Soalan semakan pelan kecemasan lokasi acara
Anda telah menyenarai pendek sebuah lokasi dan mahu tahu apa yang berlaku di sana jika sesuatu tidak kena, tanpa berpura-pura menjadi pakar keselamatan.
Jawapan ringkas
Minta lokasi menunjukkan secara bertulis siapa mengendalikan kecemasan di premis, bagaimana orang diberi amaran, apa yang lokasi harapkan daripada penganjur dan bagaimana pelannya disemak. Catat setiap jawapan bersama orang yang memberinya dan tarikhnya.
Penganjur tidak menilai sama ada pelan itu mencukupi, kapasiti selamat atau bangunan mematuhi syarat. Kesimpulan itu milik pihak lokasi dan pihak berkuasa yang berwibawa; tugas anda ialah bertanya dengan jelas dan menyimpan jawapan.
Mengapa bertanya sebelum menandatangani
Kontrak lokasi sering merujuk prosedur kecemasan yang tidak pernah dilihat penganjur. Bertanya awal menunjukkan jurang ketika anda masih boleh menukar lokasi, tarikh atau susun atur.
Ia juga memberitahu apa yang akan dilakukan lokasi untuk anda dan apa yang anda perlu sediakan, seperti pemandu arah, bilangan hadir atau hubungan yang dinamakan.
Senarai soalan mengikut topik
| Topik | Soalan untuk lokasi | Catatan |
|---|---|---|
| Pihak berkuasa | Siapa bertanggungjawab di tapak semasa kecemasan, dan siapa di luar waktu pejabat? | Nama, peranan, timbalan. |
| Amaran | Bagaimana orang di setiap bilik diberi amaran, dan siapa boleh meluluskan mesej? | Kaedah dan pelulus. |
| Dokumen pelan | Boleh kami lihat pelan kecemasan atau ringkasan yang terpakai untuk bilik dan tarikh kami? | Dokumen, versi, tarikh. |
| Semakan | Bila pelan terakhir disemak atau dilatih, dan oleh siapa? | Tarikh dan penyemak, seperti dinyatakan. |
| Peranan penganjur | Apa yang lokasi harapkan daripada kakitangan dan sukarelawan penganjur semasa kecemasan? | Jangkaan bertulis. |
| Perubahan susun atur | Jika kami menukar tempat duduk, pentas atau susun atur pameran, siapa perlu meluluskan? | Pelulus dan tempoh. |
| Hubungan | Siapa hubungan bertugas dan bagaimana menghubungi mereka semasa persediaan, acara dan pembongkaran? | Nama dan nombor. |
| Keperluan akses | Bagaimana pelan melayan peserta yang memerlukan bantuan untuk keluar dari bilik? | Pendekatan yang dinyatakan lokasi. |
| Perubahan kemudian | Bagaimana kami akan dimaklumkan jika pelan atau hubungan berubah sebelum acara? | Orang dan laluan yang dinamakan. |
Cara merekod dan menggunakan jawapan
- Hantar semua soalan dalam satu e-mel supaya jawapan kembali di satu tempat.
- Catat setiap jawapan mengikut topik dengan nama, peranan dan tarikh, dan tandakan soalan yang tidak dijawab.
- Lampirkan jawapan pada perbandingan lokasi supaya jawatankuasa melihatnya bersama harga dan lokasi.
- Tanya semula soalan yang tidak dijawab, dan bawa kepada pengurusan lokasi jika ia kekal terbuka.
- Tanya penginsurans atau penasihat anda sendiri, dan pihak berkuasa berkaitan jika lokasi mengarahkan sedemikian, tentang apa sahaja yang lokasi katakan sebagai tugas penganjur.
- Masukkan jawapan ke dalam helaian hubungan dan pelan komunikasi pemindahan.
Perkara untuk diawasi
- Jangan menyatakan lokasi selamat atau patuh berdasarkan satu jawapan. Laporkan apa yang lokasi katakan.
- Jangan terima jawapan lisan jika kontrak atau pelan lokasi boleh menyatakannya secara bertulis.
- Jangan anggar berapa orang boleh dimuatkan sebuah bilik. Minta lokasi mengesahkan sebarang kapasiti yang disebut dan atas asas apa.
