简要回答
把每份事件记录都当作敏感资料。只收集必要的内容，存放在一处并指定负责人，限制谁可以查看，并向个人资料保护联络人和法律顾问询问可以保存多久、可以与谁分享。
主办方设定日常控制措施。法律有什么要求、可以向保险公司或主管部门披露什么、记录保存多久，这些是要向个人资料保护联络人、法律顾问和有资格的主管部门确认的问题。
事件资料容易在哪里外泄
- 志愿者群聊里关于事件的照片和消息。
- 表格散落在多部手机上，被发到私人邮箱，或打印后留在桌上。
- 投诉人或涉事人员的姓名被不必要地广泛分享。
- 健康或行为细节被抄进一般活动记录。
- 记录无限期保存，因为没人决定何时删除。
待填写的查阅权限表
| 记录 | 谁可以阅读 | 谁可以复制或分享 | 存放在哪里 |
|---|---|---|---|
| 事件报告表 | 事件负责人和活动负责人。 | 仅事件负责人，并按约定提供给场地或顾问。 | 一个受限文件夹。 |
| 投诉转交记录 | 受理人和独立负责人。 | 受理人，必要时提供给顾问。 | 另设的受限文件夹。 |
| 医疗服务方记录 | 服务提供方，由其保管。 | 服务提供方。 | 服务提供方自己的系统。 |
| 声明记录 | 发言人和批准人。 | 发言人。 | 传播文件夹。 |
| 照片和消息 | 表格填好后从群聊中删除，除非顾问要求保留。 | 不得再转发。 | 仅限顾问指示的地方。 |
| 给理事会的摘要 | 理事会成员。 | 主席。 | 匿名处理，不含能识别个人的姓名或细节。 |
建立控制措施的步骤
- 确定存放事件表格的唯一位置，并指定负责人。
- 只让权限表上的人查阅，并关闭链接分享。
- 向志愿者说明：通过表格和受理路线上报，绝不在群聊里讨论。
- 请个人资料保护联络人或顾问确认，对所收集的信息是否需要通知或取得同意，并记录答复。
- 请顾问和保险公司说明记录应保存多久、谁可以接收，以及如何删除。
- 为理事会约定一种简短的匿名摘要格式，不含姓名。
给个人资料保护联络人或法律顾问的问题清单
- 主办方可以收集哪些事件信息？是否适用通知或同意要求？
- 谁可以接收，包括场地、保险公司、医疗服务方、警方或主管部门？
- 应保存多久，如何删除？
- 能否保留匿名的事件记录，用于规划日后的活动？
- 如果记录遗失、发给错误的人或被无权查看的人看到，应怎样处理？
- 如果志愿者或供应商持有副本，他们必须怎么做？
实例演示 · 虚构示例
小事件之后的清理
机构与数字均为虚构，仅作说明。
在一家虚构药剂师协会的研讨会上，一名志愿者把事件照片发到志愿者群聊。事件负责人填好表格，请志愿者删除照片和消息，并把表格存放在只有两位指定人员能查看的受限文件夹里。
活动结束后，秘书处询问顾问记录应保存多久，并把答复写在表格的存放栏。给理事会的则是一段不含姓名的匿名摘要。
可直接使用
事件记录隐私检查清单
活动前使用一次，收尾时再用一次。
- 事件记录的唯一存放位置及指定负责人：
- 仅限指定人员查阅，已关闭链接分享：
- 已向志愿者说明：群聊中不发照片或细节：
- 已向个人资料保护联络人提出通知或同意问题，并记录答复：
- 已约定接收方：场地、保险公司、服务提供方、主管部门：
- 顾问已确认保存期限与删除方式：
- 志愿者或供应商持有的副本已收回并删除：
- 已约定匿名的理事会摘要格式：
- 已与顾问约定记录遗失或误发时的处理流程：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 机构有个人资料保护联络人，可以回答上述问题清单。
- 预计事件很少，并统一通过一人处理。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个合作方、场地和供应商各自收集并持有事件信息。
- 涉及投诉或健康细节，而且没有人确定谁可以查看。
- 筹委会希望在活动前设计好控制措施并做好简报。
想把控制措施建好并做简报？
会议项目负责人可以与贵方团队一起设立唯一存放点和查阅权限表，向志愿者和供应商做简报，并为贵方个人资料保护联络人准备问题清单。哪些资料可以合法收集、分享或保存，仍由贵方顾问和有资格的主管部门决定。请把计划使用的事件表格和工具发过来。
主办方常见问题
志愿者可以拍下事件照片吗？
事先定好规则：群聊中不发照片或细节。请顾问确认是否有适合拍照的情形，以及谁可以保管。
可以把报告分享给场地吗？
只限顾问和场地程序允许的范围。分享必要的内容，并记录分享了什么、为什么分享。
谁决定理事会看到什么？
由主席依据匿名摘要决定。姓名和可识别的细节留在事件负责人和顾问手中。
记录要保存多久？
请询问个人资料保护联络人、法律顾问和保险公司，并把答复写入权限表。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。