Saluran aduan gangguan acara
Seorang peserta memberitahu sukarelawan bahawa seorang delegasi lain membuatnya tidak selesa, dan sukarelawan tidak tahu siapa yang patut mendengarnya seterusnya.
Jawapan ringkas
Alirkan setiap aduan kepada seorang penerima yang dinamakan, pastikan orang itu tidak terlibat, dan beri pengadu penjelasan jelas tentang langkah seterusnya dan siapa melihat apa yang dikatakan. Penganjur menyelaras saluran; siasatan, kesimpulan undang-undang dan sebarang laporan polis milik pihak yang berwibawa dan, jika berkaitan, pilihan pengadu sendiri.
Terbitkan saluran sebelum acara supaya sukarelawan tahu untuk menyampaikan aduan, bukan menilainya, dan peserta tahu ke mana hendak pergi.
Prinsip untuk saluran
- Seorang penerima bernama dan seorang timbalan, kedua-duanya bukan subjek aduan atau rapat dengan mereka.
- Saluran yang berfungsi untuk aduan tentang penceramah, penaja, sukarelawan, kakitangan dan peserta lain.
- Sukarelawan menyampaikan aduan dan tidak masuk campur dalam fakta.
- Pengadu dimaklumkan siapa akan melihat maklumat dan apa langkah seterusnya.
- Apa-apa yang menunjukkan jenayah atau bahaya serta-merta dikendalikan oleh sekuriti lokasi dan perkhidmatan kecemasan, dengan kehendak pengadu dihormati selagi boleh.
- Rekod disimpan berasingan daripada fail acara umum, dan akses dihadkan; lihat kawalan privasi insiden.
Jadual saluran
| Jika aduan tentang | Penerima pertama | Dinaikkan kepada | Keputusan kekal pada |
|---|---|---|---|
| Seorang peserta | Penerima aduan. | Pemilik acara atau pengerusi jawatankuasa. | Pemilik kod tatalaku acara, dengan input penasihat. |
| Penceramah atau pengerusi sesi | Penerima aduan. | Pemilik program dan pengerusi. | Badan yang melantik penceramah. |
| Penaja atau pempamer | Penerima aduan. | Pemilik acara. | Pemilik acara, dengan nasihat undang-undang jika perlu. |
| Sukarelawan atau kakitangan | Penerima aduan. | Majikan mereka atau ketua sekretariat. | Majikan. |
| Penerima aduan atau pengerusi jawatankuasa | Timbalan penerima aduan. | Pegawai yang bebas daripada perkara itu. | Pegawai bebas. |
| Kemungkinan jenayah atau bahaya serta-merta | Sekuriti lokasi. | Perkhidmatan kecemasan. | Perkhidmatan kecemasan dan polis. |
Langkah untuk disediakan sebelum acara
- Semak kod tatalaku atau dasar sedia ada organisasi, dan tanya jawatankuasa siapa pemiliknya.
- Namakan penerima aduan, timbalan dan pegawai bebas untuk konflik, dengan persetujuan mereka.
- Tulis satu perenggan kenyataan untuk program dan laman acara yang menyatakan ke mana pergi dan apa berlaku seterusnya.
- Beri taklimat kepada sukarelawan untuk mendengar, menyatakan mereka akan menyampaikan kepada penerima aduan, dan tidak menyiasat.
- Minta penasihat undang-undang menyemak saluran dan kod tatalaku, dan tanya pegawai perlindungan data tentang rekod.
- Catat saluran dalam matriks tanggungjawab supaya setiap peranan mempunyai satu pemilik.
Apa yang penganjur tidak patut lakukan
- Jangan memutuskan kesalahan atau hukuman pada hari itu. Pemilik kod tatalaku dan penasihat memutuskan hasilnya.
- Jangan menjanjikan kerahsiaan mutlak. Nyatakan siapa akan melihat maklumat dan sebabnya.
- Jangan meminta pengadu berdepan dengan orang yang diadukan.
- Jangan membincangkan perkara itu dalam kumpulan sembang atau dengan penaja.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum profesional dua hari dengan kod tatalaku
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan teknologi undang-undang rekaan mempunyai kod tatalaku tetapi tiada saluran. Sebelum forumnya, ia menamakan timbalan setiausaha sebagai penerima aduan, bendahari sebagai timbalan dan presiden sebagai pegawai bebas untuk konflik.
Pada hari pertama seorang peserta memberitahu sukarelawan tentang kata-kata seorang delegasi. Sukarelawan menyatakan akan menyampaikannya, mengambil hanya nama penerima aduan dan cara hubungan pilihan pengadu, dan memberitahu penerima aduan. Penerima aduan bertemu pengadu, menerangkan apa akan direkod dan siapa akan melihatnya, dan mencatatnya dengan akses terhad. Pemilik kod tatalaku memutuskan langkah seterusnya selepas mendapat nasihat.
Gunakan sendiri
Helaian saluran aduan
Lengkapkan sebelum acara dan masukkan versi awam ringkas dalam program.
- Kod tatalaku atau dasar yang terpakai, dan pemiliknya:
- Penerima aduan, timbalan dan pegawai bebas untuk konflik:
- Cara peserta menghubungi penerima aduan semasa acara:
- Taklimat sukarelawan: dengar, sampaikan, jangan siasat. Tarikh taklimat:
- Apa yang diberitahu kepada pengadu tentang siapa akan melihat maklumat:
- Saluran untuk penceramah, penaja, sukarelawan, kakitangan dan peserta:
- Saluran jika jenayah atau bahaya disyaki (sekuriti lokasi, perkhidmatan kecemasan):
- Tempat simpanan rekod, siapa boleh membacanya dan siapa memutuskannya:
- Penasihat yang menyemak saluran, dan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kod tatalaku sudah wujud dengan pemilik bernama dan penerima aduan yang terlatih.
- Jawatankuasa selesa menyetujui saluran dan menyemaknya dengan penasihat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Aduan mungkin melibatkan ahli jawatankuasa, penaja atau penceramah, jadi konflik memerlukan saluran bebas.
- Beberapa rakan kongsi, lokasi dan majikan masing-masing mempunyai peraturan sendiri.
- Tiada siapa sanggup memegang peranan penerima dan jawatankuasa memerlukan susunan disediakan dan diberi taklimat.
Mahu saluran disediakan dan diberi taklimat?
Ketua projek persidangan boleh merangka saluran bersama jawatankuasa anda, menyelaraskannya dengan kod tatalaku dan penasihat anda, serta memberi taklimat kepada sukarelawan dan pasukan penerima sebelum acara. Keputusan tentang aduan, tindakan tatatertib dan sebarang perkara undang-undang atau polis kekal pada organisasi anda, penasihatnya dan pihak berkuasa yang berwibawa. Kongsi kod tatalaku yang anda ada, walaupun draf.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut menjadi penerima aduan?
Seseorang yang dipercayai, mudah didekati dan tidak rapat dengan orang yang mungkin diadukan. Namakan timbalan dan pegawai bebas untuk konflik.
Bolehkah sukarelawan mengendalikan aduan?
Sukarelawan boleh mendengar dan menyampaikannya. Mereka tidak patut menyiasat, memberi pendapat atau membincangkannya dengan orang lain.
Adakah kami perlu melapor kepada polis?
Itu soalan untuk penasihat undang-undang dan pilihan pengadu sendiri. Jika ada bahaya serta-merta atau kemungkinan jenayah, libatkan sekuriti lokasi dan perkhidmatan kecemasan.
Berapa lama kami menyimpan rekod?
Tanya penasihat undang-undang dan pegawai perlindungan data anda, dan catat jawapan bersama saluran.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.