设计让人愿意回答的出席确认问题
出席确认表容易搭建，也容易问得太多，每多一个问题就少一些回复，也多一份您需要妥善保管的资料。
简要回答
只问您会用来做决定的内容：对方是否出席、谁来出席，以及少数您能够处理的实际需求。每个问题都应有用途、有一位使用答案的人，以及负责保存期限的人。
区分必填与选填，说明为什么要问；涉及健康、宗教、家庭或其他敏感事项的问题，在放进表单之前应先请教贵机构的数据保护联络人。
从决定出发，而不是从表单出发
列出出席确认要支持的决定：座位和餐饮人数、姓名牌、无障碍安排、交通或场次选择。只有支持其中之一的问题才应出现在表单上。
如果说不出谁会使用某个答案，就不要问。以后随时可以再问，而且只问需要的人。
核心出席确认问题
能得到真实回答的措辞
- 提供明确的谢绝选项和代表选项，别让人因为只有“是”这个按钮而干脆不理表单。
- 用简单的词，一次一个问题。
- 在问题旁说明答案用来做什么、谁会看到。
- 除非会跟进，否则避免“暂定”。若使用，说明何时再问。
用精简工具逐项核对每个字段
- 列出每个拟用字段及其用途。
- 把每个字段标为必填、选填或删除。
- 为每个字段指定保存负责人。
- 把清单交给报名表字段精简工具，它会生成列明理由和隐私审查问题的工作表。
- 把未解决的项目交给数据保护联络人。
表单之后：答案流向哪里
上线前就决定回复存放在哪里、谁能打开、如何供应提醒名单。回复为谢绝的人必须更新到邀请发送顺序，避免再次提醒。
如果人数不确定，可使用出席情景规划器查看不同可能结果，而不是只引用一个数字。
实例演示 · 虚构示例
一份虚构的出席确认表，从九个字段精简到五个
虚构机构和数字，仅作说明。
Seminar Fiktif Pengurusan Risiko 起草的表单要求填写姓名、机构、职称、手机号码、家庭住址、饮食需求、无障碍需求、得知活动的渠道和座位偏好。这些数字仅作说明。
秘书处逐项对照决定检查。家庭住址和得知渠道没有使用者，予以删除。职称和座位偏好改为选填。饮食和无障碍需求仍为选填，各附一行说明谁会看到。表单有五个核心字段，选填项目则请教数据保护联络人。
可直接使用
出席确认问题工作表
建表单前，每个拟议问题填一行。
| 问题 | 所支持的决定 | 必填或选填 | 谁使用答案 | 保存负责人 | 是否敏感？请教数据保护联络人 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 表单只有几个问题，一个人负责回复。
- 名单小而熟悉。
- 数据保护联络人已批准标准字段。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个委员会都想加入自己的问题。
- 正在收集敏感或特殊需求的答案，却没有人审查过。
- 回复分散在电邮、表单和聊天中，没有人掌握统一人数。
需要把出席确认连同背后的计划一起设计吗？
会议项目负责人可以把您的决定转成简短的出席确认表，与秘书处一起做字段精简工作表，并把回复与提醒和出席计划连接起来。哪些资料可以收集、可以保存，由您的数据保护联络人确认。
主办方常见问题
出席确认一定要电话号码吗？
只有当有人会用到时才需要，例如用于当天活动资讯。请向数据保护联络人确认是否需要、谁可查看、保存多久。
第一次出席确认就问饮食需求吗？
通常设为选填，或之后向确认出席者简短跟进更好。与餐饮承办商商定何时需要人数。
可以问对方为什么谢绝吗？
可以提供选填的原因，但要想好如何使用。简短的选填问题胜过冗长的问卷。参见谢绝邀请回复流程。
多少个问题算太多？
没有固定数字。只要有任何问题没有指名的使用者和用途，就是太多。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。