活动恢复进行审批流程

场地说情况已经结束，房间在等，讲者想接着讲，而必须有人决定活动要不要重新开始。

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简要回答

事先约定恢复需要两样东西：场地或应急服务确认该区域可以再次使用，以及指定的活动负责人决定是否、怎样重新开始议程。在任何人宣布之前，先把两者连同姓名和时间记录下来。

主办方不决定某个区域是否安全。它是在有资格的一方表示区域可使用之后，决定议程怎么办。

两个独立的决定

第一个决定是建筑或区域能否再次使用。这属于场地、应急服务或其他有资格的一方，并应以能记录下来的措辞给出。

第二个决定是今天活动是否继续、以什么形式继续：原议程、缩短的议程、换房间或停止。这属于活动负责人，并听取议程负责人、讲者和场地的意见。

审批顺序

步骤	由谁确认	记录什么
区域可再次使用	场地或应急服务。	姓名、职务、时间、原话。
使用条件或限制	场地。	仍然封闭的区域、对参会者的任何指示。
议程方案	议程负责人。	剩余场次，哪些可缩短或移动。
决定恢复、调整或停止	活动负责人。	决定、时间、原因。
讲者和主持人获知	主办方联络人。	谁被通知、何时。
参会者、展商、供应商获知	获授权发言人或联络人。	措辞、时间、渠道。
记录关闭	事件负责人。	时间，并由活动负责人签核。

活动前要落实的步骤

在紧急联系人表上写明作决定的活动负责人及代理人。
问场地由谁确认区域可再次使用，以及以什么方式给出确认。
约定在场地的确认被记录之前，任何人都不得宣布重新开始。
与议程负责人一起准备方案：哪些可以缩短、合并或移动。
决定重新开始的信息如何发出，沿用疏散沟通责任分工中的路线。
把决定记入决策记录，并填写场地交接记录。

需要留意的事

场地尚未确认任何事，讲者或主持人就宣布活动将恢复。
活动在场地尚未放行的房间里重新开始。
不同的人向参会者说了不同的话。
当天停止的决定没有记录，次日的安排只能靠猜。
场地的确认是口头的，没有人记下是谁说的。

实例演示 · 虚构示例

会员论坛中被暂停的下午

机构与数字均为虚构，仅作说明。

一家虚构物流协会的论坛，因酒店要求所有人离开宴会厅而暂停。约一小时后，酒店值班经理表示宴会厅可以再次使用。主办方事件联络人记下姓名、时间和原话，转交给活动负责人。

活动负责人请议程负责人提出方案，决定恢复进行，下午场次缩短，并把一个分组会议移到主厅。联络人通知主持人和讲者；发言人向参会者发出简短信息。决策记录写明谁确认、谁决定以及何时。

可直接使用

恢复进行审批记录

按顺序填写。第一部分来自场地或应急服务；第二部分是主办方的决定。

场地或应急服务确认区域可再次使用（姓名、职务、时间、原话）：
使用条件或限制，以及仍然封闭的区域：
考虑过的议程方案（继续、缩短、合并、移动、当天停止）：
听取了谁的意见：
活动负责人的决定、时间和原因：
讲者、主持人和志愿者已获通知，通知人及时间：
参会者、展商和供应商已获通知，措辞及渠道：
是否需要公开声明，由谁批准：
记录关闭人、时间及存放处：

打开工具: 活动职责分工矩阵生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

议程较短，活动负责人明确，场地会书面确认放行。
筹委会已约定顺序以及由谁掌握决定权。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个房间、各方或时区需要协调重新开始。
负责人联系不上，或对谁有权决定存在争议。
场地的确认是口头的，需要整理成清晰且有记录的路线。

想在活动前把恢复路线定下来？

会议项目负责人可以与筹委会和场地一起落实审批顺序，准备议程方案和记录表，并向负责转达信息的人员做简报。区域能否再次使用，仍由场地和应急服务决定。议程是否继续，仍由贵方活动负责人决定。

洽谈恢复进行决策将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

谁可以说我们重新开始？

活动负责人可以决定重新开始议程，但必须先由场地或应急服务确认区域可以使用。两者都要记录。

可以换到另一个房间重新开始吗？

这是活动负责人的议程决定，前提是场地确认该房间、布局及任何使用限制。

需要告诉参会者原因吗？

告诉他们已确认的事实以及接下来的安排。关于原因或细节的措辞，由获授权发言人在事实确认后决定。

如果当天活动必须停止怎么办？

记录决定，通过约定路线通知主持人、讲者和参会者，并记录剩余场次的安排。