如何发布活动取消通知
取消的决定已经做出，受影响的人需要先从您这里清楚地得知，而不是从别处听说。
讨论您的取消通知将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
取消通知要清楚说明活动已取消、这对读者意味着什么，以及到哪里看后续更新。先确认谁有权取消，并在发出任何信息之前批准措辞。
费用、合同和退款如何处理，取决于您的报名条款和供应商合同。请把这些问题交给您的签约人及（如适用）法律顾问，并在信息中说明何时会有答复。
发布之前
- 书面确认谁有权取消，且该决定已定，不在复议之中。
- 列出必须通知的对象：委员会、讲者、赞助商和参展商、已报名代表、候补名单、场地和供应商。
- 汇总要向签约人提出的问题：退款或抵用额、供应商取消条款、订金、保险，以及已对赞助商作出的承诺。这些不是通知撰写人要回答的。
- 确定一个联络人和一个渠道，并向负责答疑的人做好说明。
按计划的顺序通知
| 对象 | 时间 | 他们需要什么 |
|---|---|---|
| 委员会和决策负责人 | 最先，以便议定措辞 | 事实清单、获批准的信息、谁处理问题。 |
| 场地和主要供应商 | 在公开通知之前或同时 | 按合同要求发出书面通知；条款先与签约人核对。 |
| 讲者 | 在代表之前或同时 | 清楚的通知、致谢，以及谁就已产生的费用与他们联系。 |
| 赞助商和参展商 | 与代表同日，尽可能逐个通知 | 由对接负责人发出的个人信息。 |
| 已报名代表和候补名单 | 同一天 | 取消意味着什么、接下来会怎样、何时有更新。 |
信息要写什么
先写决定：[日期]的[活动]已取消。仅在可以公开时，用一句事实性的话说明原因，不指责任何人。
然后说明读者接下来要做什么、哪些事项仍在确定中（如费用和退款），以及下一次更新的日期。不要推测结果，也不要作出签约人尚未确认的承诺。
发布之后
- 更新网站、报名页面，以及邀请发送次序中所有已排定的提醒，确保没人收到已取消活动的提醒。
- 记录问题和答复，把财务或合同问题转交签约人。
- 按承诺的日期发送后续信息。
- 保存已发通知及发送时间的记录，供委员会和签约人查阅。
实例演示 · 虚构示例
提前三周取消的研讨会
机构和数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的专业学会在主旨讲者退出且无法确认替代人选后，取消了一日研讨会。委员会议定措辞，先通知场地和讲者，再于同一天通知 120 位代表和赞助商。
信息说明研讨会已取消，费用和退款正对照报名条款确认，更新将在所述日期前发出。秘书处当天上午停止了所有已排定的提醒。
可直接使用
取消通知模板与清单
获批准后填写方括号。需向签约人提出的问题已列出，以便在发送前得到答复。
- 主题：[活动]，[日期]：已取消
- 开头：我们很遗憾地通知您，[日期]的[活动]已取消。
- 原因（仅限可公开时，不指责）：[一句事实说明]。
- 对您意味着什么：[已知内容]。
- 仍在确认：[费用、退款或抵用额、其他]。更新将在[日期]前发出。
- 咨询：请联系[岗位]，渠道[渠道]。
- 清单：已书面确认取消权限；措辞已批准；提醒已停止；网站已更新；已按合同要求通知场地和供应商。
- 向签约人和法律顾问提问：报名费、供应商取消条款、订金和保险适用什么规定，现在可以说什么？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 小型活动，合同不多，一个人能批准所有事项。
- 报名条款对您的签约人而言清楚明确。
- 只有一类对象和一个联络点。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 对象、供应商和合同众多，各有通知要求。
- 财务或合同问题仍未解决。
- 赞助商、讲者和贵宾各需要个人化信息，并要按固定顺序处理。
需要协调各项通知吗？
会议项目负责人可以列出必须通知的对象，排好通知顺序，停止已排定的提醒，把财务和合同问题转交您的签约人，并保存问题记录。费用、退款和合同的决定仍由您和您的顾问负责。请发来您的对象名单和措辞草稿。
主办方常见问题
可以说会退款吗？
只能说签约人已对照报名条款确认的内容。否则说明费用和退款正在确认，并给出下次更新的日期。
谁应该最先得知？
委员会最先，然后是场地和供应商、讲者和赞助商，代表在同一天。事先议定顺序。
一定要解释原因吗？
只在您可以公开时才给出原因，写成一句不指责的事实说明。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。