活动致辞审批流程
一位高级嘉宾将在活动上致辞，但没人确定由谁撰写、谁批准，也不知道哪个版本会上提词器。
简要回答
致辞审批是一条简短、注明日期的链条：谁起草、谁代表主办机构审阅、谁代表讲者批准、哪个版本是最终版，以及当天谁负责载入。
讲者的办公室是否要审批致辞、如何审批，应由该办公室说明。尽早询问并记录答复，只把指定人员批准的版本视为最终版。
先弄清谁掌握文字
有时讲者自己写稿，有时由讲者办公室撰写，有时主办机构被要求提供要点。请询问讲者办公室属于哪一种，以及由谁作最终批准。
团队的角色通常是传递草稿、追踪版本，并确保摆在讲者、司仪和技术团队面前的是已批准的文本。
五步审批链
- 申请：询问讲者办公室是否预期有致辞、大概多长，以及主办机构希望涵盖哪些主题或要点（如有）。
- 起草：由讲者办公室指定的人撰写草稿。如果团队被要求准备背景资料，只提供主办机构已认可来源的事实。
- 审阅：草稿送交主办机构指定的审阅人。给出回复日期和统一的意见提交处。
- 批准：讲者或讲者办公室以书面批准。把该文本标注版本和日期，作为最终版。
- 发布：最终文本交给司仪、舞台经理和提词器操作员，并撤回早期草稿。用舞台提示单生成器记录由谁载入最终版本。
当天仍然有效的版本管理
- 统一的文件命名规则，例如致辞名称、版本号和日期，并使用同一个共享文件夹。
- 规定只有指定的批准人才能把某个版本标为最终版。
- 只有在批准之后，才把印刷或存档副本交给讲者。
- 临时变动到达时的备用指引，例如谁接受变动、谁通知提词器操作员。
- 与讲者办公室约定的致辞时长，显示在执行流程表上。
应向有权限的一方提出的事项
如果致辞涉及法律、监管、政策或敏感话题，由讲者办公室或主办机构自己的审阅人决定可以说什么。您的团队不负责审核内容是否正确。
请询问主办机构，批准之前是否还需要其他审阅人，例如其法务或传讯团队，查看草稿。
实例演示 · 虚构示例
开幕致辞的审批记录
机构与细节均为虚构，用来展示合适的详细程度。
一个虚构的行业协会邀请一位高级嘉宾发表开幕致辞。嘉宾办公室回复说嘉宾会自带文稿，并要求把一份副本交给协会会长做事实审阅。
秘书处把这些记入审批记录：草稿负责人、审阅人、回复日期和版本。嘉宾办公室在活动前五天发来第1版。会长办公室退回两处事实更正。嘉宾办公室发出标为最终版的第2版。秘书处把该文件交给司仪和提词器操作员，从共享文件夹撤下第1版，并注明当天任何变动都交给嘉宾办公室。
可直接使用
致辞审批记录
复制这张表，每个版本一行。只有标为最终版的那一行才能载入提词器。
- 记录每项修改由谁提出、由谁批准。
- 一旦有了最终版，就把被取代的版本从共享文件夹移除。
| 版本 | 日期 | 撰写人 | 审阅人（主办方） | 批准人（讲者一方） | 状态 | 载入人 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 草稿 | |||||
| 2 | ||||||
| 最终版 | 最终版 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 讲者办公室自己管理文稿，您只需接收和分发。
- 主办机构有一位回复很快的审阅人。
- 技术团队会确认文件将如何显示。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有多位讲者，各自的审批途径和截止日期不同。
- 草稿经不同渠道迟迟到达，没人管理版本。
- 主办机构希望多人审阅，团队需要有人跟进并汇总意见。
想要有人追踪各份致辞？
会议项目负责人可以向各位讲者的办公室了解审批方式，保存审批记录，跟进审阅人，并确保只有已批准的版本交到司仪和提词器操作员手上。请把讲者名单和议程时段发过来，并附上您对每份文稿已掌握的情况。
主办方常见问题
每份致辞都要审批吗？
这取决于讲者办公室和主办机构。分别询问、记录答复，并尽可能对各位讲者一致执行。
草稿里的事实错误由谁更正？
由主办机构指定的审阅人标出，讲者或讲者办公室决定修改什么。团队负责传递意见并记录结果。
讲者当天改了文稿怎么办？
事先约定由谁接受变动、谁通知司仪和提词器操作员。如何向讲者说明这条规则，见讲者简报生成器。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。