确认贵宾出席，不靠假设
一位重要嘉宾口头答应了，而您的议程已开始依赖一份还没有人见过书面文件的确认。
简要回答
只有当贵宾自己的办公室，例如私人秘书或礼宾官员，以书面确认出席人、角色、时间段和随行人数，才算已确认。嘉宾本人或第三方口头答应，只算待定。
用一张表追踪每位贵宾：状态、确认人、日期，以及现在可以对外说明的内容。议程、标牌和宣传按状态放行，而不是凭期望。
谁可以确认，谁不可以
确认必须来自掌管嘉宾日程的人。对部长、王室成员或公司董事长而言，这通常是一个办公室，而不是嘉宾本人。
委员会主席或赞助方也许与嘉宾很熟，但并不是正确的来源。请记为引荐人，再请办公室直接确认。
五级状态
团队内使用统一用语，避免印刷版议程建立在待定状态之上。
| 状态 | 含义 | 可以做什么 |
|---|---|---|
| 已邀请 | 内部完成贵宾邀请审批后发出邀请。 | 不对外公布，印刷品中不预留座位或环节。 |
| 已收悉 | 办公室已收到，将另行回复。 | 仅在内部暂留时段。 |
| 待定 | 口头或非正式答应，或视日程而定。 | 议程草稿中标注为暂定。 |
| 已确认 | 办公室书面确认出席人、角色、时间段和随行人数。 | 可放行至流程表、座位和标牌草稿。 |
| 退出或更换 | 嘉宾无法出席，或改派代表。 | 对替代人重新核对头衔与角色。 |
向办公室确认时应询问的内容
- 嘉宾是否亲自出席，出席哪一部分议程？
- 随行官员或代表团有多少人，姓名及其希望使用的头衔是什么？
- 嘉宾是否必须在某个时间离开，离场时间是否固定？
- 当天联络人是谁，备用联络人是谁？
- 办公室是否希望主办方就某些安排直接与场地沟通？
- 办公室将在哪一天前确认或释放该时段？
书面确认前应暂缓的事项
- 在任何公开公告、讲者名单或报名页面使用嘉宾姓名和头衔。
- 假定嘉宾出席的座位、合影和抵达安排，请使用占位符。
- 头衔与尊称：先按头衔与尊称核验检查，并由主办机构或获授权的礼宾办公室批准。
- 任何暗示谁会出席的、发给其他来宾的信息。
临近日期时再次确认
日程常有变动。首次确认时就与办公室约定何时、以何种方式再确认，并把日期记入追踪表。
如办公室改变安排，请按贵宾日程变更沟通的流程处理，让需要知情的人从同一个人那里听到消息。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会确认三位嘉宾
虚构机构和数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Logistik Malaysia 将举办一天的大会。会长告诉秘书处，主宾已答应致开幕词。秘书处将其记为待定，注明会长为引荐人，并按上面六个问题写信给主宾的私人秘书。
两周后办公室书面确认：亲自出席，仅致开幕词，随行两人，开幕环节后固定离场。状态改为已确认。另外两位嘉宾仍为已收悉，只作为暂定条目出现在议程草稿中。
可直接使用
贵宾出席确认追踪表
每位贵宾复制一行到您的表格。状态变为已确认之前，不要把该行放行到印刷品。
| 字段 | 填写 |
|---|---|
| 已批准的贵宾姓名与头衔 | 需与礼宾办公室核对 |
| 引荐人（最先联系的人） | |
| 确认办公室及联络人姓名 | |
| 状态 | 已邀请 / 已收悉 / 待定 / 已确认 / 退出 |
| 确认日期与形式 | 日期、邮件或信函编号 |
| 角色与时间段 | |
| 随行人数与姓名 | |
| 固定离场时间（如有） | |
| 当天联络人及备用联络人 | |
| 下次再确认日期与渠道 | |
| 现可告知对象 | 内部 / 场地 / 印刷 / 公开 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 贵宾不多，且有一个人负责往来函件。
- 主办机构已有反应迅速的礼宾办公室。
- 议程可以承受较晚的人选更换而无需重新设计。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 贵宾多、办公室多，而且委员会成员直接与嘉宾联系。
- 确认通过不同渠道到达，没有一份统一名单。
- 议程、座位和宣传都依赖某位办公室尚未回复的嘉宾。
需要有人负责确认工作吗？
会议项目负责人可以管理贵宾追踪表，逐一写信给各办公室，跟进未决事项，并在印刷截止日前提醒委员会哪些嘉宾仍是待定。头衔、排序和礼宾决定仍由您的主办机构或礼宾办公室负责。
主办方常见问题
嘉宾本人发来的邮件够吗？
只有当嘉宾的办公室确认该邮件代表其日程时才够。请办公室在同一邮件串中确认细节、角色和随行人员，使记录只有一份。
办公室电话答应后可以对外公布吗？
先请对方书面确认，再就公告措辞和头衔向主办机构或礼宾办公室核对。公开署名是与出席不同的另一项批准。
嘉宾改派代表怎么办？
视为新的贵宾。记录替代人，重新核对头衔与角色，并与议程负责人一起检视该环节。
邀请人数与预计出席怎么处理？
更大范围的来宾名单可使用出席情景规划器。贵宾逐个追踪，不作为情景处理。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。