Proses kelulusan menyambung acara
Lokasi berkata keadaan sudah selesai, bilik menunggu dan seorang penceramah mahu meneruskan, dan seseorang perlu memutuskan sama ada acara bermula semula.
Jawapan ringkas
Putuskan lebih awal bahawa penyambungan memerlukan dua perkara: pengesahan daripada lokasi atau perkhidmatan kecemasan bahawa kawasan boleh digunakan semula, dan keputusan pemilik acara yang dinamakan sama ada dan bagaimana program bermula semula. Catat kedua-duanya dengan nama dan masa sebelum sesiapa mengumumkannya.
Penganjur tidak memutuskan bahawa sesuatu kawasan selamat. Ia memutuskan apa hendak dilakukan dengan program setelah pihak berwibawa menyatakan kawasan boleh digunakan.
Dua keputusan berasingan
Keputusan pertama ialah sama ada bangunan atau kawasan boleh digunakan semula. Itu milik lokasi, perkhidmatan kecemasan atau pihak berwibawa lain, dan perlu diberi dalam perkataan yang boleh dicatat.
Keputusan kedua ialah sama ada acara patut diteruskan hari ini dan dalam bentuk apa: program sama, program dipendekkan, berpindah bilik atau berhenti. Itu milik pemilik acara, dengan nasihat ketua program, penceramah dan lokasi.
Urutan kelulusan
| Langkah | Siapa mengesahkan | Apa direkod |
|---|---|---|
| Kawasan boleh digunakan semula | Lokasi atau perkhidmatan kecemasan. | Nama, peranan, masa, perkataan tepat. |
| Syarat atau had penggunaan | Lokasi. | Kawasan masih ditutup, sebarang arahan kepada peserta. |
| Pilihan program | Ketua program. | Sesi berbaki, apa boleh dipendekkan atau dipindahkan. |
| Keputusan menyambung, menyesuaikan atau berhenti | Pemilik acara. | Keputusan, masa, sebab. |
| Penceramah dan pengerusi dimaklumkan | Penghubung penganjur. | Siapa diberitahu, bila. |
| Peserta, pempamer, pembekal dimaklumkan | Jurucakap yang diberi kuasa atau penghubung. | Perkataan, masa, saluran. |
| Rekod ditutup | Ketua insiden. | Masa, disahkan pemilik acara. |
Langkah untuk diselesaikan sebelum acara
- Namakan pemilik acara yang memutuskan, dan timbalan, pada helaian hubungan.
- Tanya lokasi siapa akan mengesahkan bahawa kawasan boleh digunakan semula, dan bagaimana pengesahan itu diberi.
- Putuskan bahawa tiada siapa mengumumkan mula semula sehingga pengesahan lokasi direkodkan.
- Sediakan pilihan program bersama ketua program: apa boleh dipendekkan, digabung atau dipindahkan.
- Putuskan cara mesej mula semula dihantar, menggunakan laluan dalam pemilikan komunikasi pemindahan.
- Catat keputusan dalam log keputusan dan lengkapkan rekod serahan lokasi.
Perkara untuk diperhatikan
- Penceramah atau hos mengumumkan acara akan bersambung sebelum lokasi mengesahkan apa-apa.
- Acara bermula semula di bilik yang belum dibenarkan lokasi.
- Peserta diberitahu perkara berbeza oleh orang berbeza.
- Keputusan berhenti untuk hari itu tidak direkod, jadi rancangan esok bermula dengan tekaan.
- Pengesahan lokasi secara lisan dan tiada siapa mencatat siapa yang memberikannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Petang yang dijeda pada forum ahli
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Forum sebuah persatuan logistik rekaan dijeda apabila hotel meminta semua orang keluar dari dewan. Selepas kira-kira sejam, pengurus bertugas hotel berkata dewan boleh digunakan semula. Hubungan insiden penganjur mencatat nama, masa dan perkataannya, dan menyampaikannya kepada pemilik acara.
Pemilik acara meminta pilihan daripada ketua program dan memutuskan untuk menyambung dengan sesi petang dipendekkan dan satu sesi selari dipindahkan ke dewan utama. Penghubung memberitahu pengerusi dan penceramah; jurucakap menghantar mesej ringkas kepada peserta. Log keputusan merekod siapa mengesahkan, siapa memutuskan dan bila.
Gunakan sendiri
Rekod kelulusan menyambung acara
Lengkapkan mengikut urutan. Blok pertama datang daripada lokasi atau perkhidmatan kecemasan; yang kedua ialah keputusan penganjur.
- Lokasi atau perkhidmatan kecemasan mengesahkan kawasan boleh digunakan semula (nama, peranan, masa, perkataan tepat):
- Syarat atau had penggunaan, dan kawasan masih ditutup:
- Pilihan program dipertimbangkan (teruskan, pendekkan, gabung, pindah, berhenti untuk hari itu):
- Nasihat yang diambil, daripada siapa:
- Keputusan pemilik acara, masa dan sebab:
- Penceramah, pengerusi dan sukarelawan dimaklumkan, oleh siapa, pada masa bila:
- Peserta, pempamer dan pembekal dimaklumkan, perkataan dan saluran:
- Kenyataan awam diperlukan, dan diluluskan oleh:
- Rekod ditutup oleh, masa, dan tempat simpanan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Program pendek dengan pemilik acara yang jelas dan lokasi yang mengesahkan kebenaran secara bertulis.
- Jawatankuasa telah bersetuju tentang urutan dan siapa memegang keputusan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, pihak atau zon masa memerlukan mula semula diselaraskan.
- Pemilik tidak dapat dihubungi atau terdapat pertikaian tentang siapa boleh memutuskan.
- Pengesahan lokasi secara lisan dan perlu diterangkan dalam laluan yang jelas dan direkod.
Mahu laluan mula semula dipersetujui sebelum acara?
Ketua projek persidangan boleh menyetujui urutan kelulusan bersama jawatankuasa dan lokasi, menyediakan pilihan program dan rekod, serta memberi taklimat kepada orang yang menyampaikan mesej. Sama ada sesuatu kawasan boleh digunakan semula kekal pada lokasi dan perkhidmatan kecemasan. Sama ada program diteruskan kekal pada pemilik acara anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa boleh berkata kita mula semula?
Pemilik acara boleh memutuskan untuk memulakan semula program, tetapi hanya selepas lokasi atau perkhidmatan kecemasan mengesahkan kawasan boleh digunakan. Kedua-duanya direkod.
Bolehkah kita mula semula di bilik lain?
Itu keputusan program untuk pemilik acara, tertakluk kepada lokasi mengesahkan bilik, susun aturnya dan sebarang had penggunaan.
Perlukah kami memberitahu peserta sebabnya?
Beritahu mereka apa yang disahkan dan apa berlaku seterusnya. Perkataan tentang punca atau butiran adalah untuk jurucakap yang diberi kuasa, selepas fakta disahkan.
Bagaimana jika acara perlu berhenti untuk hari itu?
Catat keputusan, beritahu pengerusi, penceramah dan peserta melalui laluan yang dipersetujui, dan catat rancangan untuk sesi yang berbaki.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.