Pemilikan komunikasi pemindahan acara
Jika lokasi meminta orang beredar, beberapa orang akan mahu bercakap serentak, dan pasukan anda perlu tahu lebih awal siapa membuat apa.
Jawapan ringkas
Putuskan secara bertulis sebelum acara siapa meluluskan mesej pemindahan, siapa menyampaikannya, siapa menyampaikan semula kepada penceramah, sukarelawan dan pempamer, dan siapa merekod apa yang dikatakan. Di kebanyakan lokasi, pasukan bertugas lokasi dan perkhidmatan kecemasan memegang keputusan dan amaran; peranan penganjur ialah menyampaikan semula dan menyokong.
Sahkan perkara ini dengan pihak lokasi, bukan dengan andaian. Tanya siapa boleh menggunakan sistem siaran awam, dan sama ada kakitangan penganjur boleh bercakap langsung sebelum pihak lokasi.
Pisahkan keputusan daripada penyampaian semula
Keputusan untuk memindahkan orang dan amaran kepada bangunan milik pihak lokasi dan perkhidmatan kecemasan. Kakitangan penganjur tidak patut membuat keputusan itu atau bercanggah dengan apa yang dikatakan lokasi.
Apa yang boleh dimiliki penganjur ialah penyampaian semula: memberitahu sukarelawan, penceramah dan pengerusi sesi mesej yang diberikan lokasi, serta menyimpan rekod masa dan perkataannya.
Jadual pemilikan untuk dilengkapkan bersama lokasi
| Tugas | Pemilik untuk disahkan | Peranan sokongan penganjur |
|---|---|---|
| Memutuskan orang perlu keluar | Pasukan bertugas lokasi atau perkhidmatan kecemasan. | Boleh dihubungi; beri maklumat program dan bilangan hadir jika diminta. |
| Membunyikan amaran dan mesej siaran awam | Pihak lokasi, seperti yang disahkannya. | Tiada kecuali diminta lokasi. |
| Menyampaikan kepada penceramah dan pengerusi sesi | Penghubung penganjur. | Guna perkataan yang dipersetujui daripada lokasi. |
| Menyampaikan kepada sukarelawan dan pendaftaran | Penghubung penganjur. | Taklimat ringkas lebih awal. |
| Menyampaikan kepada pempamer dan pembekal | Penghubung penganjur atau ketua pembekal. | Senarai hubungan pada helaian. |
| Merekod masa dan perkataan mesej | Perekod yang dinamakan. | Tulis pada borang insiden. |
| Kenyataan luar | Jurucakap yang diberi kuasa; lihat halaman jurucakap. | Tahan sehingga fakta disahkan. |
Langkah untuk diselesaikan sebelum acara
- Minta lokasi mengesahkan secara bertulis siapa memutuskan, siapa membunyikan amaran dan siapa boleh bercakap melalui sistem siaran awam.
- Namakan penghubung penganjur dan pengganti, dan letak kedua-duanya pada helaian hubungan.
- Tanya lokasi perkataan yang digunakannya supaya penyampaian semula sepadan.
- Beri taklimat kepada sukarelawan dan pengerusi sesi bahawa mereka hanya mengulang mesej lokasi dan menghantar soalan kepada penghubung.
- Lantik perekod untuk mencatat masa dan perkataan pada borang pelaporan insiden.
- Tunjukkan laluan dalam matriks tanggungjawab supaya tiada perkara dimiliki dua orang.
Perangkap
- Penceramah di pentas mengarang arahan yang berbeza daripada lokasi.
- Dua orang menyampaikan versi berbeza kepada sukarelawan.
- Tiada siapa merekod bila mesej mula diberikan.
- Pempamer dan pembekal tertinggal daripada senarai penyampaian.
- Penganjur menyiarkan kenyataan awam sebelum lokasi dan pihak berkuasa mengesahkan fakta.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar dua bilik di sebuah hotel
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan penanggung insurans rekaan mengadakan seminar di dua bilik. Sekretariatnya bertanya hotel secara bertulis siapa memutuskan dan siapa bercakap, dan hotel mengesahkan pengurus bertugas memutuskan dan hotel memberi amaran.
Sekretariat menamakan pegawai acaranya sebagai penghubung, dengan seorang sukarelawan sebagai pengganti. Pengerusi sesi diberitahu supaya hanya mengulang perkataan hotel dan kekal di pentas sehingga mesej hotel sampai ke bilik. Seorang sukarelawan dilantik sebagai perekod. Tiada kenyataan awam dikeluarkan oleh sesiapa kecuali jurucakap yang diberi kuasa.
Gunakan sendiri
Helaian laluan mesej pemindahan
Lengkapkan bersama lokasi dan simpan bersama helaian hubungan. Biarkan baris kosong sehingga lokasi mengesahkannya.
| Soalan | Jawapan daripada lokasi atau penganjur | Disahkan oleh, tarikh |
|---|---|---|
| Siapa memutuskan orang perlu keluar? | ||
| Siapa membunyikan amaran dan memberi mesej siaran awam? | ||
| Bolehkah kakitangan penganjur atau penceramah bercakap dahulu, atau hanya mengulang? | ||
| Perkataan yang digunakan lokasi, supaya penyampaian semula sepadan: | ||
| Penghubung penganjur dan pengganti: | ||
| Siapa menyampaikan kepada penceramah dan pengerusi sesi: | ||
| Siapa menyampaikan kepada sukarelawan dan pendaftaran: | ||
| Siapa menyampaikan kepada pempamer dan pembekal: | ||
| Perekod masa dan perkataan: |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara satu bilik di mana lokasi menyediakan amaran dan penganjur mempunyai seorang penghubung.
- Lokasi telah memberi perkataan dan jangkaan peranannya secara bertulis.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, pembekal dan pempamer, masing-masing dengan ketua sendiri.
- Jawapan lokasi kabur dan seseorang perlu mencapai kedudukan bertulis yang jelas.
- Penceramah atau pengacara berkemungkinan mengarang sendiri dan memerlukan taklimat ringkas yang dipersetujui.
Perlukan peranan penyampaian dipersetujui dan diberi taklimat?
Ketua projek persidangan boleh menyelesaikan jadual pemilikan bersama lokasi, menamakan penghubung dan perekod, serta memberi taklimat kepada pengerusi sesi, sukarelawan dan pembekal tentang penyampaian yang dipersetujui. Keputusan memindahkan orang dan amaran itu sendiri kekal pada pihak lokasi dan perkhidmatan kecemasan. Hantar maklumat kecemasan semasa lokasi dan senarai pasukan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah hos kecemasan kami memberi arahan kepada hadirin?
Tanya lokasi sama ada kakitangan penganjur boleh bercakap langsung, dan apa tepatnya yang boleh dikatakan. Jika lokasi memegang amaran, kakitangan penganjur mengulang perkataannya.
Siapa memberitahu penceramah di pentas?
Penghubung penganjur yang dinamakan, menggunakan perkataan lokasi. Beri taklimat awal kepada pengerusi sesi tentang apa yang mereka ulang dan apa yang tidak.
Adakah kami menghantar notis kepada peserta berdaftar selepas itu?
Mesej kepada peserta ialah keputusan jurucakap yang diberi kuasa, selepas lokasi dan pihak berkuasa mengesahkan fakta. Sediakan laluannya, bukan kandungannya, lebih awal.
Perlukah kami berlatih?
Tanya lokasi sama ada ia mengadakan latihan atau membenarkan penyertaan penganjur, dan sama ada tinjauan ringkas bersama penghubung dan pengerusi dibenarkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.