如何发布活动日期变更通知
日期必须调整，大家已经在日程中留出时间，通知需要说明他们的报名会怎样处理。
讨论您的日期变更将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
日期变更通知先写新日期，再写这对读者的报名意味着什么，以及他们需要做什么。动笔之前，先确定新日期下场地、讲者和供应商的情况，并决定如何对待无法出席新日期的人。
如果某个问题的答案尚不清楚，就说明这一点，并给出确认的日期。
公布之前先确定这些事
- 新日期是否已获场地和主要讲者或供应商的书面确认，还是只是暂定？
- 现有报名是自动转到新日期，还是需要重新确认？
- 对无法出席新日期的人如何处理？条款、费用和退款，是应向贵机构签约人及（如适用）法律顾问提出的问题，而不是由通知撰写人决定。
- 您的邀请发送次序中，还有哪些信息、提醒和截止日期要随日期一起调整？
- 谁批准措辞，哪些对象先得知？
各类对象受到的影响
| 对象 | 常见影响 | 信息需要写明 |
|---|---|---|
| 已报名代表 | 日程和行程安排改变。 | 新日期、报名是否顺延、如何告知无法出席。 |
| 讲者 | 需重新确认档期。 | 新日期，并请在某日前确认。 |
| 赞助商和参展商 | 日程和物料随之调整。 | 新日期、修订后的后勤联络人。 |
| 候补名单 | 排位可能变化。 | 简短事实说明名单将如何处理。 |
| 供应商和场地 | 预订和保留随之调整。 | 新日期及任何变更条款的书面确认。 |
有效的措辞
开头写：[活动]的日期已改为[新日期]。然后说明报名是否顺延、读者需要做什么、在什么日期前做。
仅在可以公开时，用一句事实性的话说明原因。只有确实不变时，才说明哪些不变，例如场地和议程。
发送之后
- 更新网站、日历邀请、报名确认、胸牌和供应商简报。
- 跟进讲者和赞助商的回复，对在您设定日期前仍未回复的人加以催办。
- 记录无法出席新日期的人，并按签约人确认的条款处理。
- 按新时间表发送修订的提醒和参加须知。
实例演示 · 虚构示例
论坛延后两周
机构和数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的物流协会因场地提供了另一个时段，把半日论坛延后两周。委员会先书面确认场地和三位主要讲者，再向 150 位已报名代表公布新日期。
报名自动顺延。无法出席的代表被要求在某日前回复秘书处，秘书处逐一记录，交给签约人按报名条款决定。
可直接使用
日期变更通知模板与行动记录
新日期获得书面确认后再填写方括号。把记录栏目复制到共享表格中。
- 主题：[活动]新日期：改为[新日期]
- 开头：[活动]的日期已由[旧日期]改为[新日期]。[场地和时间不变/变更如下]。
- 您的报名：[自动顺延/请在某日前确认]。
- 如您无法出席新日期：请在[日期]前告知[岗位]，我们将[签约人确认的处理方式]。
- 原因（仅限可公开时）：[一句事实说明]。
- 保持不变：[议程、场地、费用]。
- 下一封信息：修订的参加须知将在[日期]前发出。
- 记录栏目：对象、姓名、通知日期、回复、能否出席是/否、行动负责人。
- 向签约人提问：对无法出席新日期的人适用什么规定？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 新日期已确认，只涉及一个场地和少数几位讲者。
- 报名全部顺延，没有例外。
- 一个人批准措辞并处理回复。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 众多讲者、赞助商和供应商都要就新日期重新确认。
- 报名条款或取消问题需要谨慎处理。
- 多份名单上的信息、提醒和截止日期需要同时调整。
需要把这次变更作为一次协调行动来推进吗？
会议项目负责人可以与场地、讲者和供应商确认新日期，排好各项通知的顺序，跟进谁已重新确认，并让您的提醒时间表保持一致。报名条款和退款问题仍由您的签约人负责。请发来旧日期、拟定的新日期和目前的确认情况。
主办方常见问题
可以先公布暂定的新日期吗？
仅在大家需要预留日程时可以，并清楚说明这是暂定日期以及何时确认。
报名会自动转到新日期吗？
这是您的决定，且可能受报名条款影响。请在第一段说明您的选择。
无法出席新日期的人怎么办？
在某日前收集他们的回复并记录每个个案。回复之前，先向签约人或法律顾问询问报名条款允许什么。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。