人。把控制台联络方式写进执行流程表，让每位喊提示的人都知道该联系谁。