活动向场地主管部门交接

场地值班经理到场，说他们来接手，而您的团队需要知道交出什么、保留什么。

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简要回答

事先约定场地由谁接管事件、主办方移交什么（事实、联系人、通道、被问及时的人数信息），以及主办方保留什么（议程、对自己人员的沟通、自己的记录）。每次交接都用一张简短记录写明姓名和时间。

安全与应急决定的权限属于场地和应急服务。主办方负责配合、记录，并让自己的人员知情。

什么是交接

交接是指事件管理责任，从主办方的第一响应人转到场地值班团队或应急服务的那个节点。它必须明确：有人说明自己接管，并有人记录下来。

没有这个节点，双方可能各自以为对方负责，或者同时行动。

交接之后谁负责什么

事项	场地或应急服务	主办方
事件及现场的管理	接管。	配合并听从指示。
通道路线及封闭区域	决定并控制。	按场地指示转达给自己的人员。
对涉事人员的照护	医疗服务提供方或应急服务。	按要求提供信息。
议程和各场次	提供意见。	活动负责人在听取意见后决定。
对主办方团队和参会者的沟通	提供已确认的事实。	用约定措辞转达。
主办方自己的事件记录	可要求提供事实。	保管记录并控制查阅。
与警方、监管机构或保险公司的联系	各自的渠道。	活动负责人，并配合顾问。

交接当下的步骤

第一响应人告知现场事件联络人，联络人按紧急联系人表通知场地值班经理。
场地代表确认由他们接管。记下其姓名和时间。
主办方联络人转达目前已知的事实，以及场地要求的任何信息。
约定由谁留在场地代表身边，作为主办方的唯一联络点。
只把场地确认过的内容告诉主办方自己的人员，沿用疏散沟通责任分工中的转达路线。
填写事件报告表，并记录之后每一次交接，包括场地结束控制的那一次。

需要避免的问题

场地不知道有人已经通知了它，而主办方以为它知道。
几位主办方工作人员同时与场地沟通，各说各的。
主办方对参会者发出的指示与场地的相冲突。
交接没有记录，日后没有人说得清控制权何时变更。
控制权从未交还，没人知道主办方何时可以对议程采取行动。

实例演示 · 虚构示例

酒店会议期间的火警

机构与数字均为虚构，仅作说明。

在一场虚构房地产开发商会议中，酒店警报在场次进行中响起。签到组负责人告诉主办方事件联络人，后者已与酒店值班经理取得联系。值班经理确认酒店接管，并告知姓名和时间。

主办方联络人成为与值班经理对接的唯一联络点，只转达酒店确认的内容，并记录每条信息。之后酒店确认其团队处理完毕，联络人记下时间、姓名以及酒店对议程的说法。随后由活动负责人决定下一步。

可直接使用

场地交接记录

每起事件用一份记录。事情发生时就填，不要事后补。

事件编号及日期：
第一响应人（职务）及主办方事件联络人得知的时间：
接管的场地代表（姓名、职务、时间）：
移交给场地的事实，及由谁移交：
场地或应急服务要求的信息，及由谁提供：
主办方与场地对接的唯一联络点：
转达给主办方人员的指示、转达人及使用的措辞：
场地或应急服务确认控制结束的时间和姓名：
场地对议程或区域的说法，用其原话：
活动负责人对下一步的决定及时间：

打开工具: 活动职责分工矩阵生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

场地有指定的值班经理，并已书面确认交接路线。
主办方这边有一位明确的事件联络人。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个场地、房间或承包商，可能各自接管事件的一部分。
场地关于交接的答复不清楚，需要有人与其书面约定。
团队需要在活动前，把交接和转达向志愿者和供应商做好简报。

想把交接路线定好并做简报？

会议项目负责人可以与场地值班团队落实交接路线，确定主办方的唯一联络点，并为贵方人员准备记录表和简报。事件管理、安全与应急决定，仍由场地和应急服务负责。请把场地的紧急联系人和已分享的程序发过来。

洽谈场地交接安排将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

场地由谁接管？

请场地书面说明是哪个职务，包括非办公时间。记录当天实际接管者的姓名。

场地和应急服务给出不同指示怎么办？

听从应急服务，并告知场地代表。记录两条指示及时间。

控制权何时交还主办方？

在场地或应急服务确认之时。记录是谁说的、什么时候说的，然后按活动恢复进行审批流程处理。

主办方需要自己留一份记录吗？

需要。记录主办方人员看到的、被告知的和转达的内容，并与场地自己的记录分开保存。