设置贵宾联络人员，应对活动当天
当天，嘉宾的司机、场地门口团队和您的舞台经理都需要一个可以打电话的人，而且不能是五个不同的人。
简要回答
为每位贵宾或代表团指定一位主办方联络人，与嘉宾办公室中有名有姓的联络人配对，并各设一位备用人选。联络人是当天有关该嘉宾一切问题的唯一渠道。
联络表要简短、注明日期，只分享给需要的人。个人电话号码能否保存、如何转交，是应请教贵机构数据保护联络人的问题。
联络人做什么，不做什么
联络人保持随时可联系，了解嘉宾已确认的安排，并把变动传达给正确的人。他们不是礼宾、座位或议程的决策者。
需要决定时，联络人上报给指定的议程负责人或礼宾办公室，避免让嘉宾去解决主办方的问题。
每位贵宾配对哪些人
| 角色 | 来源 | 用途 |
|---|---|---|
| 主办方联络人 | 您的团队、志愿者或项目负责人 | 当天该嘉宾或代表团的唯一联络人。 |
| 嘉宾方联络人 | 嘉宾的私人秘书、助理或礼宾官员，已在出席确认中列明 | 确认抵达、变动与离场。 |
| 备用联络人 | 团队中另一位指定人员 | 在休息、交接和电话故障时顶替。 |
| 上报负责人 | 议程负责人或主办机构礼宾办公室 | 决定已确认安排之外的任何事项。 |
| 场地联络人 | 场地值班经理或指定的门口负责人 | 接收抵达和动线更新。 |
如何挑选联络人
- 嘉宾办公室在活动期间能通过电话和消息联系到的人。
- 不被报到或舞台提示等固定岗位占住的人。
- 已了解嘉宾确认的头衔、座位和时间段的人。参见领导层简报。
- 愿意说“我确认后回复您”，而不是凭猜测作答的人。
联络表上放什么
只保留必要内容：姓名、角色、每人一个手机号码、使用的渠道和可联系的时段。每个版本标注日期并注明负责人。
不要列入家庭住址或家人信息等私人资料。请与嘉宾办公室约定可分享的内容，并参见贵宾隐私边界。
交代任务并测试联络链
- 仅把联络表分享给联络人、备用人选、场地值班经理和上报负责人。
- 前一天做一次简短的电话或消息检查：每人确认已收到，号码可用。
- 约定首次联络规则：联络人致电嘉宾方联络人，而不是嘉宾本人。
- 活动结束后，请教数据保护联络人联络表可保存多久，并据此删除。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构论坛的联络人配对
虚构机构和数字，仅作说明。
Forum Fiktif Pelaburan Tempatan 预计有两位贵宾和一个三人代表团。项目负责人从五位志愿者中指定三位联络人，各自负责一位嘉宾，另设第四位志愿者作为共用备用人选。
每位联络人与确认函中列明的私人秘书配对。联络表共列七人，注明前一天的日期，仅发给场地值班经理和议程负责人。报到和舞台工作人员被告知，任何贵宾相关问题一律转给联络人，不要自行回答。
可直接使用
贵宾联络人员联络表
每位贵宾或代表团一组。注明日期和联络表负责人。
| 字段 | 填写 |
|---|---|
| 贵宾或代表团 | |
| 主办方联络人（姓名、手机） | |
| 备用联络人（姓名、手机） | |
| 嘉宾方联络人（姓名、角色、手机） | |
| 上报负责人（姓名、手机） | |
| 场地值班经理或门口负责人 | |
| 首选渠道与可联系时段 | |
| 首次联络规则 | 联络人致电嘉宾方联络人，而非嘉宾 |
| 分享对象 | 仅限列名人员 |
| 联络表日期与负责人 | |
| 保存期限与删除负责人 | 向数据保护联络人确认 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 嘉宾不多，而且您熟悉志愿者团队。
- 嘉宾办公室已与您的秘书处保持经常联系。
- 有一个人可以负责维护并及时更新联络表。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 嘉宾多、办公室多，且志愿者当天才首次参与。
- 联系方式不断变化，没有人掌握最新联络表。
- 场地、交通和议程团队就同一位嘉宾去问不同的人。
想请人搭好联络链吗？
会议项目负责人可以指定并交代联络人，向各嘉宾办公室收集联络资料，发出一份注明日期的联络表，并在前一天进行检查通话。礼宾和隐私方面的决定仍由您的主办机构和数据保护联络人负责。
主办方常见问题
联络人一定要是资深人员吗？
资历不如可联系性和沉着重要。请选能离开固定岗位的人，并为超出已确认安排的事项指定上报负责人。
可以把贵宾手机号存在共享表格里吗？
这是应请教数据保护联络人的问题。请问清楚允许什么、谁可查看、保存多久，以及事后如何撤销访问权限。
嘉宾需要认识自己的联络人吗？
请问嘉宾办公室的偏好。通常联络人事先与嘉宾方联络人认识，到抵达时才与嘉宾见面。
这与抵达须知有什么关系？
嘉宾和讲者的抵达须知可用抵达须知生成器起草；这里指定的联络人就是须知中所指向的联系人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。