简要回答
在主办方一侧指定一位联络人，负责与医疗服务提供方或场地急救团队确认安排，转达主办方掌握的信息，并记录谁被告知了什么。需要什么照护、怎样处理，由服务提供方决定。
是否需要服务提供方、什么程度的保障合适、场地已提供什么，这些是向场地、服务提供方以及保险公司或顾问确认的问题，主办方不应自行定论。
主办方做什么，不做什么
主办方的工作是协调：知道服务提供方是谁、怎么联系、驻点在哪里，以及场地的安保和值班团队怎样联系他们。
主办方不给临床指示，不决定谁适合继续参加，也不向参会者承诺任何程度的照护。这些属于服务提供方和应急服务。
活动当天的角色
| 角色 | 负责 | 不负责 |
|---|---|---|
| 主办方联络人 | 服务方联系方式、向其说明议程与场地布局、记录谁被告知。 | 临床决定。 |
| 场地值班经理 | 场地程序、通道路线、与应急服务的联系。 | 主办方的议程决定。 |
| 医疗服务负责人 | 照护决定、自己的记录以及任何转介。 | 议程或讲者的决定。 |
| 签到组或志愿者负责人 | 知道向哪里上报，以及联络人是谁。 | 未经交代直接联系服务方。 |
| 活动负责人 | 在有资格的各方给出意见后，对议程作决定，如暂停或换房间。 | 医疗判断。 |
活动前要落实的问题
- 问场地已有哪些急救或医疗安排，并要求书面说明。
- 如另行委任服务提供方，请其书面确认承担的范围、服务时间、驻点位置以及希望如何被联系。
- 问服务提供方需要主办方提供什么信息，例如议程时间、房间布局、参会者概况，以及报名者提出的已知无障碍需求。
- 约定服务提供方与场地值班经理如何互相联系，以及由谁通知主办方联络人。
- 请保险公司或顾问确认这些安排是否附带条件，并记录答复。
- 向签到组负责人和志愿者说明联络人的姓名及联系方式。
服务方介入之后
在事件报告表上记录谁被告知、时间，以及照护决定由服务提供方作出。除非服务提供方或当事人要求，不要把临床细节抄进主办方的记录。
限制谁可以查阅记录，保存任何内容前请先看事件资料隐私控制。
实例演示 · 虚构示例
有委任服务方的两天会员大会
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构工程师学会举办为期两天的大会，约400名代表出席。秘书处主管先问场地提供什么，再向委任的服务提供方书面确认其人手安排和驻点位置。
学会指定运营协调员担任联络人。协调员把议程、楼层平面图和志愿者名单发给服务提供方，并约定服务提供方与场地值班经理如何互相联系。第一天有一位参会者由服务提供方评估；联络人记录谁被告知及时间，临床记录由服务提供方保存。
可直接使用
医疗服务联络表
活动前与服务提供方和场地一起填写，并与联系人表放在一起。
- 主办方联络人姓名、候补人及手机号码：
- 医疗服务提供方或场地急救团队，以及由谁委任：
- 服务范围与时间的书面确认（附件）：
- 驻点位置，以及如何引导参会者和志愿者前往：
- 服务提供方与场地值班经理如何互相联系：
- 服务提供方向主办方要求的资料，及发出日期：
- 保险公司或顾问对附带条件的答复：
- 已向志愿者说明联络人姓名的日期，以及说明人：
- 交接说明：事件记录存放处，以及谁可以查阅：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 场地提供急救安排，并以书面确认。
- 有一位同事有空向志愿者做简报并保管联系资料。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个场地或房间，或多天议程，每天保障安排不同。
- 服务提供方、场地和保险公司各要不同信息，没有人保管清单。
- 筹委会希望在批准活动前，把这些安排写下来并经过审阅。
需要把联络安排统筹起来？
会议项目负责人可以收集书面确认，向贵方联络人和志愿者做简报，并让联系人表和交接说明与场地自己的程序保持一致。服务提供方承担什么、提供什么照护，仍由服务提供方和应急服务决定。请把场地和服务方已确认的内容发过来。
主办方常见问题
每场专业活动都需要医疗服务提供方吗？
这是要向场地、保险公司或顾问以及有资格的一方确认的问题。问清场地已提供什么、他们对贵活动规模和形式有何建议，然后记录答复。
服务提供方的费用谁付？
在供应商报价和预算中确认。问场地租用费是否包含任何安排，并记下不包含的部分。
志愿者可以做急救吗？
不要想当然。请服务提供方和场地说明志愿者可以做什么、不可以做什么，并据此做简报。志愿者可以上报并引导人员前往服务提供方。
事件之后主办方应保留什么？
保留时间、谁被告知和谁作的决定。除非服务提供方或当事人另有要求，临床细节留给服务提供方。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。