Serahan kepada pihak berkuasa lokasi
Pengurus bertugas lokasi tiba dan berkata mereka mengambil alih, dan pasukan anda perlu tahu apa yang diserahkan dan apa yang kekal pada anda.
Jawapan ringkas
Putuskan lebih awal siapa di lokasi mengambil alih insiden, apa yang penganjur serahkan (fakta, hubungan, akses, maklumat bilangan hadir jika diminta) dan apa yang penganjur kekalkan (program, komunikasi kepada orangnya sendiri, rekodnya). Tulis setiap serahan pada rekod ringkas dengan nama dan masa.
Kuasa bagi keputusan keselamatan dan kecemasan terletak pada lokasi dan perkhidmatan kecemasan. Penganjur menyokong, merekod dan memaklumkan orangnya sendiri.
Apa itu serahan
Serahan ialah titik di mana tanggungjawab mengurus insiden berpindah daripada penindak pertama penganjur kepada pasukan bertugas lokasi atau perkhidmatan kecemasan. Ia perlu jelas: seseorang menyatakan mereka mengambil alih dan seseorang merekodkannya.
Tanpa detik itu, dua pihak masing-masing menganggap pihak lain bertanggungjawab, atau kedua-duanya bertindak serentak.
Siapa memegang apa selepas serahan
| Perkara | Lokasi atau perkhidmatan kecemasan | Penganjur |
|---|---|---|
| Pengurusan insiden dan tempat kejadian | Mengambil alih. | Menyokong dan mengikut arahan. |
| Laluan akses dan kawasan ditutup | Memutuskan dan mengawal. | Menyampaikan kepada orangnya atas arahan lokasi. |
| Penjagaan sesiapa yang terlibat | Penyedia perubatan atau perkhidmatan kecemasan. | Menyampaikan maklumat seperti diminta. |
| Program dan sesi | Menasihati. | Pemilik acara memutuskan selepas nasihat. |
| Komunikasi kepada pasukan dan peserta penganjur | Memberi fakta yang disahkan. | Menyampaikan dengan perkataan dipersetujui. |
| Rekod insiden penganjur | Boleh meminta fakta. | Memegang rekod dan mengawal akses. |
| Hubungan dengan polis, pengawal selia atau penginsurans | Saluran sendiri. | Pemilik acara, dengan penasihat. |
Langkah pada detik serahan
- Penindak pertama memberitahu hubungan insiden di tapak, yang memberitahu pengurus bertugas lokasi menggunakan helaian hubungan.
- Wakil lokasi mengesahkan mereka mengambil alih. Catat nama dan masanya.
- Hubungan penganjur menyampaikan fakta yang diketahui setakat ini dan sebarang maklumat yang diminta lokasi.
- Putuskan siapa kekal bersama wakil lokasi sebagai titik hubungan tunggal penganjur.
- Beritahu orang penganjur hanya apa yang disahkan lokasi, menggunakan laluan penyampaian dalam pemilikan komunikasi pemindahan.
- Lengkapkan borang pelaporan insiden dan rekod setiap serahan kemudian, termasuk penamatan kawalan lokasi.
Masalah untuk dielakkan
- Lokasi tidak sedar sesiapa telah dipanggil dan penganjur menganggap ia sedar.
- Beberapa kakitangan penganjur bercakap dengan lokasi serentak, masing-masing memberi cerita berbeza.
- Penganjur memberi arahan kepada peserta yang bercanggah dengan arahan lokasi.
- Serahan tidak direkod, jadi tiada siapa boleh kemudian menyatakan bila kawalan berubah.
- Kawalan tidak pernah diserahkan balik, jadi tiada siapa tahu bila penganjur boleh bertindak terhadap program.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penggera kebakaran semasa persidangan di hotel
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Pada persidangan pemaju hartanah rekaan, penggera hotel berbunyi di tengah sesi. Ketua pendaftaran memberitahu hubungan insiden penganjur, yang sudah berhubung dengan pengurus bertugas hotel. Pengurus bertugas mengesahkan hotel mengambil alih dan memberi nama serta masa.
Hubungan penganjur menjadi titik hubungan tunggal dengan pengurus bertugas, hanya menyampaikan apa yang disahkan hotel, dan merekod setiap mesej. Apabila hotel kemudian mengesahkan pasukannya telah selesai, hubungan itu mencatat masa, nama dan apa yang dikatakan hotel tentang program. Pemilik acara kemudian memutuskan langkah seterusnya.
Gunakan sendiri
Rekod serahan kepada lokasi
Gunakan satu rekod bagi setiap insiden. Isi semasa perkara berlaku, bukan selepasnya.
- Rujukan insiden dan tarikh:
- Penindak pertama (peranan) dan masa hubungan insiden penganjur diberitahu:
- Wakil lokasi yang mengambil alih (nama, peranan, masa):
- Fakta yang diserahkan kepada lokasi, dan oleh siapa:
- Maklumat yang diminta lokasi atau perkhidmatan kecemasan, dan siapa membekalkan:
- Titik hubungan tunggal penganjur dengan lokasi:
- Arahan yang disampaikan kepada orang penganjur, oleh siapa, dengan perkataan apa:
- Masa dan nama apabila lokasi atau perkhidmatan kecemasan mengesahkan kawalan tamat:
- Apa yang lokasi katakan tentang program atau kawasan, dalam perkataannya:
- Keputusan pemilik acara tentang langkah seterusnya, dan masa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Lokasi mempunyai pengurus bertugas bernama yang telah mengesahkan laluan serahan secara bertulis.
- Seorang di pihak penganjur jelas sebagai hubungan insiden.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa lokasi, bilik atau kontraktor masing-masing mungkin mengambil alih sebahagian insiden.
- Jawapan lokasi tentang serahan tidak jelas dan seseorang perlu menyetujuinya secara bertulis.
- Pasukan anda memerlukan serahan dan penyampaian diberi taklimat kepada sukarelawan dan pembekal sebelum acara.
Mahu laluan serahan dipersetujui dan diberi taklimat?
Ketua projek persidangan boleh menyelesaikan laluan serahan bersama pasukan bertugas lokasi, menetapkan titik hubungan tunggal penganjur dan menyediakan rekod serta taklimat untuk orang anda. Pengurusan insiden, keselamatan dan keputusan kecemasan kekal pada lokasi dan perkhidmatan kecemasan. Hantar hubungan kecemasan lokasi dan sebarang prosedur yang telah dikongsi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa di lokasi yang mengambil alih?
Minta lokasi menamakan peranan secara bertulis, termasuk di luar waktu pejabat. Catat nama orang yang sebenarnya mengambil alih pada hari itu.
Bagaimana jika lokasi dan perkhidmatan kecemasan memberi arahan berbeza?
Ikut perkhidmatan kecemasan dan maklumkan wakil lokasi. Catat kedua-dua arahan dan masanya.
Bila kawalan kembali kepada penganjur?
Apabila lokasi atau perkhidmatan kecemasan mengesahkannya. Catat siapa berkata dan bila, kemudian ikut proses kelulusan menyambung acara.
Perlukah penganjur menyimpan rekod sendiri?
Ya. Catat apa yang dilihat, diberitahu dan disampaikan oleh orang penganjur, dan simpan berasingan daripada log lokasi sendiri.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.