活动疏散沟通责任分工

如果场地要求人员撤离，会有好几个人同时想开口，团队需要提前知道谁负责什么。

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简要回答

活动前以书面约定：谁批准疏散信息、谁发布、谁向讲者、志愿者和展商转达，以及谁记录说了什么。在大多数场地，是否疏散和发出警报由场地值班团队与应急服务决定；主办方的角色是转达和配合。

请与场地确认，而不是想当然。问清谁可以使用广播系统，以及在场地开口之前，主办方人员是否可以说任何话。

把决定和转达分开

是否疏散以及向整座建筑发出警报，属于场地和应急服务。主办方人员不应作出这个决定，也不应与场地所说的相抵触。

主办方可以负责的是转达：把场地给出的信息告诉志愿者、讲者和分会主持人，并记录时间和原话。

与场地一起填写的责任表

工作	待确认的负责方	主办方的配合角色
决定人员必须离开	场地值班团队或应急服务。	保持可联系；被问及时提供议程和人数资料。
发出警报及广播信息	场地，以其确认为准。	除非场地要求，否则不介入。
向讲者和分会主持人转达	主办方联络人。	使用从场地取得的约定措辞。
向志愿者和签到处转达	主办方联络人。	事先做简短说明。
向展商和供应商转达	主办方联络人或供应商负责人。	使用表上的联系名单。
记录信息的时间和措辞	指定的记录人。	写在事件报告表上。
对外声明	获授权的发言人，见发言权限页面。	待事实确认后再说。

活动前要落实的步骤

请场地书面确认：谁决定、谁发出警报、谁可以通过广播系统讲话。
指定主办方联络人和候补人，并写入紧急联系人表。
问场地使用什么措辞，让转达的内容与之一致。
向志愿者和分会主持人说明：只重复场地的信息，其他问题交给联络人。
指定记录人，把时间和措辞记在事件报告表上。
在职责分工矩阵中列出这些路线，避免同一件事有两个负责人。

常见陷阱

台上的讲者临场发挥，说出与场地不同的指示。
两个人向志愿者转达了不同版本。
没有人记录信息最初发出的时间。
展商和供应商没有列入转达名单。
在场地和主管部门确认事实之前，主办方就发布了公开声明。

实例演示 · 虚构示例

酒店内的两个房间研讨会

机构与数字均为虚构，仅作说明。

一家虚构保险业协会在两个房间举办研讨会。秘书处书面询问酒店谁决定、谁发言，酒店确认由值班经理决定，并由酒店发出警报。

秘书处指定活动主任为联络人，一名志愿者为候补。分会主持人被告知：只重复酒店的措辞，在酒店信息传到房间之前留在台上。另指派一名志愿者担任记录人。除获授权的发言人外，其他人不对外发布任何声明。

可直接使用

疏散信息传达路线表

与场地一起填写，并与联系人表放在一起。场地确认之前，相关行保持空白。

问题	场地或主办方的答复	确认人、日期
谁决定人员必须离开？
谁发出警报并作广播？
主办方人员或讲者可以先开口，还是只能重复？
场地使用的措辞，供转达时保持一致：
主办方联络人及候补人：
谁向讲者和分会主持人转达：
谁向志愿者和签到处转达：
谁向展商和供应商转达：
时间和措辞的记录人：

打开工具: 活动职责分工矩阵生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

单一房间的活动，警报由场地发出，主办方只有一位联络人。
场地已书面提供其措辞和对主办方角色的期望。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个房间、供应商和展商，各有各的负责人。
场地的答复含糊，需要有人争取到清晰的书面立场。
讲者或主持人可能临场发挥，需要一份简短并已约定的说明。

需要把转达角色定好并做简报？

会议项目负责人可以与场地一起落实责任表，指定联络人和记录人，并向分会主持人、志愿者和供应商说明约定的转达方式。是否疏散以及警报本身，仍由场地和应急服务决定。请把场地目前的应急资料和团队名单发过来。

洽谈沟通分工将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

我们的应急主持人可以向观众下指示吗？

请问场地：主办方人员是否可以讲话，具体可以说什么。若警报由场地负责，主办方人员只重复其措辞。

谁来通知台上的讲者？

指定的主办方联络人，使用场地的措辞。事先向分会主持人说明哪些内容可以重复、哪些不可以。

事后要不要通知已报名的参会者？

向参会者发信息，是获授权发言人在场地和主管部门确认事实之后作出的决定。提前准备好路线，而不是内容。

需要演练吗？

问场地是否举行演习或允许主办方参加，以及是否允许联络人和主持人做一次简短走位。