- Pastikan orang yang menjawab diberi kuasa bercakap bagi pihak lokasi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Membandingkan dua dewan hotel untuk persidangan ahli
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan akauntan rekaan memilih antara dua dewan. Sekretariat menghantar sembilan soalan yang sama kepada kedua-dua lokasi dan mencatat jawapan.
Lokasi A menamakan pengurus bertugas dan berkongsi ringkasan pelannya dengan tarikh semakan. Lokasi B menjawab bahawa pelannya sulit dan tidak memberi hubungan bernama untuk luar waktu pejabat. Sekretariat tidak menolak Lokasi B hanya atas sebab itu: ia bertanya semula, membawa kepada pengarah jualan dan mencatat bahawa soalan itu masih terbuka apabila jawatankuasa membandingkan kedua-duanya.
Gunakan sendiri
Senarai soalan pelan kecemasan lokasi
Hantar kepada setiap lokasi yang disenarai pendek dan catat setiap jawapan dengan nama, peranan dan tarikh.
- Siapa bertanggungjawab di tapak semasa kecemasan, dan siapa di luar waktu pejabat?
- Bagaimana orang diberi amaran di setiap bilik kami, dan siapa boleh meluluskan mesej?
- Boleh kami lihat pelan kecemasan atau ringkasan untuk bilik dan tarikh kami?
- Bila pelan terakhir disemak atau dilatih, dan oleh siapa?
- Apa yang lokasi harapkan daripada kakitangan dan sukarelawan kami semasa kecemasan?
- Siapa perlu meluluskan perubahan tempat duduk, pentas atau susun atur, dan dengan tempoh berapa lama?
- Siapa hubungan bertugas untuk persediaan, acara dan pembongkaran?
- Bagaimana pelan melayan peserta yang memerlukan bantuan untuk keluar dari bilik?
- Angka kapasiti mana terpakai untuk setiap bilik, atas asas apa, dan boleh lokasi mengesahkannya secara bertulis?
- Bagaimana kami akan dimaklumkan jika pelan atau hubungan berubah sebelum acara?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara satu bilik di lokasi yang mudah berkongsi ringkasan pelan bertulis dan menamakan hubungan bertugasnya.
- Sekretariat anda boleh menghantar soalan dan mengejar jawapan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa lokasi dibandingkan dan setiap satu menjawab dalam format berbeza.
- Jawapan tidak lengkap dan seseorang perlu mendesaknya hingga selesai dengan pengurusan lokasi.
- Jawatankuasa mahu rekod yang boleh dipertahankan tentang apa lokasi katakan sebelum meluluskan kontrak.
Mahu jawapan lokasi dikumpul dan dibandingkan?
Ketua projek persidangan boleh menghantar senarai soalan ini, mengejar lokasi sehingga setiap soalan dijawab atau direkod sebagai terbuka, dan meletakkan jawapan bersebelahan harga dan lokasi untuk jawatankuasa anda. Sama ada pelan mencukupi kekal untuk pihak lokasi dan pihak berkuasa yang berwibawa. Event Blueprint juga boleh memasukkan soalan ini dalam keperluan lokasi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami meminta pelan kecemasan penuh daripada lokasi?
Boleh bertanya. Sesetengah lokasi berkongsi ringkasan dan bukan pelan penuh. Catat apa yang diberi, dan tanya apa yang dikongsi dengan penganjur sebagai amalan biasa.
Bagaimana jika lokasi enggan menjawab satu soalan?
Catat bahawa ia ditanya, bila dan kepada siapa. Bawa kepada pengurusan lokasi dan maklumkan jawatankuasa bahawa soalan itu terbuka sebelum ia menandatangani.
Adakah tugas kami menyemak pelan itu mencukupi?
Tidak. Kecukupan untuk pihak lokasi dan pihak berkuasa yang berwibawa. Tugas anda ialah bertanya, merekod dan memastikan kakitangan anda tahu apa yang lokasi harapkan daripada mereka.
Bila perlu bertanya?
Semasa menyenarai pendek, sebelum kontrak ditandatangani, dan sekali lagi apabila program dan susun atur ditetapkan, kerana perubahan boleh mengubah apa yang perlu disemak lokasi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.