简要回答
让所有投诉都交给一位指定的受理人，确保这个人与事件无关，并向投诉人清楚说明接下来会怎样、谁会看到所说的内容。主办方负责协调路线；调查、法律结论以及是否报警，属于有资格的一方，并在适当时取决于投诉人自己的选择。
活动前公布这条路线，让志愿者知道只需转交而不是评判，也让参会者知道该找谁。
路线的基本原则
- 指定一位受理人和一位代理人，二者都不是被投诉对象，也与其没有密切关系。
- 路线适用于针对讲者、赞助方、志愿者、工作人员和其他参会者的投诉。
- 志愿者只负责转交，不介入事实认定。
- 投诉人会被告知谁会看到这些信息，以及下一步是什么。
- 凡涉及可能的犯罪或紧迫危险，由场地安保和应急服务处理，并尽可能尊重投诉人的意愿。
- 记录与一般活动文件分开保存，限制查阅；见事件资料隐私控制。
转交路线表
| 投诉对象 | 第一接收人 | 升级至 | 决定权留在 |
|---|---|---|---|
| 参会者 | 受理人。 | 活动负责人或筹委会主席。 | 活动行为守则负责人，并听取顾问意见。 |
| 讲者或分会主持人 | 受理人。 | 议程负责人和主席。 | 委任该讲者的机构。 |
| 赞助方或展商 | 受理人。 | 活动负责人。 | 活动负责人，必要时听取法律意见。 |
| 志愿者或工作人员 | 受理人。 | 其雇主或秘书处主管。 | 雇主。 |
| 受理人或筹委会主席本人 | 代理受理人。 | 与该事无关的独立负责人。 | 独立负责人。 |
| 可能的犯罪或紧迫危险 | 场地安保。 | 应急服务。 | 应急服务和警方。 |
活动前要落实的步骤
- 查看机构现有的行为守则或政策，并问筹委会由谁负责。
- 在征得同意后，指定受理人、代理人，以及处理利益冲突的独立负责人。
- 为议程册和活动网站写一段说明，讲明去哪里、之后会怎样。
- 向志愿者说明：认真倾听，告知会转交给受理人，不要自行调查。
- 请法律顾问审阅路线和行为守则，并就记录向个人资料保护联络人咨询。
- 把路线写入职责分工矩阵，让每个角色只有一个负责人。
主办方不应该做的事
- 当天不要判定谁有错或作出处分。结果由行为守则负责人和顾问决定。
- 不要承诺绝对保密，要说明谁会看到信息以及原因。
- 不要要求投诉人与被投诉者当面对质。
- 不要在群聊中或向赞助方讨论此事。
实例演示 · 虚构示例
设有行为守则的两天专业论坛
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构法律科技协会已有行为守则，但没有转交路线。论坛前，协会指定副秘书为受理人，财务为代理人，会长为处理利益冲突的独立负责人。
第一天，一位参会者向志愿者反映某位代表的言论。志愿者表示会转交，只记下受理人的姓名和投诉人希望的联系方式，然后告知受理人。受理人与投诉人见面，说明将记录什么、谁会看到，并以限制查阅的方式登记。行为守则负责人在听取意见后决定下一步。
可直接使用
投诉转交路线表
活动前填好，并在议程册中放一份简短的公开版本。
- 适用的行为守则或政策，及其负责人：
- 受理人、代理人及处理利益冲突的独立负责人：
- 活动期间参会者如何联系受理人：
- 志愿者说明：倾听、转交、不调查。说明日期：
- 向投诉人说明谁会看到信息的内容：
- 针对讲者、赞助方、志愿者、工作人员和参会者的路线：
- 怀疑有犯罪或危险时的路线（场地安保、应急服务）：
- 记录存放处、谁可以查阅，以及由谁决定：
- 审阅路线的顾问及日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 已有行为守则，负责人明确，受理人也接受过培训。
- 筹委会愿意商定路线，并与顾问一起审阅。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 投诉可能涉及筹委会成员、赞助方或讲者，需要一条独立路线来处理利益冲突。
- 多个合作方、场地和雇主各有自己的规定。
- 没有人愿意担任受理人，筹委会需要有人把安排落实并做简报。
想把转交路线定好并做简报？
会议项目负责人可以与筹委会一起起草路线，与贵方的行为守则和顾问对齐，并在活动前向志愿者和受理团队做简报。关于投诉、纪律以及任何法律或警方事务的决定，仍由贵方机构、其顾问和有资格的主管部门作出。请把现有的行为守则发过来，草稿也可以。
主办方常见问题
谁适合担任受理人？
受信任、容易接近、与可能被投诉的人没有密切关系的人。再指定代理人和处理利益冲突的独立负责人。
志愿者可以处理投诉吗？
志愿者可以倾听并转交，但不应调查、发表意见或与他人讨论。
我们必须向警方报案吗？
这是要问法律顾问并取决于投诉人自己选择的问题。如有紧迫危险或可能的犯罪，请联系场地安保和应急服务。
记录要保存多久？
请询问法律顾问和个人资料保护联络人，并把答复与路线一起记录。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。