活动贵宾座位核验
前排座位图已经有了，但没人说得清谁批准了顺序，也不知道引座员手上是哪个版本。
简要回答
核验贵宾座位，就是以书面确认三件事：谁批准了座位顺序、哪个版本的座位图是最新的、当天谁可以修改。
高级嘉宾的座位顺序属于礼宾决定，归主办机构或获授权的礼宾部门，而不是活动团队或场地方。
把决定和执行分开
决定是谁坐哪里。执行包括座位标签、引座员名单、架上的座位图，以及舞台经理文件夹里的那一份。团队负责执行，并忠实传达决定。
如果主办机构没有礼宾部门，可询问会长或主席的办公室由谁决定。记下姓名和日期，不要依赖经第三人转述的口头指示。
四步核验记录
- 起草：活动团队列出已确认的嘉宾和预留区，姓名与头衔以头衔与尊称核验的结果为准。
- 批准：把草稿发给主办机构或礼宾部门，请他们批准或更正顺序，并以书面确认。
- 冻结：约定一个时间，此后只有指定的批准人可以修改座位图。图上标明版本号以及批准的日期和时间。
- 分发：把同一版本交给引座员、舞台经理和司仪，并收回旧的副本，撤出会场。
座位图应显示什么
- 版本号、批准日期，以及批准人的姓名或办公室。
- 每个预留座位的标签，以及经核实的姓名。
- 哪些嘉宾已确认、哪些待定、哪些只是出于礼貌预留但尚未确认。
- 每位嘉宾的陪同或联络人，来自贵宾抵达顺序。
- 替补规则：预留座位空着时怎么办，由谁决定。
- 嘉宾办公室提出的任何通行或座位要求，由对方自己陈述。
活动当天的变更
指定我方一人和主办机构一人，有权批准调换座位。其他人把请求交给他们，不要自行挪动姓名牌。
更新座位图、提高版本号，并通知引座员和司仪。改了却没通知，正是两位嘉宾被安排到同一个座位的原因。
实例演示 · 虚构示例
为专业论坛核验前排座位
机构与细节均为虚构，用来展示合适的详细程度。
一家虚构的专业学会在年度论坛为高级嘉宾预留两排座位。秘书处根据去年的档案起草了顺序。学会会长已请名誉秘书批准任何高级嘉宾的座位安排。
秘书处把草稿作为第1版发出，并要求在指定日期前批准。名誉秘书更正了两个姓名，并在收到某位嘉宾办公室的讯息后调动了一位嘉宾。第2版标为已批准，印给引座员并交给司仪。活动当天的两个临时请求交给名誉秘书，记录为第3版。
可直接使用
贵宾座位核验记录
把这张表复制到共享文档，每个版本一行。引座员只使用最新的已批准版本。
- 每个版本的座位图占一行，不要覆盖之前的行。
- 在批准人确认之前，不要把草稿发给引座员。
| 版本 | 日期与时间 | 编制人 | 批准人（姓名或办公室） | 较上一版的变更 | 分发对象 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 待批准 | 初稿 | 仅批准人 | ||
| 2 | 引座员、舞台经理、司仪 | ||||
| 3 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 前排区域不大，已确认的嘉宾不多，批准人也很明确。
- 场地方提供座位图，并允许您自己贴座位标签。
- 筹委会对高级嘉宾座位如何决定已有共识。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家机构派嘉宾出席，各自都希望参与顺序的决定。
- 确认情况天天变，没有人掌握唯一的名单。
- 批准人很难联系上，团队需要有人跟进并记录答复。
想要有人掌握座位核验记录？
会议项目负责人可以与主办机构一起执行起草、批准和冻结这几步，保存版本记录，并向引座员和司仪说明已批准的座位图。请把目前的座位图和嘉宾名单发过来，包括尚未确认的人。
主办方常见问题
谁来决定贵宾座位的顺序？
由主办机构或其获授权的礼宾部门决定。如果嘉宾办公室有要求，应向他们说明。请他们以书面确认顺序。
要不要提前把姓名印在座位上？
要等批准人确认该版本之后。印好的姓名很难更改，所以尽量晚印，并保留几张空白标签用于获批的调换。
嘉宾临时带了计划外的随行人员怎么办？
把请求交给指定的批准人，不要当场自行决定。只有批准人同意时，才保留备用座位。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。