建立活动出席提醒顺序
大家在不同时间回复了“出席”，您希望他们真的到场，又不想把同一条信息发给所有人，包括已经谢绝的人。
简要回答
提醒顺序为每个分组安排几条各有分工的信息：确认意向、请求最后回复、发送实务资讯，以及在需要时于临近日期发一条最后提示。每条信息都有负责人、发送日期和排除谁的规则。
用顺序规划器保存计划，用情景规划器查看在您选定的假设下出席人数可能如何。不要使用默认缺席率，因为没有任何外部数字能反映您的对象。
每次提醒的用途
先定排除规则
- 谢绝、要求移除或不符合资格的人，当天就从之后所有步骤中移除。
- 每次发送前先处理回复，使名单保持最新。
- 同时属于两个分组的人，只收到其主要分组的信息。
- 给贵宾的信息经由其办公室和贵宾追踪表，不走一般名单。
- 发送权始终在用户手中。规划器不会发送。
时间与间隔
从您需要做决定的日期倒推，例如餐饮承办商需要人数的日期或分配会议室的日期。间隔以您的对象觉得合理为准，对资深或时间紧的分组减少信息次数。
对照公共假期和您的对象会参加的其他活动检查每个发送日期。里程碑倒排计划可显示各项依赖关系。
不用默认比率来看出席情况
回复“出席”的人并不都会到场，比例因对象和活动而异。与其借用别处的比率，不如用出席情景规划器，输入邀请人数、您自己的回复与出席假设，以及您手上的往年数字，并把结果当作显示了不确定性的情景，而不是预测。
请问餐饮承办商和场地，最终人数最晚何时可以更改、每次更改的代价是什么，然后决定最稳妥的承诺时点。
营销与同意的问题
向会员或往届参加者发送提醒，会引出可以发什么、依据什么、对方如何退出等问题。这些应由贵机构的数据保护联络人回答，而不是由发送顺序自行假定。
上线前把分组清单和信息类型带给该联络人，并把答复记入计划。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的四步顺序
虚构机构和数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Jurutera Awam 邀请了 600 人，第一次提醒时已有 180 人回复出席。其顺序对会员组发四条信息，对来宾组发两条，贵宾则通过其办公室处理，不发。这些数字仅作说明。
每次发送前都先处理回复。到最后回复催促时，仍有 60 人未回复，于是请餐饮承办商给出暂定人数和最晚更改日期。秘书处用自己选定的三个出席水平运行情景，标明为假设，并与财务商定一个居中的数字。
可直接使用
出席提醒计划表
每个分组每个步骤一行。排定任何发送前先填好日期和负责人。
| 分组 | 步骤与用途 | 发送日期 | 负责人 | 排除对象（排除规则） | 审批（见[流程](EV-0479)） |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一两个分组，名单小，由一个人发送。
- 回复进入一个您在每次发送前都能查看的收件箱。
- 餐饮和会议室人数可以调整。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 分组多、发送人多、回复分散在不同地方。
- 提醒已发给已经谢绝的人。
- 餐饮或房间预留等硬性承诺依赖一个不断变化的数字。
需要有人规划顺序并核对回复吗？
会议项目负责人可以按分组排好提醒计划，保持回复记录最新，在每次发送前套用排除规则，并与您的财务一起运行出席情景，以支持餐饮和房间决定。同意与营销信息的规则仍由您的数据保护联络人负责。
主办方常见问题
应该发几次提醒？
足以锁定人数，又不至于让对象厌烦。按分组决定，对资深或时间紧的组少发。
应该假设多少缺席率？
默认不假设。用情景规划器输入您选定的假设，标明是假设，并随回复到来而检视。
可以提醒没打开邀请函的人吗？
请向数据保护联络人确认哪种追踪和跟进是可接受的。不要假定被允许。
谁来发送提醒？
由您发送。邀请发送顺序规划器保存计划、日期和规则，但不发送任何东西。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。