活动贵宾邀请审批
某位委员已私下向一位高级嘉宾提过这场活动，现在正式邀请必须与之相符。
简要回答
贵宾邀请审批，是指主办机构在任何邀请发出前，先同意嘉宾名单、措辞、签署人和发送顺序，并为每项批准记录日期。
邀请高级嘉宾由主办机构决定，而接收邀请的合适对象是嘉宾自己的办公室。请询问该办公室邀请应如何抬头，不要自行假设。
先确定要批准什么
共有四项相互独立的批准：邀请谁、邀请函写什么、由谁签署，以及每一封何时发出。把它们当作记录表里的四行，避免漏掉任何一项。
私下向嘉宾透露，可能让对方产生与正式名单不符的期待。请委员把任何私下接触告知秘书处，以便记录。
四步审批顺序
邀请函应包含什么
- 已确认的活动名称、主办机构、日期、时间和场地。
- 邀请这位嘉宾的原因，一句话说明，以及建议的角色（如有）。
- 回复日期，以及回复的对象和渠道。
- 咨询联络人，例如秘书处。
- 不承诺主办机构尚未批准的安排、座位或位次。这些由礼宾安排审批处理。
邀请发出之后
在您设定的日期，通过同一个办公室跟进回复。把每项结果记录为接受、婉拒、指派代表或没有回复。
把接受邀请的嘉宾转入出席确认步骤，在那里收集抵达、座位和简报所需的细节。
实例演示 · 虚构示例
十二人贵宾名单的审批记录
机构与细节均为虚构，用来展示合适的详细程度。
一个虚构的专业联合会起草了十二位高级受邀者的名单。秘书记录到有一位理事已私下与其中两位谈过。会长作为指定批准人，删去一个名字、增加两个，并定下顺序：先官员，再合作机构。
会长批准措辞，并同意签署第一批。第二批由秘书签署。秘书按该顺序发出，并记录每个日期和收件办公室。一周后跟进回复：五位接受，两位指派代表，其余标为待定。
可直接使用
贵宾邀请跟进表
复制这张表，每位受邀者一行。在发出任何邀请之前，先填好批准各栏。
- 另外单独记录已经发生的私下接触。
- 第一批邀请记录完成之前，不要发出第二批。
| 受邀者（以目前掌握的为准） | 邀请原因 | 名单已批准（姓名、日期） | 措辞与签署人已批准（日期） | 发出（日期、办公室） | 回复期限 | 结果 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 待回复 | ||||||
| 待回复 | ||||||
| 待回复 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 名单不长，批准人回复很快。
- 秘书处本来就熟悉各位嘉宾的办公室。
- 主办机构每年都邀请的固定形式。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个委员会或部门各自提名，各自期待邀请发出。
- 已有私下接触，而且没有人掌握统一名单。
- 必须在固定期限内，通过许多办公室逐一跟进回复。
想把邀请流程集中管理？
会议项目负责人可以与主办机构一起走完名单、措辞和签署人的批准，按约定顺序发出邀请，跟进回复，并把接受邀请的嘉宾交给确认步骤。请把名单草稿和已发生的任何私下接触发过来。
主办方常见问题
贵宾名单由谁批准？
由主办机构通过其指定的人决定，例如会长、主席，或代表其行事的秘书。记录姓名和日期。
如果某位委员已经口头邀请了某人怎么办？
把它记录下来，告知批准人，并决定是否在正式名单中确认。不要让私下的邀请游离于记录之外。
邀请函里要承诺座位或发言时段吗？
只有主办机构已批准才可以。否则只说明待确认后会再提供议程细节。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。