活动对外发言权限安排

活动期间，一位记者打电话到秘书处，接电话的人必须决定要不要说些什么。

洽谈发言人分工将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

指定一位获授权的发言人和一位代理人，写明谁批准发言内容，并让其他人把询问转给发言人。发言人只说场地、应急服务或其他主管部门已确认的事实，并如实说明哪些尚不清楚。

主办方不代表场地、应急服务或警方发言，它们各自为自己发言。

为什么要一个声音

志愿者、讲者和筹委会成员都会被问到，每个回答都会成为公开记录。两种不同的说法会形成难以更正的叙述。

指定发言人也能保护工作人员。被媒体或会员问到的人有明确的指示：记下姓名和号码，转交即可。

权限记录：谁可以说什么

对象	谁可以发言	由谁批准	可以说什么
媒体和公众	获授权的发言人。	活动负责人或筹委会主席。	已确认的事实、正在采取的措施，以及下次更新的时间。
已报名的参会者	获授权发言人或指定的传播负责人。	活动负责人。	实用信息，在事实确认后发出。
会员和理事会	主席或秘书处主管。	主席。	已知事实和下次更新时间。
赞助方和展商	活动负责人或指定联络人。	活动负责人。	实用信息，并与对外信息保持一致。
场地、主管部门和应急服务	他们各自的代表。	他们自己。	主办方不代他们发言。
社交媒体账号	获批准的指定人员。	发言人。	已排定的帖子先暂停，批准后再发。

活动前要落实的步骤

指定发言人、代理人和批准人，并写入紧急联系人表。
准备一份临时声明模板，对场地或主管部门确认的事实留出空白。
告知志愿者、讲者、展商和筹委会成员：记下姓名和号码，把所有询问转给发言人。
约定发生事件时暂停已排定的社交媒体帖子，以及由谁解除。
约定声明如何登记：时间、措辞、批准人、接收对象。
请法律顾问或保险公司确认是否有措辞或通知方面的要求，并记录答复。

临时声明包含什么、不包含什么

包含：发生了事件、场地和主管部门正在处理、参会者应按场地指示行动，以及下次更新的时间。
不包含：原因、涉及何人、谁有过错或结果会怎样。
不包含：医疗细节，或有资格的一方尚未确认的姓名和数字。
不包含：关于活动恢复的承诺。该决定遵循活动恢复进行审批流程。

实例演示 · 虚构示例

会议期间记者打来的电话

机构与数字均为虚构，仅作说明。

一家虚构银行家学会正在举办会议，一名记者打到秘书处座机。接电话的志愿者按表格操作：记下记者姓名、媒体和号码，说明发言人会回复，并转交出去。

发言人向场地值班经理核实哪些已经确认，然后发出一份三行的临时声明，并经主席批准。声明说明已确认的事实、场地和主管部门正在处理，以及预计下次更新的时间。记录中登记了时间、措辞和批准人。

可直接使用

发言权限记录

活动前填写，并分发给所有可能接电话的人。

获授权发言人、代理人和批准人：
志愿者指示：记下姓名、媒体和号码，说明发言人会回复：
各类对象（媒体、参会者、会员、赞助方）由谁发言：
须待场地或主管部门确认后才能说的事实：
留有空白以填入已确认事实的临时声明模板：
已排定社交媒体帖子的暂停安排，以及由谁解除：
声明记录：时间、措辞、批准人、接收对象：
顾问或保险公司对通知或措辞要求的答复：

打开工具: 活动职责分工矩阵生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

小型活动，秘书处主管就是明确的唯一发声者，由主席批准。
机构已有传播政策和受过培训的发言人。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个机构共同主办，每个机构都以为自己可以发言。
活动知名度高，媒体询问很可能出现。
活动前没有人起草临时声明或批准流程。

需要把发言权限定下来？

会议项目负责人可以与筹委会和共同主办方一起落实权限记录，与贵方传播负责人一起起草临时声明模板，并向志愿者说明如何转交询问。贵机构选择说什么，以及任何法律或监管通知，仍由贵方获授权的负责人和顾问决定。如有现行传播政策，请一并发来。

洽谈发言人分工将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

谁适合担任发言人？

职位足以代表机构发言、活动期间能联系得上并已接受简报的人。再指定代理人和批准人。

我们可以什么都不说吗？

记下姓名和号码，并说明发言人会回复，是可以接受的。仅基于已确认事实的简短临时声明，比沉默更好。

关于原因要怎么说？

在有资格的一方确认之前什么都不说。只说已知的情况、正在做的事，以及下次更新的时间。

讲者需要简报吗？

需要。在讲者资料中写两行说明就够了：不予置评，把询问转给发言人。