Kuasa jurucakap luar acara
Seorang wartawan menelefon sekretariat semasa acara, dan orang yang menjawab perlu memutuskan sama ada untuk berkata apa-apa.
Jawapan ringkas
Namakan seorang jurucakap yang diberi kuasa dan seorang timbalan, nyatakan siapa meluluskan apa yang dikatakan, dan minta semua orang lain menyampaikan pertanyaan kepada mereka. Jurucakap hanya bercakap tentang fakta yang disahkan oleh lokasi, perkhidmatan kecemasan atau pihak berkuasa lain, dan menyatakan dengan jelas apa yang belum diketahui.
Penganjur tidak bercakap bagi pihak lokasi, perkhidmatan kecemasan atau polis. Setiap daripada mereka bercakap untuk diri sendiri.
Mengapa satu suara penting
Sukarelawan, penceramah dan ahli jawatankuasa akan ditanya, dan setiap jawapan menjadi sebahagian daripada rekod awam. Dua jawapan berbeza mencipta kisah yang sukar dibetulkan.
Jurucakap yang dinamakan juga melindungi kakitangan. Sesiapa yang didekati media atau ahli mempunyai arahan jelas: ambil nama dan nombor dan sampaikan.
Rekod kuasa: siapa boleh berkata apa
| Khalayak | Siapa boleh bercakap | Diluluskan oleh | Apa boleh dikatakan |
|---|---|---|---|
| Media dan orang ramai | Jurucakap yang diberi kuasa. | Pemilik acara atau pengerusi jawatankuasa. | Fakta yang disahkan, apa sedang dilakukan dan bila kemas kini seterusnya. |
| Peserta berdaftar | Jurucakap yang diberi kuasa atau ketua komunikasi bernama. | Pemilik acara. | Maklumat praktikal, dihantar selepas fakta disahkan. |
| Ahli dan lembaga | Pengerusi atau ketua sekretariat. | Pengerusi. | Fakta seperti diketahui dan masa kemas kini seterusnya. |
| Penaja dan pempamer | Pemilik acara atau hubungan bernama. | Pemilik acara. | Maklumat praktikal, selaras dengan mesej awam. |
| Lokasi, pihak berkuasa dan perkhidmatan kecemasan | Wakil mereka sendiri. | Mereka sendiri. | Penganjur tidak bercakap bagi pihak mereka. |
| Akaun media sosial | Orang bernama dengan kelulusan. | Jurucakap. | Jeda siaran berjadual sehingga diluluskan. |
Langkah untuk disediakan sebelum acara
- Namakan jurucakap, timbalan dan pelulus, dan tulis pada helaian hubungan.
- Sediakan templat kenyataan sementara, dengan ruang kosong untuk fakta yang disahkan lokasi atau pihak berkuasa.
- Beritahu sukarelawan, penceramah, pempamer dan ahli jawatankuasa untuk mengambil nama dan nombor dan menyampaikan semua pertanyaan kepada jurucakap.
- Putuskan jeda untuk siaran media sosial berjadual jika insiden berlaku, dan siapa membukanya.
- Putuskan cara kenyataan dicatat: masa, perkataan, pelulus, siapa menerima.
- Tanya penasihat undang-undang atau penginsurans sama ada sebarang perkataan atau pemberitahuan diperlukan, dan catat jawapan.
Apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam kenyataan sementara
- Termasuk: bahawa insiden berlaku, bahawa lokasi dan pihak berkuasa bertindak balas, apa yang peserta perlu lakukan seperti diarahkan lokasi, dan bila kemas kini seterusnya diberikan.
- Tidak termasuk: punca, siapa terlibat, siapa bersalah atau apa hasilnya.
- Tidak termasuk: butiran perubatan, nama atau angka yang belum disahkan oleh pihak berwibawa.
- Tidak termasuk: janji tentang acara bersambung semula. Keputusan itu mengikut proses kelulusan menyambung acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Panggilan wartawan semasa persidangan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Sebuah institut jurubank rekaan sedang mengadakan persidangan apabila seorang wartawan menelefon talian sekretariat. Sukarelawan yang menjawab mengikut helaian: mengambil nama, akhbar dan nombor wartawan, menyatakan jurucakap akan membalas, dan menyampaikannya.
Jurucakap menyemak dengan pengurus bertugas lokasi apa yang telah disahkan, dan mengeluarkan kenyataan sementara tiga baris yang diluluskan pengerusi. Kenyataan itu menyatakan apa yang disahkan, bahawa lokasi dan pihak berkuasa bertindak balas dan bila kemas kini seterusnya dijangka. Log mencatat masa, perkataan dan pelulus.
Gunakan sendiri
Rekod kuasa jurucakap
Lengkapkan sebelum acara dan kongsi dengan semua yang mungkin menerima panggilan.
- Jurucakap yang diberi kuasa, timbalan dan pelulus:
- Arahan sukarelawan: ambil nama, akhbar dan nombor, nyatakan jurucakap akan membalas:
- Siapa boleh bercakap dengan setiap khalayak (media, peserta, ahli, penaja):
- Fakta yang boleh dinyatakan hanya selepas lokasi atau pihak berkuasa mengesahkannya:
- Templat kenyataan sementara dengan ruang kosong untuk fakta yang disahkan:
- Jeda siaran media sosial berjadual, dan siapa membukanya:
- Log kenyataan: masa, perkataan, pelulus, penerima:
- Jawapan penasihat atau penginsurans tentang keperluan pemberitahuan atau perkataan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil di mana ketua sekretariat ialah suara tunggal yang jelas dan pengerusi meluluskan.
- Organisasi sudah mempunyai dasar komunikasi dan jurucakap yang terlatih.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa organisasi menjadi tuan rumah bersama dan masing-masing menganggap boleh bercakap.
- Acara berprofil tinggi dan pertanyaan media adalah realistik.
- Tiada siapa merangka kenyataan sementara atau laluan kelulusan sebelum acara.
Perlukan laluan jurucakap dipersetujui?
Ketua projek persidangan boleh menyetujui rekod kuasa bersama jawatankuasa dan tuan rumah bersama anda, merangka templat kenyataan sementara bersama ketua komunikasi anda dan memberi taklimat kepada sukarelawan tentang cara menyampaikan pertanyaan. Apa yang organisasi anda pilih untuk katakan, dan sebarang pemberitahuan undang-undang atau kawal selia, kekal pada pemilik dan penasihat anda yang diberi kuasa. Hantar dasar komunikasi semasa anda, jika ada.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut menjadi jurucakap?
Seseorang yang cukup kanan untuk bercakap bagi organisasi, tersedia semasa acara dan telah diberi taklimat. Namakan timbalan dan pelulus.
Bolehkah jawapan hanya berupa tiada kenyataan?
Mengambil nama dan nombor dan menyatakan jurucakap akan membalas boleh diterima. Kenyataan sementara ringkas, berdasarkan fakta yang disahkan sahaja, lebih baik daripada berdiam diri.
Apa yang dikatakan tentang punca?
Tiada, sehingga pihak berwibawa mengesahkannya. Nyatakan apa yang diketahui, apa yang sedang dilakukan dan bila kemas kini seterusnya.
Adakah penceramah perlu diberi taklimat?
Ya. Arahan dua baris pada pek penceramah sudah cukup: jangan mengulas, sampaikan pertanyaan kepada jurucakap.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.