活动贵宾礼宾安排审批
议程里有一位高级嘉宾，需要有人向负责礼宾的一方确认这些安排是否可以接受。
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简要回答
礼宾安排审批，是指主办机构或嘉宾自己的礼宾办公室审阅您提出的安排，并在印制、简报或公布之前，以书面批准或更正。
您的团队不决定位次顺序、称呼方式或安保安排。您负责准备清晰的资料包，询问正确的办公室，并把答复连同日期记录下来。
先弄清每个礼宾问题归谁
先列一张简单的问题与负责方对照表。有些问题由主办机构决定，另一些，例如嘉宾自己的安排，则由嘉宾办公室或礼宾部门决定。
如果分不清某个问题归谁，就询问嘉宾办公室或主办机构的秘书，不要猜测。
审批资料包里放什么
- 一页活动概要：目的、日期、场地、主办方是谁。
- 按当天顺序列出的拟议安排，并标出涉及贵宾的环节。
- 需要回答的问题，每项注明决定日期。
- 目前掌握的姓名和职务，在确认之前标为未核实。
- 我方一位指定联络人，以及回复的截止日期。
发送并记录批准
- 把资料包发给您找到的那个办公室，而不是直接发给嘉宾本人，除非该办公室要求这样做。
- 请对方以书面批准或更正。只要发件人的职务清楚，电邮或讯息回复就足够。
- 把回复记入决策记录，写明发件人、日期，以及所指的资料包版本。
- 回复记录之后，才更新执行流程表和简报。没有答复的事项标为未决。
需要避免的陷阱
- 把往届活动的安排当作本次已经批准。
- 接受第三人转述的指示，却没有书面记录。
- 在批准到达之前就印制节目册或姓名牌。
- 为了填补空白而自创规则。如果没人能确认，就保留为未决问题。
实例演示 · 虚构示例
为主宾准备的礼宾审批资料包
机构与细节均为虚构，用来展示合适的详细程度。
一个虚构的专业理事会计划举办开幕环节，主宾是一位政府机构的嘉宾。理事会秘书准备了两页资料包：活动概要、开幕环节的顺序，以及关于座位、介绍、合影和发言时段的六个问题。
资料包连同回复日期发给嘉宾办公室。办公室用电邮回答了四个问题，并说明另外两个需要向理事会会长提出。秘书记录了这四个答复，把另外两个交给会长，并在六项全部解决之前，把议程保持为草稿。
可直接使用
贵宾礼宾问题清单
把这些问题复制到发给批准办公室的电邮或文档中。删去不适用的，并加上日期。
- 这位嘉宾的安排应由哪个办公室批准，我们在那里的联络人是谁？
- 座位和介绍顺序由谁批准，最迟什么时候？
- 嘉宾的头衔和姓名在节目册中应如何书写、司仪应如何称呼？请以书面确认。
- 你们对抵达、护送和安保有什么要求，我们应与场地方哪位联络？
- 拍照和录像安排是否可以接受，合影安排由谁批准？
- 是否预期有发言时段，致辞由谁审批？
- 当天谁可以批准变更，如何联系？
- 还有什么我们没问到、但贵办公室希望我们知道的事项？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一位嘉宾，嘉宾办公室回复及时，主办机构也清楚由谁批准。
- 秘书处有时间发出资料包并跟进回复。
- 主办机构以前办过类似形式、接待过类似的嘉宾。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有多位来自不同机构的嘉宾，各有各的办公室。
- 主办机构没有单一的批准人，委员给出相互矛盾的指示。
- 回复截止日期临近，团队里没有人能逐一跟进并记录答复。
想要有人来跑这些审批？
会议项目负责人可以准备审批资料包，发给正确的办公室，跟进回复并记录每个答复，让执行流程表和简报只反映已经批准的内容。请把目前的议程和嘉宾名单发过来，缺口请标出。
主办方常见问题
礼宾办公室和场地方的安保团队是同一个吗？
不是。安保由嘉宾办公室和场地方决定。礼宾办公室（如果有）负责顺序、头衔和安排。请分别询问各方负责什么。
可以沿用去年批准的安排吗？
只能当作草稿。嘉宾、职务和要求都会变，所以要重新发送资料包，取得新的书面批准。
嘉宾办公室一直不回复怎么办？
通过主办机构提供的联络人跟进，把该事项保持为未决，并与主办方商定备用方案。不要把沉默当作批准。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。